Equipe de negociação de contratos: estabelecer uma equipe equilibrada

Neste post, vamos refletir sobre os seguintes tópicos que ajudam a construir a equipe ideal de negociação de contratos:

• Que composição de equipe é benéfica para a sua negociação?
• Como atribuir papéis adequados a cada membro da sua equipe de negociação de contratos?
• Que comportamento esperar da equipe?

Uma composição equilibrada da sua equipa de negociação de contratos

Trazer um advogado, ou não?

Vamos começar com um tema controverso: trazer um advogado, ou não, para a sua equipe de negociação de contratos; essa é a questão!

Eu conheço muitas pessoas que dizem que você deve primeiro chegar a um acordo de princípio com seus interlocutores e depois chamar os advogados para detalhar o acordo.

Também vi o oposto diversas vezes: pessoas que tinham medo de se envolver e deixavam a iniciativa por conta dos advogados. Eles nem sequer abriram a boca durante a negociação, exceto por sussurrar ao ouvido de seu advogado. Uma abordagem muito minimalista e forçada nas negociações, que raramente leva a acordos mutuamente benéficos.

Minha experiência pessoal é a seguinte: Em poucos casos, fui negociar sem um advogado na minha equipe. Aprendi com a prática a maior parte do necessário para fornecer argumentos e encontrar soluções em contratos para projetos complexos (EPC, design-build, contratos de construção, contratos eletromecânicos turn-key, etc.) Meus muitos colegas advogados, a maioria que agora posso chamar de amigos, podem confirmar isso. Por circunstâncias (indisponibilidade de advogado ou subestimação da profundidade da negociação), conduzi duas vezes uma negociação de vários dias sem advogados do nosso lado. E, o outro lado tinha os seus advogados, vários. Em ambas as ocasiões, as coisas azedaram, por razões múltiplas e interligadas. Não porque me faltaram os argumentos, mas devido à excessiva exposição, ao cansaço, ao desgaste, à falta de relacionamento, etc. Terei muito cuidado para não voltar a cometer os mesmos erros. Para uma equipe equilibrada, é aconselhável ter um advogado que o apoie.

Tamanho da equipe?

Alguns gerentes querem cortar custos em tudo. Mesmo para a equipe de negociação, eles sempre perguntam se você não pode deixar algumas pessoas de fora. Às vezes, eles questionam se você não pode fazer um negócio complexo por telefone e por e-mail! Negociação é “money time”. Posso assegurar-lhe que uma equipa insuficiente irá destruir mais valor do que os respectivos custos de viagem e disponibilidade.

Ainda assim, sua equipe não deve ser muito grande. Por experiência, eu acredito que o tamanho adequado é entre 4 e 6 pessoas por equipe. Claro que isso depende da complexidade da negociação. Essa é uma equipe compacta para uma negociação de 10 a 500 milhões de dólares; ótimo retorno do investimento.

Leve demasiadas pessoas e você perde o controle sobre a situação. Lembro-me de uma negociação de preços em que, quando estávamos prestes a baixar o preço, algumas pessoas da parte contrária estavam a sussurrar umas às outras “está a começar com um 4?”. Estávamos um pouco acima de 500. Então entendemos; Tínhamos que descer até 499 milhões e não mais baixo…

Procure uma equipe diversificada: mulheres e homens, diferentes origens culturais, etc. Dá uma boa impressão e há mais oportunidades para criar relações com o seu interlocutor.

Características dos membros da equipe?

