Intro

Les négociations contractuelles signifient souvent plusieurs jours consécutifs passés dans des salles de réunion stéréotypées, froides et climatisées, parfois sans lumière naturelle, en parlant et écoutant pendant des heures, en prenant une surdose de café ou de coke diététique et en mangeant des sandwiches dans la même salle de réunion pour gagner du temps, … Sans doute, nous voudrions tous entendre que, après une longue journée de négociation, la meilleure chose à faire est de sortir manger dans un bon restaurant et ensuite prendre quelques bières dans un bar. En fait vous le méritez mais laissez-nous quand même regarder un peu plus en détail pour voir si c’est vraiment la meilleure approche.

Analogie

De temps en temps, je pars avec des amis pour faire un long week-end de vélo dans les Alpes. Nous sommes juste des amateurs qui cherchent à s’améliorer et à rester en forme malgré le vieillissement. Lors de tels voyages, que faisons-nous le soir en sachant qu’une grande étape est prévue pour le lendemain? Plutôt que de célébrer les accomplissements de la journée, nous essayons de manger de la nourriture saine pour avoir assez d’énergie pour le lendemain. Nous parlons de nos réalisations, des difficultés rencontrées et des défis à venir pour être préparés mentalement. Nous vérifions notre équipement. Et, sans doute le plus important, nous dormons suffisamment. Une surdose de nourriture et de boissons peut attendre jusqu’au dernier jour. Et, de tels week-ends, nous les faisons juste pour le plaisir …

Que devons-nous alors faire ?

Les négociations contractuelles peuvent être aussi intensives que les sports professionnels. Tout le monde s’attend à ce qu’un athlète professionnel, après une victoire, pense immédiatement à la récupération et à la préparation mentale pour la prochaine compétition. Avouez-le, vous êtes bien payé comme négociateur professionnel et, en plus, vous croyez que vous êtes bon dans ce domaine. D’après mon expérience, voici certaines choses que vous devriez faire, après les réunions formelles, pour que vos négociations soient couronnées de succès:

1) Dormez suffisamment

Plusieurs fois, j’ai passé plus d’une semaine sur des négociations sans interruptions avec un énorme décalage horaire et presque pas de sommeil. Après plusieurs jours, la fatigue m’a fait perdre mon empathie, la capacité d’exprimer mes arguments de façon positive, la sagesse de reporter un point quand je ne pouvais pas le conclure. Dormir est essentiel et vous devriez le faire quand vous le pouvez. Manger léger et sain, sans trop de boissons alcoolisées, vous aidera à dormir.

2) Faites un débriefing avec vos collègues négociateurs

Chaque membre de votre équipe de négociation aura remarqué différentes choses au cours de la journée: le langage corporel, les commentaires, les points bloquants, la marge de négociation, etc. Passez du temps collectif pour comprendre ce que chacun de vous a appris. Qui bloque? Pourquoi? Pouvez-vous sacrifier le point bloquant et obtenir en échange quelque chose d’essentiel pour votre entreprise? Après une longue journée, les membres de votre équipe voudront peut-être passer à autre chose rapidement (et prendre un verre), mais un tel débriefing est tellement important.

3) Rapportez à la direction et au «back-office»

La direction et le «back-office» sont naturellement curieux de connaître le déroulement des négociations, jour après jour. Même si vous n’avez pas beaucoup de temps, vous devez faire l’effort de les tenir au courant. Cela va motiver les équipes de «back-office», la direction restera engagée et vous aurez moins le sentiment d’être «abandonné au front».

4) Lancez les points d’action que vous avez pris sur vous

Évidement vous ne pouvez pas toujours donner une réponse immédiate durant les négociations. Des questions spécialisées ont certainement été soulevées qui vous obligent à vous connecter au «back-office». De nouvelles validations peuvent également être nécessaires, car vous devrez parfois accepter des choses au-delà de votre pouvoir. Si vous avez rempli le point précédent («feed-back» continu), vous pourrez lancer vos points d’action rapidement et obtenir des conseils ou une validation du jour au lendemain. Être capable de fournir des réponses rapidement est l’un des meilleurs moyens de prouver la réactivité de votre entreprise. Cela poussera les autres parties à une négociation complexe pour faire de même et permettra ainsi de trouver rapidement des solutions.

