Onderhandelen over een nieuw contract betekent vaak meerdere opeenvolgende dagen doorbrengen in een koude, geklimatiseerde, stereotype vergaderzaal, soms zonder natuurlijk licht, urenlang praten en luisteren, een overdosis koffie of cola drinken, broodjes eten in dezelfde vergaderzaal om tijd te besparen, … Zonder twijfel zouden we allemaal willen horen dat, na een lange dag van onderhandelingen, het beste wat we kunnen doen is lekker uit te gaan eten en wat bier drinken in een bar want dat hebben we wel verdiend. Laten we dit een beetje beter bekijken om te zien of dat echt de beste aanpak is.

Van tijd tot tijd ga ik met een paar vrienden een lang weekend fietsen in de Alpen. Wij zijn gewoon amateurs, die ons willen verbeteren en fit willen blijven ondanks het ouder worden. Wat doen we tijdens dergelijke reizen ‘s avonds, wetende dat er een grote tour gepland is voor de volgende dag? In plaats van de successen van de dag te vieren, proberen we wat gezond voedsel te eten om de dag erna voldoende energie te hebben . We praten over onze recente prestaties, moeilijkheden en de komende uitdagingen om mentaal voorbereid te zijn. We controleren onze fiets. En bovenal zorgen we ervoor dat we voldoende slapen. Een overdosis aan eten en drinken kan wachten tot de laatste dag. En deze discipline leggen we onszelf spontaan op voor ons plezier …

Contractonderhandelingen kunnen net zo intensief zijn als professioneel sporten. Iedereen verwacht van een professionele atleet/atlete dat hij/zij onmiddellijk na een sportieve prestatie begint na te denken over zijn of haar herstel en zich mentaal voorbereid op de volgende wedstrijd. U wordt goed betaald om een ​​professionele onderhandelaar te zijn. En u denkt dat u er goed in bent. Op basis van mijn ervaring kan ik u enkele dingen aanraden om na de formele vergaderingen te doen zodat uw onderhandelingen meer kans hebben om een succes te worden:

1) Zorg ervoor voldoende te slapen

Ik heb al vaak meer dan een week achtereenvolgend onderhandeld met enorme jetlag en nauwelijks nachtrust. Na enkele dagen maakt de vermoeidheid mijn empathie kapot, of het vermogen om mijn argumenten op een positieve manier uit te drukken, mijn geduld om de conclusie van een bepaald punt uit te stellen als er onvoldoende overeenkomst is. Slapen is essentieel en u moet het doen zoveel u maar kan. Licht en gezond eten, zonder al te veel alcoholische dranken, zal u helpen om die slaap te krijgen.

2) Doe een debriefing met u mede-onderhandelaars

Elk lid van uw onderhandelingsteam heeft gedurende de dag verschillende dingen opgemerkt: lichaamstaal, commentaar, breekpunten, onderhandelingsmarge van de andere partij enz. Besteed wat collectieve tijd om te overlopen wat ieder van u heeft geleerd over de andere partij: Wie verzet zich tegen wat? Waarom? Kan u dat inruilen voor iets belangrijks voor uw onderneming? Na een lange dag willen uw teamleden misschien meteen de switch omdraaien (en een pintje gaan drinken), maar dit is zeer belangrijk.

3) Geef feedback aan het management en het backoffice

Management en backoffice zijn natuurlijk nieuwsgierig naar de dagelijkse voortgang van de onderhandelingen. Zelfs als u niet veel tijd hebt, moet u toch de moeite doen om ze op de hoogte te houden. Dit zorgt ervoor dat de backofficeteams gemotiveerd blijven, dat het management zich engageert en u niet het gevoel hebt van “op het front in de steek gelaten te worden”.