A equipe típica para negociações de contratos de construção ou eletromecânica é a seguinte:

• O líder da equipe, em geral o especialista em assuntos comerciais: preço, condições de pagamento, penalidades por performance e atraso, etc. Esta pessoa deve ser suficientemente versátil para falar também de seguros, impostos, garantias bancárias, etc. Ocasionalmente, você pode chamar pessoas mais especializadas nestes assuntos.
• O advogado (como mencionado acima), lidando com as questões jurídicas mais delicadas: indenizações, limites de responsabilidade, garantias, tudo o que tem a ver com a lei aplicável, resolução de litígios, etc… os assuntos difíceis.
• A pessoa técnica com um amplo espectro. Para questões técnicas muito específicas, ele pode recorrer a recursos adicionais. Mas é melhor que permaneça a bordo durante praticamente todo o processo.
• Para projetos internacionais, o desenvolvedor de negócios. Alguém que está se reunindo com a contraparte regularmente durante meses ou anos, também fora dessas duras sessões de negociação. Ela terá um bom relacionamento de longo prazo com a contraparte. Ela não precisa falar muito durante as negociações formais, mas deve permanecer informada e pronta para a diplomacia paralela, especialmente quando a situação se torna difícil. Mas uma coisa importa: essas pessoas devem ser confiáveis e capazes de lidar com informações confidenciais. Às vezes, este tipo de pessoa sofre de uma “síndrome de Estocolmo” e não pode evitar passar tudo para a contraparte. Nesse caso, devem ser mantidos “à distância de um braço” sem saber os detalhes finais de sua preparação. Esta pessoa vai então tornar-se automaticamente muito menos eficaz.
• Um observador realmente bom, quase um “profiler” que também pode lidar com alguns assuntos reais. Isto pode muito bem ser uma pessoa mais jovem com quem o líder da equipe está muito confortável para trocar observações sobre a situação à medida que ela evolui. Ainda melhor seria trazer um coach de negociação a bordo; ele pode apoiar com as táticas de negociação, fazer alguma parte da negociação e, especialmente, dar conselhos a todos os membros da equipe de negociação contratual.

Papéis e comportamentos dos membros da equipe de negociação de contratos

Você deve estabelecer as seguintes regras com sua equipe de negociação de contratos:

• Os membros da equipe devem dedicar 100% do tempo disponível à negociação, mesmo que não seja seu assunto. É muito contraprodutivo pôr 20 pessoas numa sala de reuniões e ter apenas 3 ou 4 participantes activos. Os outros escrevendo freneticamente em seus teclados ou navegando na web. Não me parece muito educado com a contraparte e não é muito motivador para o seu próprio grupo. Escutar activamente ou então sair da sala de reuniões!
• Equilibre os assuntos de modo a que nenhuma pessoa da sua equipe deva lidar apenas com tópicos difíceis. Normalmente, os assuntos técnicos são menos controversos. É elegante que a pessoa técnica de sua equipe deixe algum assunto técnico fácil para o líder da equipe resolver. O negociador principal pode então ser visto como resolvendo problemas. Ele não é apenas um bloqueador dos “deal breakers”.
• Os membros da equipe devem estar cientes de seu comportamento ( expressão corporal, tom de voz) e linguagem (evitando palavras negativas, acusações, hesitação, sarcasmo). Exceto em ocasiões muito especiais, todos devem falar com uma voz calma, descontraída e agradável. Se você não é um talento natural nisso, você deve treinar. Pessoalmente, levei anos e ainda estou melhorando.
• A observação é fundamental na negociação. Portanto, enquanto um dos membros de sua equipe está falando sobre um assunto, os outros devem escutar ativamente e sobretudo observar. Muita coisa pode ser derivada da expressão corporal. E não apenas no centro da mesa. Após as reuniões, compartilhe com a equipe o que foi observado. Veja também o seguinte artigo: “Negociação de contrato: após um longo dia de negociação … 6 pontos essenciais a seguir“.
• Faça um debate com a equipe sobre possíveis soluções ganha-ganha que poderiam propor. Mais pessoas pensem melhor!
• Durante os intervalos para almoço e café, não fique dentro da sua equipe, mas converse e construa um relacionamento com seus interlocutores.

Conclusões

• Procure uma equipe não muito grande que possa se dedicar à negociação. Na maioria das vezes 4 a 6 pessoas.
• Dê papéis equilibrados aos diferentes membros da equipe a fim de descarregar parcialmente o líder da equipe.
• Todos devem ser autoconscientes e escutar ativamente e observar.

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