5) Préparez-vous pour la session suivante

Les négociations contractuelles impliquent une énorme quantité d’information. Vous ne pouvez pas tout avoir dans votre mémoire active. Vous devriez lire, une fois de plus, les documents dont vous discuterez le lendemain afin de vous rafraîchir la mémoire, d’établir les arguments que vous souhaitez présenter à l’appui de votre cause, d’identifier vos positions de repli.

6) Sachez quand arrêter les réunions formelles

Limitez le temps de négociation réel par jour à une durée raisonnable. Pour parvenir à un accord, beaucoup de gens croient qu’on doit négocier jusqu’à l’épuisement. Rester 16 heures par jour, ou plus, dans une salle de réunion sera contre-productif pour parvenir à un accord équilibré parce que vous ne pouvez pas faire toutes les actions décrites ci-dessus. La fatigue et l’irritation viendront inévitablement et réduiront l’efficacité. Expliquez poliment à votre homologue que vous devez aller travailler sur les points d’action que vous avez pris sur vous et il ou elle comprendra.

En conclusion

Il serait merveilleux de pouvoir profiter de la vie après une longue journée de négociation mais malheureusement ce n’est pas la meilleure approche pour réussir. La négociation est un défi qui peut être comparé aux sports professionnels. Cela nécessite de l’anticipation, de la récupération, de la communication et ces choses prennent un peu de votre précieux temps. En incluant le sommeil, les cinq premiers points ci-dessus prendront facilement 10-12 heures. Peut-être que vos collègues négociateurs disent: “Allons prendre quelques verres jusqu’au petit matin”. Ma recommandation est de résister un peu et se faire plaisir à la fin.

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AfiTAC.com est le blog sur les sujets commerciaux et contractuels des Entreprises du Projet (Construction, Infrastructure, Pétrole & Gaz, Électricité & Énergies renouvelables, Approvisionnement en eau & Assainissement, etc). Son objectif est de stimuler la réflexion, l’apprentissage, la convergence vers des contrats équilibrés et la résolution des différends dans un esprit positif. Vous pouvez vous abonner à notre newsletter en écrivant à “newsletter@afitac.com”. Vous pouvez également vous connecter à notre page LinkedIn. L’engagement avec les lecteurs est ce qui nous pousse à continuer. Alors, n’hésitez pas à échanger avec nous en commentant ci-dessous, en aimant nos publications sur LinkedIn et en nous écrivant à “advice@afitac.com”.


Jan Bouckaert

Jan Bouckaert a 25 ans d'expérience mondiale dans la négociation et l'exécution de projets complexes de construction, d'énergie renouvelable et d'infrastructures. Il est également spécialisé dans les domaines du Contract Management, de la gestion des risques et des modes alternatifs de règlement des litiges. Jan est le fondateur d'AfiTaC, une société de conseil en matière d'appels d'offres et de contrats internationaux. Au cours de sa carrière professionnelle, il a vécu en France, en Belgique, en Égypte, en Inde et au Portugal et a travaillé pour GE Renewable Energy, Alstom Hydro, Besix/Six Construct. Il détient un MSc en ingénierie civile de l'université de Louvain (Belgique) et un MBA de l'ISEG (Portugal). Soyez la/le bienvenu(e) pour établir une connexion sur LinkedIn : https://www.linkedin.com/in/afitac/

1 commentaire

Équipe de négociation des contrats, mise en place d'une équipe équilibrée - AfiTaC.com · 12 janvier 2019 à 18 h 20 min

[…] L’observation est tellement importante dans la négociation. Par conséquent, pendant qu’un membre de votre équipe parle d’un sujet, les autres doivent écouter activement et surtout regarder. Tant de choses peuvent être dérivées du gestuelle. Et pas seulement au centre de la table. Après les réunions, partagez au sein de l’équipe ce qui a été observé. Voir aussi l’article suivant : “Négociation de contrat: après une longue journée de négociation … 6 choses essentielles à fai…“ […]

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