In dit artikel zullen we over de volgende onderwerpen nadenken die nuttig zijn bij het opstellen van het ideale contractonderhandelingsteam:

  • Welke samenstelling voor uw onderhandelingsteam?
  • Hoe groot moet uw team zijn?
  • Welke ingesteldheid verwacht u van de teamleden?

Een evenwichtige samenstelling van uw contractonderhandelingsteam

Neemt u een ​​advocaat mee of niet?

Laten we beginnen met een controversieel onderwerp: een advocaat in uw contractonderhandelingsteam opnemen, of niet; dat is de vraag!

Ik heb veel mensen ontmoet die stelden dat u eerst een principeakkoord moet bereiken met de andere partij. Pas dan kan u de advocaten erbij moet roepen om de tekst van de deal uit te werken.

Ik heb ook vaak het tegenovergestelde gezien: mensen die bang waren om initiatief te nemen en alles aan hun advocaten overlieten. Ze deden liefst hun mond niet open tijdens de onderhandelingen, behalve dan om in het oor van hun advocaat te fluisteren. Een zeer minimalistische en achterdochtige benadering van onderhandelingen, wat nagenoeg niet kan leiden tot evenwichtige deals.

Mijn persoonlijke ervaring is als volgt: zelden ging ik onderhandelen zonder een advocaat in mijn team. Door ervaring heb ik het voornaamste geleerd,  de argumenten en technieken om oplossingen te vinden voor complexe contracten (EPC, geïntegreerde contracten, turn-key overeenkomsten enz.). Mijn vele collega’s advocaten, de meesten zijn nu vrienden, kunnen dit bevestigen. Door omstandigheden (onbeschikbaarheid van een advocaat of onderschatting van de diepgang van de onderhandelingen) leidde ik twee keer meerdaagse onderhandeling zonder juristen aan onze kant. En de andere kant had hun advocaten… meerdere zelfs. Bij beide gelegenheden liep het mis, om meerdere, onderling verbonden redenen. Niet omdat ik de argumenten niet vond, maar eerder door overbelasting, moe worden, gebrek aan inlevingsvermogen, enz. Ik zal nu heel voorzichtig zijn om niet meer dezelfde fouten te maken. Voor een uitgebalanceerd team is het dus beter een ​​advocaat erbij te hebben die u ondersteunt.

Grootte van het team?

Sommige managers willen overal kosten besparen. Zelfs voor het onderhandelingsteam vragen ze zich af of u sommige mensen niet thuis kunt laten. Af en toe verwachten ze dat een complexe deal via de telefoon en via e-mail kan gedaan worden! Onderhandelen is “money time”. Ik kan u verzekeren dat een onvolledig team meer waarde zal vernietigen dan de reis- en beschikbaarheidskosten van nuttige teamleden.

Toch mag uw team niet te groot zijn. Uit ervaring geloof ik dat de juiste omvang 4 à 6 personen per team is. Dit hangt natuurlijk af van de complexiteit van de onderhandelingen. Dat is toch een compact team voor een onderhandeling van 10 tot 500 miljoen dollar; dus waar voor uw geld.

Neem te veel mensen mee en u verliest de controle over de situatie. Ik herinner me een prijsonderhandeling waarbij, toen we op het punt stonden prijsverlaging aan te kondigen, enkele personen van de klant tegen elkaar fluisterden “begint het met een 4?”. We waren een een beetje boven de 500. Zo begrepen we dat we moesten landen op 499 miljoen en niet lager …

Streef naar diversiteit in uw team: vrouwen en mannen, verschillende culturele achtergronden, etc. Het geeft een goede indruk en er zijn meer mogelijkheden om een ​​band te creëren met de andere partij.

Kenmerken van de teamleden?

Het typische team voor complexe bouw- en elektromechanische EPC of D&B contractonderhandelingen is als volgt:

  1. De teamleider die normaal gezien gespecialiseerd is in commerciële onderwerpen: prijs, betalingsvoorwaarden, garanties en contractuele boetes, enz. Deze persoon moet voldoende veelzijdig zijn om ook te kunnen praten over verzekeringen, belastingen, bankgaranties enz. Indien nodig, kunt u af en toe, voor deze onderwerpen, een oproep doen op meer gespecialiseerde personen.
  2. De advocaat (zoals hierboven reeds vermeld), die zich bezighoudt met de hardere juridische kwesties: schadevergoedingen, aansprakelijkheidsbeperkingen, garantieperiode, alles wat te maken heeft met de toepasselijke wet, geschillenbeslechting enz … de zure onderwerpen.
  3. De technische persoon met een breed spectrum. Voor zeer specifieke technische problemen kan hij aanvullende middelen inschakelen. Maar hij zou best aan boord moeten blijven voor nagenoeg het hele proces.
  4. Voor internationale projecten, de lokale vertegenwoordiger. Iemand die de andere partij regelmatig ontmoet gedurende maanden of jaren, ook buiten de moeilijke onderhandelingssessies. Ze zal een goede langdurige relatie hebben met de tegenpartij. Ze hoeft niet veel te zeggen tijdens de formele onderhandelingen, maar moet op de hoogte blijven en klaar zijn voor de parallelle diplomatie, vooral wanneer het moeilijk gaat. Eén ding is echter belangrijk: deze persoon moeten betrouwbaar zijn en in staat zijn om vertrouwelijke informatie te beheren. Soms lijdt dit type persoon aan een ‘Stockholm-syndroom’ en kan het niet laten om alles aan de tegenpartij door te geven. In dat geval moet ze minder bij de tactische details betrokken worden zodat ze niet alle details van uw voorbereiding kent. Deze persoon wordt dan automatisch veel minder effectief.
  5. Een echt goede waarnemer, bijna een “profiler” die ook sommige echte onderwerpen aankan. Dit kan heel goed een meer “junior” persoon zijn met wie de teamleider goed observaties over de onderhandelingssituaties uit kan wisselen. Beter nog is een onderhandelingscoach aan boord te nemen; hij kan ondersteunen bij het opstellen van de onderhandelingstactieken, een deel van de onderhandeling zelf doen en met advies geven aan alle leden van het contractonderhandelingsteam.

