Dans cet article, nous discutons avec Jan Bouckaert de l’évolution de la gestion des contrats et du rôle que l’AfiTaC peut y jouer.
Qu’est-ce qui évolue pour la gestion des contrats au sens large?
Jan: La gestion des contrats connait actuellement quelques évolutions, comme par exemple les suivantes:
- Les gens parlent de nouvelles technologies établissant des relations contractuelles basées sur l’intelligence artificielle. Souvent, la vraie lecture des contrats par les humains serait déjà un bon départ, n’est-ce pas?
- Les relations commerciales sont de plus en plus internationales et comportent des risques spécifiques: exposition fiscale, litiges, problèmes d’intégrité, etc.
- Même les petites et moyennes entreprises sont obligées de développer leur gestion des contrats.
- Les négociations sont difficiles mais la recherche des solutions gagnant-gagnant doit quand même rester l’objectif.
- Les entreprises réduisent leurs ressources internes, diminuent les coûts fixes, mais provoquent de la surcharge, un manque d’expertise, etc.
Par curiosité, que signifie AfiTaC?
Jan: AfiTaC est l’abréviation de «Advice for international Tenders and Contracts (Conseils pour appels d’offres et contrats internationaux)». Nous sommes passionnés par les contrats. Une partie importante de notre travail consiste à promouvoir la gestion des contrats auprès d’un public plus large que celui des avocats et des gestionnaires de contrats. Notre blog et nos échanges sur LinkedIn en témoignent. Pour les spécialistes, nous contestons le statu quo fondé sur des situations et des arguments réels. Pour les personnes qui développent leurs connaissances, nous fournissons des briques d’apprentissage précieuses.
Que peut faire AfiTaC pour accompagner le changement?
Jan: Outre notre blog disponible en 4 langues (anglais, français, portugais et néerlandais), ce qui est assez unique, nous proposons également des services personnalisés. AfiTaC offre un support complémentaire pour tirer profit de vos équipes à un coût beaucoup plus attractif que les services juridiques externes et couvrant un champ plus large – des sujets contractuels aux sujets commerciaux, de la rédaction des contrats aux questions d’assurance, financières et fiscales en puissant dans plus de 20 ans d’expérience.
Concrètement, comment pourrions-nous travailler avec AfiTaC?
Jan: Nous allons mettre en place une plateforme collaborative (stockage en nuage sur serveurs en France, protection de vos données) permettant une interaction flexible: vous pouvez télécharger vos questions et récupérer les réponses. Cela permettra un meilleur suivi et partage qu’une solution de messagerie traditionnelle. Cependant, si vous préférez travailler selon une manière plus traditionnelle, nous pouvons nous adapter. Bien entendu, la confidentialité, la loyauté et le professionnalisme sont nos principes directeurs.
Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur les services que vous fournissez?
Jan: Nous pouvons vous donner quelques exemples de la façon dont nous créons de la valeur pour nos clients:
Hotline du contrat:
Sur la base d’un abonnement mensuel, votre équipe peut nous contacter pour des questions commerciales et contractuelles et recevoir une réponse dans les 24 heures. Le montant sera ajusté, après accord préalable, en fonction de l’utilisation réelle de la hotline au cours du mois précédent: pas de mauvaises surprises pour vous, visibilité dès le départ et vous ne payez que selon la valeur que nous créons pour vous.
Coaching de négociation:
Dans les relations interentreprises, la possibilité de créer ou de détruire de la valeur lors des négociations est encore largement sous-estimée. Souvent, le personnel commercial reçoit la liste de souhaits de l’entreprise (les « must have’s », les règles d’or, etc.), mais il leur manque les arguments pour défendre leur cause et, plus encore, les compétences nécessaires pour négocier. Notre coaching peut rendre votre équipe plus forte et plus efficace dans la recherche de solutions gagnant-gagnant avec vos partenaires commerciaux.
Gestion des risques:
Nous pouvons auditer vos contrats, fournir une approche structurée de la gestion des risques, mettre en place un système de notation des risques contractuels et organiser ou participer à vos comités de gestion des risques.
Formations:
Ensemble, nous pouvons établir les besoins de votre équipe et élaborer une formation appropriée: sensibilisation commerciale, standards contractuels, pratiques de négociation, commerce international, gestion des contrats, etc.
Intégrité:
Nous pouvons créer une ambiance positive pour ce sujet important, mais souvent effrayant, afin que vos équipes puissent rester fières de l’environnement commercial sain dans lequel votre entreprise évolue. Typiquement, il y a trois étapes: (i) établir une politique et une déclaration d’intégrité adaptées, (ii) dispenser une formation basée sur des exemples concrets et (iii) faciliter l’utilisation d’un mécanisme d’alerte si l’équipe craint que certaines pratiques mettent leur fierté en danger. Cette solution sera adaptée aux PME: compacte et simple, pas aussi sophistiquée que celle pratiquée dans les grandes entreprises qui disposent de ressources dédiées.
Médiation et arbitrage:
Bien que notre objectif soit d’éviter, avec une bonne anticipation (utilisant tous les services ci-dessus), que les litiges ne dégénèrent, nous soutenons également le règlement des litiges de manière rapide, économique et équilibrée.
Pouvons-nous tester ces services pour voir s’ils sont utiles pour nous?
Jan: Oui, vous pouvez. Notre principe est de faciliter, autant que possible, l’accès à nos services. Vous pouvez commencer avec des services de base et, espérons-le, augmenter ceux-ci lorsque vous voyez la valeur.
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