Équipe de négociation des contrats, mise en place d’une équipe équilibrée

Dans ce billet, nous réfléchirons sur les sujets suivants qui nous aideront à constituer l’équipe idéale de négociation de contrat :

• Quelle composition d’équipe est bénéfique pour votre négociation?
• Comment attribuer des rôles adéquats à chaque membre de votre équipe de négociation de contrat ?
• Quel sont les comportements attendus de l’équipe ?

Une composition équilibrée de votre équipe de négociation de contrat

Amener un avocat ou pas ?

Commençons par un sujet controversé : faire venir un avocat, ou non, dans votre équipe de négociation de contrat ; c’est la question !

J’ai rencontré beaucoup de gens qui m’ont dit que vous devriez d’abord conclure une entente de principe avec vos homologues, puis faire appel aux avocats pour préciser l’entente.

J’ai aussi vu le contraire à plusieurs reprises : des interlocuteurs qui avaient peur de prendre des initiatives et qui laissaient tout à leurs avocats. Ils n’ont même pas ouvert la bouche pendant la négociation, sauf en chuchotant à l’oreille de leur avocat. Une approche très minimaliste et pesante des négociations, qui aboutit rarement à des accords mutuellement bénéfiques.

Mon expérience personnelle est la suivante : Sur très peu d’affaires, je suis allé négocier sans l’aide d’un avocat dans mon équipe. Mon expérience m’a permis d’acquérir la plupart des connaissances nécessaires pour argumenter et trouver des solutions dans le cadre de contrats de projets complexes (EPC, Design-build, contrats de construction, contrats électromécanique clé en main, etc.) Mes nombreux collègues avocats, dont la plupart sont dorénavant des amis, le confirmeront. Par la force des choses (indisponibilité de l’avocat ou sous-estimation de la portée de la négociation), j’ai mené deux fois une négociation de plusieurs jours sans avocats de notre côté. Et, de l’autre côté, il y avait leurs avocats, plusieurs. Dans les deux cas, les choses ont mal tourné, pour des raisons multiples et interdépendantes. Non pas parce que je n’ai pas trouvé les arguments, mais plutôt à cause de la surexposition, de la fatigue et de l’épuisement, du manque de complicité, etc. Je ferai très attention à ne pas refaire les mêmes erreurs. Pour une équipe équilibrée, il est préférable d’avoir l’appui d’un avocat.

La taille de l’équipe ?

Certains dirigeants veulent réduire les coûts sur tout. Même pour l’équipe de négociation, ils demandent toujours si vous ne pouvez pas vous passer de certaines personnes. Parfois, ils vous demandent si vous ne pouvez pas faire une transaction complexe par téléphone et par courriel ! La négociation, c’est “money time”. Je peux vous assurer qu’une équipe insuffisante détruira plus de valeur que ne le font les coûts de déplacement et de disponibilité.

Cependant, votre équipe ne devrait pas être trop étoffée. D’expérience, je crois que la taille adéquate se situe entre 4 et 6 personnes par équipe. Bien sûr, cela dépend de la complexité de la négociation. Voilà une équipe compacte pour une négociation de 10 à 500 millions de dollars ; un bon rapport qualité-prix.

Si vous prenez trop de personnes, vous perdez le contrôle de la situation. Je me souviens d’une négociation de prix où, lorsque nous étions sur le point de baisser le prix, certaines personnes de notre contrepartie se parlaient entre elles: “est-ce que ça commence avec un 4 ?” Nous étions un peu au-dessus de 500 millions. Nous avons par conséquent compris que nous devions atterrir à 499 millions et non pas plus bas…

Visez une équipe diversifiée : femmes et hommes, différents milieux culturels, etc. Cela donne une bonne impression et il y a plus d’occasions de créer des liens avec votre homologue.

Caractéristiques des membres de l’équipe ?