Rollen en gedrag van leden van het contractonderhandelingsteam

U moet de volgende regels opstellen met uw contractonderhandelingsteam:

  • De teamleden moeten zich 100% van de beschikbare tijd concentreren op de onderhandelingen, ook als het niet over hun onderwerp gaat. Het is zeer contraproductief om 20 personen in een vergaderruimte te plaatsen als er slechts 3 of 4 actief deelnemen. De rest typt verwoed op hun toetsenborden of surft op het internet. Niet erg beleefd voor de andere partij en niet erg motiverend voor uw eigen team. Actief luisteren of de vergaderruimte verlaten!
  • Breng de onderwerpen in evenwicht zodat niemand van uw team uitsluitend moeilijke onderwerpen moet behandelen. Veelal zijn de technische zaken minder controversieel. Het is elegant van de technische persoon in uw team om een ​​gemakkelijk technisch onderwerp over te laten aan de teamleider. Zo kan die ook worden gezien als een probleemoplosser en niet enkel as blokkeerder bij “dealbreakers”.
  • De teamleden moeten zich bewust zijn van hun gedrag (body language, intonatie) en woordkeuze (vermijden van negatieve woorden, beschuldigingen, aarzeling, sarcasme). Behalve bij heel speciale omstandigheden, moet iedereen met een rustige stem praten, ontspannen en aangenaam zijn. Als u geen natuurlijktalent bent, moet u hierop trainen. Persoonlijk ben ik me er al jaren op aan het verbeteren.
  • Observatie is zo belangrijk bij onderhandelingen. Terwijl een teamlid over een onderwerp praat, moeten de anderen actief luisteren en vooral kijken. Er kan zoveel worden afgeleid uit lichaamstaal. En niet alleen van het centrum van de tafel. Na de vergaderingen, moet het team doorspreken wat is waargenomen. Zie ook het volgende artikel: “Contractonderhandeling: na een lange dag van onderhandelen … 6 essentiële handelingen
  • Brainstorm met het team over mogelijke win-winoplossingen die kunnen worden voorgesteld. Meer hoofden denken beter!
  • Blijf, tijdens de lunch- en koffiepauzes, niet binnen uw team, maar  bouw contact op met de andere partij.

Conclusies

  • Ga voor een niet al te groot team dat zich kan concentreren op de onderhandelingen. Meestal 4 tot 6 personen.
  • Geef evenwichtige rollen aan de verschillende teamleden om de teamleider gedeeltelijk te ontlasten.
  • Zorg ervoor dat iedereen zelfbewust is en actief luistert en observeert.

Klik hier voor meer artikelen over onderhandeling in deze blog.


Jan Bouckaert

Jan Bouckaert is een FIDIC deskundige (Certified Adjudicator/President's list) met 25 jaar wereldwijde ervaring in het onderhandelen en uitvoeren van complexe bouw-, hernieuwbare energie-, energie- en infrastructuurprojecten. Hij is ook gespecialiseerd in contractbeheer, project controls en alternatieve geschillenbeslechting. Tijdens zijn loopbaan woonde Jan in Frankrijk, België, Egypte, India en Portugal en werkte hij voor GE Renewable Energy, Alstom Hydro, Besix/Six Construct. Hij is Burgerlijk Ingenieur Bouwkunde (Ir) aan de Universiteit van Leuven (KUL, België) en heeft een MBA van ISEG (Portugal). Hij spreekt vloeiend Engels, Frans, Portugees en Nederlands. Jan is de oprichter van AfiTaC, een bedrijf dat advies geeft over internationale aanbestedingen en contracten, en algemeen beheerder van Proove SAS. Maak gerust verbinding via LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/afitac/

1 reactie

"Ik laat mijn advocaten mijn contracten beheren". - AfiTaC.com · 10 januari 2019 op 22 h 19 min

[…] Deze blog bevat vele publicaties met betrekking tot aanbestedingen en contracten voor projectbedrijven. We kunnen bijvoorbeeld het volgende aanbevelen: Contractonderhandelingsteam, het juiste team kiezen […]

Geef een antwoord

Avatar plaatshouder

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.