Des projets réussis !?!

Le titre n’est peut-être pas si excitant. Comme la plupart des vœux pour la nouvelle année, espérer des projets réussis est un peu prévisible ? Mais essayons de voir un peu plus loin. Comment allons-nous y parvenir ?

Des projets pacifiques et réussis ?

Tout d’abord, que faudrait-il pour qu’un projet soit pacifique et réussi ?

• Un projet conclu conformément aux spécifications et aux exigences de qualité.
• Pas de dépassement de budget.
• Aucun retard ni aucune perturbation.
• Aucun événement imprévu.
• Pas de changements incontrôlés.
• Aucun différend avec les contreparties.
• Des parties prenantes heureuses et un résultat responsable sur le plan social et environnemental.

A part le premier et le dernier point, il y a beaucoup de choses négatives à éviter, à fuir, à combattre. Si le projet était vraiment parfait, aurait-il besoin de zéro Contract Management et Contrôle de Projet ?

Retour à la réalité

Nous ne vivons pas dans le monde des Bisounours!

Personne n’a jamais vu un projet parfait : tout le monde toujours à l’heure, le planning parfait, les spécifications parfaites, une excellente communication entre les parties, … sans qu’aucune modification ne soit nécessaire pendant l’exécution du projet, sans événements imprévus, sans approbations tardives de la part du Maître d’ouvrage, sans erreurs d’approvisionnement ou de conception de la part du Maître d’œuvre / de l’Entrepreneur , …

Le projet parfait, paisible et réussi n’existe peut-être pas ! ? .

Peut-être pouvons-nous voir les choses différemment ? Des événements imprévus et des retards, des perturbations et des changements par les parties au projet se produiront. Dans un projet-presque-parfait, nous serions en mesure de les gérer de manière proactive, transparente et équitable.

Et c’est là que ça se passe souvent mal, sur ces trois derniers points. L’année dernière a encore été marquée par de nombreux malentendus entre Maîtres d’ouvrage et Maîtres d’œuvre / Entrepreneurs. Je ne prends pas parti ici. Je me trouve souvent d’un côté ou de l’autre de la barrière et je participe également à la résolution de différends.

La prochaine étape: quand le Contrôle de Projet et le Contract Management se rencontrent

Des projets réussis

Le projet-presque-parfait pourrait-il être un projet avec la bonne taille de Contract Management et de Contrôle de Projet?

Quelle serait cette “bonne taille” ?

Une gestion de projet adaptée, tant du point de vue du Maître d’ouvrage que de celui du Maître d’œuvre / de l’Entrepreneur, pourrait avoir les caractéristiques suivantes :

• Une notification en temps utile des événements susceptibles de retarder ou de perturber les travaux afin que des mesures d’atténuation adéquates puissent être prises (cf. les avertissements préalables dans les contrats FIDIC ou NEC).
• Une reconnaissance plus rapide des droits et mérites.
• La collecte de données en temps réel, vérifiées et jugées exactes par les deux parties contractantes.
• Pas de perte de temps avec des discussions de type “oui ou non”.
• Et, enfin et surtout, des négociations basées sur les intérêts.

Comme nous l’avons mentionné plus haut, il s’agit d’une démarche proactive et transparente, appliquée de manière équitable.

Que faut-il arrêter de faire ?

Une fois encore, au cours de l’année écoulée (et de toutes les années précédentes), j’ai vu les situations suivantes, tant du côté du Maître d’ouvrage que du côté du Maître d’œuvre / de l’Entrepreneur:

• Emettre des avis de retard de la contrepartie (pour des retards mineurs), afin de se soustraire à la responsabilité pour ses propres retards (majeurs).
• Réclamer le remboursement d’événements imprévus (comme l’impact du projet Covid-19) pour se remettre d’une sous-estimation de l’offre ou d’inefficacités opérationnelles.
• Et inversement, refuser des réclamations légitimes uniquement pour contrôler ou réduire son propre budget.
• Refuser toute prolongation de délai : “C’est un contrat EPC/à prix forfaitaire, tout est inclus, vous assumez tous les risques…”.
• Refuser d’examiner le fond d’une réclamation en raison de prétendues lacunes dans la forme ou la justification.
• Etc.

Contract Management et Contrôle de Projet à la bonne taille

Le Contract Management et le Contrôle de Projet – à la bonne taille pour des projets réussis – pourraient être résumés comme suit :

“Je sais – et vous savez – que nous avons une bonne visibilité sur l’état d’avancement du projet (Contrôle de Projet) et que nous comprenons parfaitement les droits et obligations contractuels de chaque partie (Contract Management). Nous pouvons donc appliquer le contrat (que nous espérons équilibré) de manière équitable afin que le Maître d’ouvrage en ait pour son argent et que l’Entrepreneur reçoive une juste compensation pour son travail (que nous espérons) de qualité.”

• “Je sais et vous savez” : transparence et partage de l’information ! Un planning de base approuvé, des prolongations du délai au cours du projet et de bonnes mises à jour du planning en fonction de l’avancement réel.
• “Une bonne visibilité” : des données correctement saisies en temps réel et transformées en informations exploitables sur le projet.
• “Comprendre le contrat en profondeur” : faire appel à des spécialistes des contrats qui ne se contentent pas de défendre la position d’une partie, mais qui sont capables de considérer la situation dans son ensemble et de faire preuve d’empathie envers l’autre partie.
• “Un contrat équilibré” : on y parvient généralement en partant des standards internationaux (comme FIDIC ou NEC).
• “En avoir pour son argent” et “une juste compensation pour son travail” : il est possible d’obtenir un prix correct en lançant un appel d’offres. La situation est beaucoup plus compliquée pour les ordres de modification et les réclamations pour retard et perturbation. C’est là que l’équité et le caractère raisonnable entrent en jeu.

Conclusion

Les projets parfaits n’existent pas. Mais il est possible de réussir ses projets avec un Contrôle de Projet et un Contract Management appropriés. Ces deux sous-disciplines de la gestion de projet travaillent main dans la main, d’abord pour mieux comprendre la situation du projet, puis pour prendre les mesures nécessaires afin d’atténuer les conséquences des événements perturbateurs. Et ce, en se concentrant sur la performance du projet dans sa globalité plutôt que sur la défense des positions individuelles des parties contractantes.

En regardant vos projets en 2021, le Contrôle de Projet et le Contrat Management étaient-ils au niveau requis pour atteindre des projets-presque-parfaits ? Comment pouvez-vous faire mieux en 2022 ?