De titel is misschien niet zo spannend. Zoals de meeste eindejaarswensen is hopen op ontspannen en succesvolle projecten een beetje voorspelbaar? Maar laten we dat een beetje dieper analyseren. Hoe realiseren we dat?
Ontspannen en succesvolle projecten?
Wat is er in de eerste plaats nodig om een project ontspannen en succesvol te laten verlopen?
- Een project dat overeenkomstig het bestek en de kwaliteitseisen wordt voltooid.
- Geen budgetoverschrijdingen.
- Geen vertragingen of verstoringen.
- Geen onvoorziene gebeurtenissen.
- Geen “scope creep” / ongecontroleerde veranderingen.
- Geen geschillen met de andere partij.
- Tevreden stakeholders en een sociaal en ecologisch verantwoord resultaat.
Afgezien van het eerste en het laatste punt, gebruiken we veel “geen”. Dingen om te vermijden, om voor te vluchten, om tegen te vechten? Als het project echt perfect was, zou het dan geen Contract Management en Project Controls nodig hebben?
Terug naar de realiteit
We leven niet in een droomwereld.
Niemand heeft ooit een perfect project gezien: iedereen altijd op tijd, de perfecte planning, de perfecte specificaties, uitstekende communicatie tussen de partijen, … zonder wijzigingen tijdens de uitvoering van het project, geen onvoorziene gebeurtenissen, geen vertraagde goedkeuringen door de Opdrachtgever, geen verkeerde inkopen of ontwerpfouten door de Opdrachtnemer, …
Het perfecte, ontspannen en succesvolle project bestaat misschien niet! ?
Misschien kunnen we het anders bekijken? Onvoorziene gebeurtenissen en vertragingen, verstoringen en wijzigingen door de projectpartijen zullen zich altijd voordoen. In het bijna-perfecte project zouden wij in staat moeten zijn deze proactief, transparant en billijk op te lossen.
En daar gaat het vaak mis, op deze laatste drie punten. Het afgelopen jaar stond weer bol van de misverstanden tussen Opdrachtgevers en Opdrachtnemers. Ik kies hier geen partij, ik sta vaak aan beide zijden en ben ook betrokken bij geschillenbeslechting.
Succesvolle projecten
Zou het bijna-perfecte project er één kunnen zijn met de juiste dosis van Contract Management en Project Controls?
Wat zou die “juiste dosis” zijn?
De juiste dosis van contractbeheer, zowel vanuit het oogpunt van de Opdrachtgever als van de Opdrachtnemer, zou kunnen zijn:
- Tijdige kennisgeven van gebeurtenissen die de werken kunnen vertragen of verstoren, zodat passende tegenmaatregelen kunnen worden genomen (cfr. voorafgaande waarschuwingen in FIDIC- of NEC-contracten).
- Snel de rechten van elke partij erkennen.
- Projectgegevens dagelijks verzamelen zodat die door beide contractpartijen worden gecontroleerd en accuraat bevonden.
- Geen tijd verspillen aan ja-nee discussies.
- En, “last but not least”, op behoeftes gebaseerde onderhandelingen.
Zoals gezegd, de proactieve en transparante zaken, op een billijke manier toegepast.
Waarmee moet ik stoppen?
Nogmaals, in het afgelopen jaar (en alle jaren daarvoor) heb ik de volgende situaties gezien, zowel aan de kant van de Opdrachtgevers als aan die van Opdrachtnemers (of onderaannemers):
- Kennisgevingen van (kleine) vertragingen van de andere partij om zich te beschermen voor de verantwoordelijkheid voor zijn eigen (grote) vertragingen.
- Claims voor onvoorziene gebeurtenissen (zoals de impact van covid-19) om te herstellen van onderschatting in aanbestedingen of operationele inefficiënties.
- En omgekeerd, het weigeren van legitieme claims enkel en alleen om het eigen budget te controleren of te beperken.
- Weigering van termijnverlenging: “Het is een EPC/geïntegreerd contract, alles is inbegrepen, u neemt alle risico’s …”.
- Weigering om de inhoud van/het recht op een vordering te onderzoeken wegens vermeende tekortkomingen qua vorm of onderbouwing.
- Etc. etc. etc.
De juiste dosis van Contractbeheer en Project Controls
Contractbeheer en Project Controls van de juiste omvang voor succesvolle projecten kunnen als volgt worden samengevat:
“Ik weet – en jij weet – dat we een goed zicht hebben op de projectstatus (Project Controls) en dat we de contractuele aanspraken en verplichtingen van elke partij grondig begrijpen (Contract Management). Daardoor kunnen we het (hopelijk) evenwichtige contract op een billijke manier toepassen, zodat de Opdrachtgever waar voor zijn geld krijgt en de Opdrachtnemer een billijke vergoeding voor zijn (hopelijk) goede werk.”
- “Ik weet en jij weet”: transparantie en het delen van informatie! Een goedgekeurde basisplanning, termijnsverlenging in de loop van het project en goede planning-updates op basis van de werkelijke voortgang.
- “Goede zichtbaarheid”: gegevens correct en tijdig verzamelen en omzetten in projectinzichten.
- “Grondige kennis van contracten”: het inschakelen van contractspecialisten die niet alleen het standpunt van één partij verdedigen, maar het totaalbeeld kunnen overzien en zich kunnen inleven in de andere partij.
- “Een evenwichtig contract”: meestal bereikt door te vertrekken van een internationale norm (zoals FIDIC, UAV of NEC).
- “Waar voor je geld” en “waar voor je werk”: een correcte prijsstelling aan het begin kan bereikt worden door aanbestedingen met voldoende concurrentie. De situatie is veel gecompliceerder voor wijzigingsopdrachten en claims inzake vertraging en verstoring. Daar komen de billijkheid en de redelijkheid in het spel.
Conclusie
Perfecte projecten bestaan niet. Maar succesvolle projecten kunnen worden bereikt door de juiste Project Controls en Contract Management. Deze twee subdisciplines van Project Management werken hand in hand, in de eerste plaats om de projectsituatie beter te begrijpen en vervolgens om de nodige maatregelen te nemen om de gevolgen van verstorende gebeurtenissen te beperken. En dit met een focus op het projectresultaat eerder dan op het verdedigen van individuele posities van de contracterende partijen.
Als u terugkijkt op uw projecten in 2021, waren Project Controls en Contract Management dan op het vereiste niveau om tot bijna-perfecte projecten te komen? Hoe kunt u uw Project Controls en Contract Management in 2022 verbeteren?
0 reacties