Contractbeheer & Muziek, Muse worstelt met de tijdslimiet

Wanneer een contractbeheerder een nieuw contract voorgeschoteld krijgt om op te volgen, is het eerste waar hij / zij waarschijnlijk naar kijkt het volgende: is er een tijdslimiet voor claims?

Het antwoord op deze vraag zal zijn / haar gedrag tijdens de uitvoering van het contract drastisch veranderen. Samen met Muse en hun nummer “Time is Running Out” (waarvan we de relevante strofen hieronder hebben geciteerd), zullen we de gevolgen van tijdslimieten analyseren. U kunt luisteren terwijl u leest door op de onderstaande YouTube-link te klikken:

Wat is een tijdslimiet?

Helaas is het geen bar (verwijzend naar de Engelse term “time bar”) waar u zoveel tijd kunt doorbrengen als u wilt. Er zijn veel definities beschikbaar die allemaal min of meer hetzelfde zeggen. Ik presenteer u willekeurig degene die is gegeven door “The Law Dictionary” (https://thelawdictionary.org): “Tijdslimiet voor het uitoefenen van een claim of een vonnis na een periode die is vastgesteld door een wet of gewoonte.”

Originele rechtvaardiging van tijdslimieten

Tijdslimieten werden decennia geleden geïntroduceerd omdat aannemers / opdrachtgevers vroeger mogelijke claims “opspaarden uit voorzorg”  om ze dan zo laat mogelijk op tafel te gooien wanneer dat het best uit kwam voor hun eigen belang. Meestal viel dit samen met de tijd dat ze een maximale onderhandelingspositie hadden, bijvoorbeeld omdat het project al was afgewerkt (om te vermijden dat een tegenclaim zou geformuleerd worden, het project zou stilgelegd worden enz).

Voor goed contractbeheer moeten beide partijen transparanter zijn en moeten zij alle mogelijke problemen onmiddellijk op tafel leggen zodra zij ervan op de hoogte zijn. Tijdslimieten zijn een gewoonte geworden … ook al kan men dat beklagen tussen mature en redelijke contractpartijen.

De gevolgen van claimen buiten de tijdslimiet

You will be
The death of me
Yeah, you will be
The death of me

Bury it
I won’t let you bury it
I won’t let you smother it
I won’t let you murder it

Wanneer u voorbij die maximale periode bent om uw claim te formuleren, wordt deze eenvoudigweg afgeblokt, niet meer geaccepteerd, ‘begraven’ met de woorden van Muse. Iedereen zal dat gevoel van onrecht wel begrijpen als de feiten objectief aantonen dat uw claim gegrond is maar de klok zegt dat u te laat bent. De drie laatste zinnen van het bovenstaande citaat tonen dat gevoel van weerstand, die frustratie.

De gevoelens en reacties van aannemers

De meeste claims die door dit mechanisme geblokkeerd worden, zijn de claims van aannemers. Laten we daarom met Muse bekijken hoe de contractbeheerder hierop zal reageren.

I think I’m drowning
Asphyxiated
I want to break the spell
That you’ve created

…I want to play the game
I want the friction

De aannemer zal een verstikkend gevoel hebben en onder enorme druk staan om tijdig zijn claims te presenteren. De contractbeheerder zal, om zichzelf te beschermen, eerder te veel claims formuleren dan te weinig. Zij / hij wil het spel spelen.

Our time is running out
And our time is running out
You can’t push it underground
We can’t stop it screaming out

En we worden opgeschoteld met een “claimmachine”. Claims voor wat dan ook. U weet maar nooit dat het nuttig kan zijn. “Paraplus” waar we altijd iets aan op kunnen hangen.

