In deze post hebben we het met Jan Bouckaert over de evolutie in contractbeheer (Contract Management) en de rol die AfiTaC daarin kan spelen.
Wat verandert er voor contractbeheer?
Jan: Mensen hebben het over nieuwe technologieën die contractuele relaties tot stand brengen op basis van artificiële intelligentie. Vaak is grondig lezen van de contracten door mensen al een goed begin, toch?!? Zakelijke relaties worden steeds internationaler met inherente risico’s: fiscale blootstelling, geschillen, integriteitskwesties etc. Zelfs kleine en middelgrote ondernemingen zijn dus verplicht om hun contractbeheer verder te ontwikkelen. Onderhandelingen zijn vaak moeilijk. En toch moeten win-win oplossingen de doelstelling blijven. Bedrijven reduceren ook hun interne middelen, verminderen de vaste kosten en dat brengt overbelasting, gebrek aan expertise etc mee.
Uit nieuwsgierigheid, waar staat AfiTaC voor?
Jan: AfiTaC is de afkorting van “Advice for international Tenders and Contracts (Advies voor internationale aanbestedingen en contracten)”. Contracten zijn onze passie. Een belangrijk onderdeel van wat we doen, is Contract Management promoten bij een breder publiek dan juristen en contractmanagers. Onze blog en interacties op LinkedIn weerspiegelen dit. Voor specialisten dagen we de status-quo uit op basis van reële situaties en argumenten; voor mensen die hun kennis opbouwen, bieden we waardevolle informatie.
Wat kan AfiTaC doen om de verandering te begeleiden?
Jan: Naast onze blog, die beschikbaar is in 4 talen (Engels, Frans, Portugees en Nederlands) wat vrij uniek is, stellen we ook aangepaste diensten voor. Aan uw teams biedt AfiTaC aanvullende ondersteuning voor een aantrekkelijker budget dan externe juridische diensten en met een breder toepassingsgebied: van contractuele tot commerciële onderwerpen, variërend van contractformulering tot verzekerings-, financiële en fiscale zaken enz. We doen dit op basis van op 20 jaar ervaring.
Concreet gesproken, hoe zouden we met AfiTaC kunnen werken?
Jan: We zullen een samenwerkingsplatform opzetten (Cloud gebaseerde opslag op servers in Frankrijk, ter bescherming van uw gegevens) waardoor flexibele interactie mogelijk wordt: u kunt uw vragen uploaden en de antwoorden ophalen. Dit zorgt voor betere tracking en sharing dan een traditionele e-mailoplossing. Als u echter de voorkeur geeft aan een meer traditionele manier, kunnen we ons aanpassen. Natuurlijk zijn vertrouwelijkheid, loyaliteit en professionaliteit onze basisprincipes.
Kunt u ons iets meer vertellen over de diensten die u aanbiedt?
Jan: We zullen u enkele voorbeelden geven hoe we waarde voor u kunnen creëren:
Contract hotline:
Op basis van een maandelijks abonnement kan uw team contact met ons opnemen voor commerciële en contractuele problemen en binnen 24 uur een antwoord ontvangen. Het maandelijkse bedrag wordt aangepast, na overeenkomst, op basis van het daadwerkelijke gebruik van de hotline in de voorgaande maanden: geen onaangename verrassingen voor u, zichtbaarheid vooraf en u betaalt alleen de waarde die we voor u creëren.
Onderhandelingscoaching:
In B2B-relaties wordt, verrassend genoeg, het creëren of vernietigen van waarde tijdens onderhandelingen ferm onderschat. Vaak ontvangt het commerciële personeel het wensenlijstje van het bedrijf (“must have’s”, gouden regels, etc) maar ontbreekt het aan argumenten om hun zaak te verdedigen en, nog belangrijker, aan vaardigheden om te onderhandelen. Onze coaching kan uw team sterker en effectiever maken in het vinden van win-win oplossingen met uw zakelijke partners.
Risicomanagement:
We kunnen uw contracten auditen, een gestructureerd benadering van uw risicobeheer opstellen, uw risico-boards organiseren of eraan deelnemen.
Training:
Samen kunnen we de behoeften van uw team vaststellen en een passende training voorstellen: commerciële principes, standaard contracten, onderhandelingspraktijken, internationale business, contractbeheer enz.
Integriteit:
We kunnen een positieve atmosfeer rond dit belangrijke, maar vaak afschrikkende, onderwerp opzetten zodat uw teams ervoor kunnen zorgen dat ze trots blijven op de gezonde bedrijfsomgeving waarin u actief bent. Dit omvat drie stappen: (i) het vaststellen van een aangepast integriteitsbeleid en -verklaring, (ii) het aanbieden van training op basis van praktijkvoorbeelden en (iii) een waarschuwingsmechanisme dat moet worden gebruikt als het team vreest dat bepaalde praktijken hun vertrouwen aantasten. Dit wordt specifiek aangepast aan kmo’s: beknopt en ongecompliceerd; niet zo gedetailleerd als in grote bedrijven die hiervoor speciale middelen hebben.
Bemiddeling en arbitrage:
Hoewel het ons doel is om, door anticipatie (met alle bovenstaande services), te voorkomen dat geschillen escaleren, ondersteunen we ook geschillenbeslechting op een snelle, kosteneffectieve en evenwichtige manier.
Kunnen we deze services testen om te zien of ze nuttig voor ons zijn?
Jan: Ja, dat kan. Ons principe is de drempel tot onze diensten zoveel mogelijk te verlagen. U kunt zo laag instappen als u wilt en hopelijk uitbreiden als u de waarde ziet die we door onze samenwerking creëren.
0 reacties