Termijnsverlenging vorderen als Opdrachtnemer

Bijna de eerste vraag die kan worden gesteld wanneer men het heeft over zakelijke projecten, in het algemeen, en bouwprojecten, in het bijzonder, is: “Wanneer is de oplevering?” Tijd is één van de belangrijkste aspecten bij het opstellen van contracten. De voltooiing van het werk binnen de gestelde termijn is een contractuele verplichting. En het niet nakomen van deze verplichting is een “contractbreuk” waardoor de andere partij een schadevergoeding kan eisen van de in gebreke blijvende partij.

Werkzaamheden kunnen om verschillende redenen vertraging oplopen en veel van die redenen zijn niet de schuld van de Opdrachtnemer. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de Opdrachtgever niet alle informatie verstrekt die de Opdrachtnemer nodig heeft voor de uitvoering van de werken. Er kan vertraging optreden bij de levering van bouwmaterialen op de bouwplaats. En vele andere onvoorziene of uitzonderlijke omstandigheden kunnen zich voordoen. In deze gevallen kan de Opdrachtnemer om een termijnsverlenging vragen. Contracten voorzien normaliter in het recht op schadevergoeding voor incidenten en omstandigheden die invloed hebben op de tijdsduur en die duidelijk in de bepalingen zijn omschreven.

Termijnsverlenging vorderen: Een ingewikkeld proces?

De procedure voor het vorderen van dergelijke termijnsverlenging is soms ingewikkeld en lastig. Daarom is het bijzonder belangrijk dat de Opdrachtnemer over deze voorwaarden onderhandelt en probeert alle gebeurtenissen en scenario’s uitdrukkelijk in het contract te vermelden.

Complicaties bij het vorderen van termijnsverlenging doen zich voor wanneer meer dan één oorzaak van vertraging tegelijk optreedt. Elke oorzaak heeft zijn eigen context, waardoor het moeilijk is de termijnsverlenging te berekenen. Andere problemen doen zich voor wanneer de Opdrachtgever van oordeel is dat de vertraging in een bepaald onderdeel geen invloed mag hebben op de rest van de werken of wanneer de vertraging geen invloed heeft op de totale voltooiingstijd die in het contract is vermeld. Door verschillende benaderingen in contracten is het niet gemakkelijk om de oorzaken van de vertraging en de overeenkomstige gevolgen vast te stellen.

De claim: wat moet erin staan?

Opdrachtnemers zullen hun best doen om vertragingen en verstoringen van hun planning aan te tonen. Dit is een tijdrovend proces waarbij de Opdrachtnemers alle gegevens en relevante informatie moeten verzamelen die hun vordering tot termijnsverlenging ondersteunen. Gegevens zijn de sleutel tot een succesvolle claim. De vordering moet duidelijk de oorzaken, de aansprakelijkheid en de gevolgen aantonen die de Opdrachtnemer heeft geleden als rechtstreeks gevolg van een dergelijke vertragende omstandigheden.  

Hieronder volgen enkele van de kwesties die in de vordering moeten worden behandeld:

• De datum waarop de gebeurtenis plaatsvond;
• Redenen;
• Beïnvloedde taken en activiteiten uit de planning;
• Activiteiten die hebben plaatsgevonden, op de werf of elders, als gevolg van een dergelijke vertragende omstandigheden;
• Alle foto’s, plannen, en schetsen met betrekking tot deze omstandigheden;
• Alle communicatie die heeft plaatsgevonden tussen de Opdrachtnemer en de Opdrachtgever naar aanleiding van deze vertraging;
• De maatregelen die de Opdrachtnemer heeft genomen om eventuele vertragingen te voorkomen of te beperken;
• Voorgestelde oplossingen en alternatieve plannen voor de herstelfase.

FIDIC 2017 – Silver Book – Sub-Clause 8.5 [Extension of Time for Completion]

Relevante omstandigheden

Het is belangrijk dat de Opdrachtnemer bij het opstellen van het contract alle mogelijke omstandigheden dekt. Anders wordt de claimprocedure moeilijker en wordt de kans op een succesvolle claim kleiner.

Hieronder volgen voorbeelden van de meest relevante omstandigheden:

• Wijzigingen;
• Nationale stakingen;
• De Opdrachtgever heeft niet de nodige informatie verstrekt zoals overeengekomen vóór een bepaalde datum of gebeurtenis.
• Overmacht (buitengewone omstandigheden die buiten de macht van de partijen vallen, zoals pandemieën of oorlogen)
• De Opdrachtgever was te laat met het leveren van het bouwmateriaal en de goederen op de bouwplaats (als dit onder de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever viel).
• De Opdrachtgever was te laat met het toegang verlenen aan Opdrachtnemer tot de bouwplaats.
• Vertragingen te wijten aan autoriteiten en bij het verkrijgen van vergunningen (tenzij toe te schrijven aan de Opdrachtnemer).

Conclusie en slotopmerkingen!

De door de Opdrachtnemer vóór de aanvang van de werkzaamheden voorgestelde planning is gebaseerd op veronderstellingen, verwachte omstandigheden, wishful thinking en vele andere factoren die misschien niet zoals verwacht zullen uitvallen. Een contract moet er altijd voor zorgen dat termijnsverlenging mogelijk is. Anders kunnen we in een “time at large” situatie terechtkomen (wat een goede toekomstige blogpost zou kunnen zijn).

Hoewel standaard termijnsverlengingsclausules voorzien in het recht op compensatie voor vertragingen, moet de Opdrachtnemer er toch voor zorgen dat hij de vertragingen tijdig meldt, de gevolgen vastlegt en zijn vordering naar behoren formuleert in overeenstemming met het contract.

Over AfiTaC

AfiTaC.com is de blog over commerciële en contractuele onderwerpen voor bedrijven in de Project industrieën (Bouw, Infrastructuur, Olie & Gas, Energie & Hernieuwbare Energie, Watervoorziening & Sanitatie, enz). Het doel is het stimuleren van reflectie, bijleren, convergentie naar evenwichtige contracten en positieve geschillenbeslechting. U kunt zich op onze nieuwsbrief abonneren door te schrijven naar “newsletter@afitac.com”. U kunt ook connecteren op onze LinkedIn pagina. Engagement met de lezers is wat ons gaande houdt. Aarzel dus niet om met ons van gedachten te wisselen door hieronder commentaar te geven, onze publicatie op LinkedIn te waarderen en naar ons te schrijven “info@afitac.com”.