I wanted freedom
But I’m restricted
I tried to give you up
But I’m addicted

Now that you know I’m trapped
Sense of elation
You’ll never dream of breaking this fixation
You will squeeze the life out of me

Deze ‘uit voorzorg’ claims genereren heel wat werk voor beide partijen, voor diegene die ze formuleert en ook voor diegene die erop moet reageren. De middelen die daarbij betrokken worden, voegen geen waarde toe als de claims niet legitiem zijn, niet goed onderbouwd zijn. Belangrijke projectdeelnemers worden afgeleid van de echte, vooruitstrevende projectuitvoering. En de positieve sfeer van het project is om zeep: “Wat ! Weer een claim ! Dat is schandalig”, …

Tijdslimieten in FIDIC-contracten

FIDIC 99 heeft de tijdslimiet in subparagraaf 20.1 van Rode, Gele en Zilveren Boeken met de volgende tekst: “Als de aannemer nalaat binnen een termijn van 28 dagen een claim te melden, wordt de tijd ter voltooiing van de werken niet verlengd, de aannemer heeft geen recht op extra vergoeding en de opdrachtgever is in verband met deze claim ontslagen van alle aansprakelijkheid. ” [in de originele versie “If the Contractor fails to give notice of a claim within such period of 28 days, the Time for Completion shall not be extended, the Contractor shall not be entitled to additional payment, and the Employer shall be discharged from all liability in connection with the claim.”]

Deze clausule beschrijft duidelijk de harde consequenties. Als u te laat bent, verliest u alles. Het maakt niet uit hoe gerechtvaardigd uw claim is en wat de gevolgen van het probleem aan de basis van de claim zijn. Dit geldt ook voor late claims over handelingen van de opdrachtgever en risico’s die normaal door deze gedragen worden. Bovendien heeft de opdrachtgever geen gelijkaardige tijdslimiet in zijn claimsclausule, subparagraaf 2.5.

Gelukkig behandelt de nieuwe clausule 20 in FIDIC 17 de aanspraken van zowel de aannemer als de opdrachtgever op dezelfde manier. De tijdslimiet staat nu in subparagraaf 20.2: “Indien de claimende partij nalaat binnen deze termijn van 28 dagen een kennisgeving van de claim te geven, heeft de eisende partij geen recht op een aanvullende betaling, de contractprijs zal niet worden verlaagd (in het geval de opdrachtgever de vragende partij is), de tijd ter voltooiing van de werken (in het geval de aannemer de vragende partij is) of de garantie-periode (in het geval de opdrachtgever de vragende partij is) wordt niet verlengd en de andere Partij wordt ontslagen van elke aansprakelijkheid in verband met de gebeurtenis of omstandigheid die aanleiding gaf tot de Claim.” [in de originele versie “If the claiming Party fails to give a Notice of Claim within this period of 28 days, the claiming Party shall not be entitled to any additional payment, the Contract Price shall not be reduced (in the case of the Employer as the claiming Party), the Time for Completion (in the case of the Contractor as the claiming Party) or the DNP (in the case of the Employer as the claiming Party) shall not be extended, and the other Party shall be discharged from any liability in connection with the event or circumstance giving rise to the Claim.”]

Algemene aanbevelingen over tijdslimieten

• Maak de tijdslimieten niet te kort; het minimum is 28 dagen. Te korte tijdslimieten leiden onvermijdelijk tot een “claimmachine”-situatie waarbij de partijen  een continue stroom van claims beginnen te formuleren zodat ze altijd, op de één of andere manier, kunnen argumenteren dat ze de claim tijdig ingediend hebben. Ik zou tijdsliemeten van minimum 90 dagen aanraden.
• Maak de clausule symmetrisch / bilateraal, wat betekent dat dezelfde tijdslimiet / tijdsduur op beide partijen van toepassing zou moeten zijn. Tijdens onderhandelingen worden partijen vaak veel redelijker als ze weten dat dezelfde bepaling ook op hen van toepassing is.
• Idealiter zou het recht op claimen alleen moeten worden verminderd met het bedrag dat de andere Partij verloor doordat de claim te laat was. Hiermee wordt voorkomen dat overduidelijke rechten worden geblokkeerd waar beperking van de schade hoe dan ook niet mogelijk was.

Laten we stoppen met de stereotypen dat aannemers alleen claimmachines zijn en laat ons zoeken naar de onderliggende redenen. De vicieuze cirkel van steeds kortere tijdslimieten zal niet helpen. Het bovenstaande artikel en de muziek van Muse stellen ons in staat om onze manier van werken in een positieve sfeer in vraag te stellen, buiten de haast van de dagelijkse projecten.

Deze publicatie maakt deel uit van onze serie die belangrijke contractbeheers-onderwerpen illustreert op basis van muziek om het leuker te maken. U kunt hier klikken om andere berichten van die reeks te bekijken.