L’équipe type pour les négociations de contrats de construction ou D&B électromécanique est la suivante :

• Le chef d’équipe, qui est normalement celui qui est spécialisé dans les sujets commerciaux : prix, modalités de paiement, pénalités de performances et de retard, etc. Cette personne doit être suffisamment polyvalente pour parler également d’assurance, de fiscalité, de garanties bancaires, etc. Au besoin, à titre exceptionnel, vous pouvez faire appel à des personnes plus spécialisées sur ces sujets.
• L’avocat (comme mentionné ci-dessus), s’occupant des questions juridiques les plus difficiles : indemnités, limites de responsabilité, garanties, tout ce qui a à voir avec le droit applicable, règlement des différends, etc… les sujets délicats.
• La personne technique avec un large spectre. Pour des questions techniques très spécifiques, il peut faire appel à des ressources supplémentaires. Mais il devrait rester à bord pendant presque tout le processus.
• Pour les projets internationaux, le business developer local. Quelqu’un qui rencontre son homologue sur une base régulière pendant des mois ou des années, même en dehors de ces séances de négociation difficiles. Cette personne aura une bonne relation à long terme avec son homologue. Elle n’a pas besoin de dire grand-chose pendant les négociations officielles, mais elle doit rester informée et prête pour la diplomatie parallèle, surtout lorsque les choses deviennent difficiles. Une chose est cependant importante : ces personnes doivent être fiables et capables de traiter des informations confidentielles. Ce type de personne souffre parfois d’un “syndrome de Stockholm” et ne peut s’empêcher de tout transmettre à son homologue. Dans ce cas, ils doivent être tenus “à distance” des informations sensibles sans avoir connaissance des derniers détails de votre préparation. Cette personne deviendra alors automatiquement beaucoup moins efficace.
• Un très bon observateur, presque un ” profiler ” qui peut aussi traiter des sujets réels. Il peut très bien s’agir d’une personne plus junior avec laquelle le chef d’équipe est très à l’aise pour échanger des observations sur la situation à mesure qu’elle évolue. Mieux encore serait de faire appel à un coach de négociation ; il peut vous soutenir dans les tactiques de négociation, faire une partie de la négociation et surtout conseiller tous les membres de l’équipe de négociation.

Rôles et comportements des membres de l’équipe de négociation des contrats

Vous devriez établir les règles suivantes avec votre équipe de négociation de contrat :

• Les membres de l’équipe doivent consacrer 100% du temps disponible à la négociation, même si ce n’est pas leur sujet. Il est très contre-productif de mettre 20 personnes dans une salle de réunion et d’avoir seulement 3 ou 4 participants actifs. Les autres tapent frénétiquement sur leurs claviers ou naviguent sur le web. Pas très poli pour l’homologue et pas très motivant pour votre propre camp. Une écoute active ou quitter la salle de réunion !
• Équilibrez les sujets de façon à ce qu’aucun membre de votre équipe ne traite que des sujets difficiles. Généralement, les questions techniques sont moins controversées. Il est élégant de la part du technicien de votre équipe de laisser quelques sujets techniques faciles à résoudre pour le chef d’équipe. Le négociateur en chef peut alors être perçu comme étant le solutionneur des problèmes. Il n’est pas seulement un bloqueur sur les ” cas de rupture “.
• Les membres de l’équipe doivent être conscients de leur comportement (expression corporel, ton de voix) et de leur langage (éviter les mots négatifs, les accusations, les hésitations, les sarcasmes). A moins qu’il ne s’agisse de circonstances très exceptionnelles, tout le monde devrait parler d’une voix calme, être détendu et agréable. Si vous n’êtes pas un talent naturel dans ce domaine, vous devriez vous y entraîner. Personnellement, ça m’a pris des années et je continue à m’améliorer.
• L’observation est tellement importante dans la négociation. Par conséquent, pendant qu’un membre de votre équipe parle d’un sujet, les autres doivent écouter activement et surtout regarder. Tant de choses peuvent être dérivées du gestuelle. Et pas seulement au centre de la table. Après les réunions, partagez au sein de l’équipe ce qui a été observé. Voir aussi l’article suivant : “Négociation de contrat: après une longue journée de négociation … 6 choses essentielles à faire“
• Faites un brainstorming avec l’équipe sur les solutions gagnant-gagnant qui sont envisageables. Plus on est à réfléchir, mieux c’est !
• Pendant les pauses, ne restez pas dans votre équipe, mais parlez à vos homologues et établissez des relations avec eux.

Conclusions

• Optez pour une équipe pas trop étoffée qui peut se concentrer sur la négociation. La plupart du temps, 4 à 6 personnes sont nécessaires.
• Donnez des rôles équilibrés aux différents membres de l’équipe afin de décharger partiellement le chef d’équipe.
• A chacun d’être conscient de soi et d’écouter et observer activement.

Pour plus d‘articles sur la négociation sur ce blog, cliquez ici.

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