4) Start met het oplossen van de actiepunten die u op zich hebt genomen

U kunt niet alles direct beantwoorden tijdens de onderhandelingen. Er zijn zeker punten aan de orde die vereisen dat u contact opneemt met de specialisten van uw backoffice. Er kunnen ook nieuwe validaties nodig zijn om iets te aanvaarden dat verder gaat dan uw empowerment / verantwoordelijkheid. Als u het vorige punt (continue feed-back) goed hebt gedaan, kan u snel die actiepunten lanceren en meteen advies of validatie krijgen. Zo vlug mogelijk aan de andere partij een antwoord kunnen geven, is een van de beste manieren om de reactiviteit van uw onderneming te bewijzen. Het zal alle partijen van de complexe onderhandeling aanmanen om hetzelfde te doen om vlot oplossingen te vinden.

5) Bereid u voor op de volgende sessie

Contractonderhandelingen omvatten een enorme hoeveelheid informatie. U kan niet alles in uw actieve geheugen hebben. Lees opnieuw de documenten die u de volgende dag zal bespreken om uw geheugen op te frissen, om de argumenten ter ondersteuning van uw zaak vast te leggen, om uw terugvalposities te identificeren.

6) Weet wanneer u de formele vergaderingen moet stoppen

Beperk de feitelijke onderhandelingstijd per dag tot een redelijke duur. Veel mensen geloven dat men tot de uitputting door moet onderhandelen om een ​​overeenkomst te bereiken. 16 uur of meer per dag in een vergaderzaal doorbrengen zal contraproductief blijken voor het bereiken van een evenwichtige overeenkomst omdat de partijen niet in staat zullen zijn om bovenstaande acties uit te voeren. Vermoeidheid en irritatie zullen onvermijdelijk optreden en de efficiëntie verminderen. Leg beleefd aan uw tegenpartij uit dat u aan die actiepunten moet gaan werken die u zonet op u hebt genomen en hij of zij zal dat zeker begrijpen.

Als conclusie kunnen we zeggen dat, hoewel het heerlijk zou zijn om van het leven te genieten na een lange dag van onderhandelen, het niet de beste manier is om succesvol te zijn. Onderhandelen is een uitdaging die te vergelijken is met professioneel sporten. Het vereist anticipatie, recuperatie, communicatie en deze dingen nemen veel van uw kostbare tijd in beslag. Het slapen inbegrepen, zullen de eerste vijf punten hierboven gemakkelijk 10 tot 12 uur in beslag nemen. Misschien zeggen uw mede-onderhandelaars: “Kom, laten we wat pintjes drinken tot in de vroege uurtjes”. Mijn aanbeveling is om daar niet meteen op in te gaan en het feestje tot het einde uit te stellen.


Jan Bouckaert

Jan Bouckaert is een FIDIC deskundige (Certified Adjudicator/President's list) met 25 jaar wereldwijde ervaring in het onderhandelen en uitvoeren van complexe bouw-, hernieuwbare energie-, energie- en infrastructuurprojecten. Hij is ook gespecialiseerd in contractbeheer, project controls en alternatieve geschillenbeslechting. Tijdens zijn loopbaan woonde Jan in Frankrijk, België, Egypte, India en Portugal en werkte hij voor GE Renewable Energy, Alstom Hydro, Besix/Six Construct. Hij is Burgerlijk Ingenieur Bouwkunde (Ir) aan de Universiteit van Leuven (KUL, België) en heeft een MBA van ISEG (Portugal). Hij spreekt vloeiend Engels, Frans, Portugees en Nederlands. Jan is de oprichter van AfiTaC, een bedrijf dat advies geeft over internationale aanbestedingen en contracten, en algemeen beheerder van Proove SAS. Maak gerust verbinding via LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/afitac/

1 reactie

Contractonderhandelingsteam, het juiste team kiezen - AfiTaC.com · 26 november 2018 op 8 h 34 min

[…] Observatie is zo belangrijk bij onderhandelingen. Terwijl een teamlid over een onderwerp praat, moeten de anderen actief luisteren en vooral kijken. Er kan zoveel worden afgeleid uit lichaamstaal. En niet alleen van het centrum van de tafel. Na de vergaderingen, moet het team doorspreken wat is waargenomen. Zie ook het volgende artikel: “Contractonderhandeling: na een lange dag van onderhandelen … 6 essentiële handelingen“ […]

Geef een antwoord

Avatar plaatshouder

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.