In een FIDIC-groep op LinkedIn werd de volgende vraag gesteld over het evalueren een EPC-aanbestedingen. Ik vond dit onderwerp enorm interessant omdat het een aantal terugkerende, impliciete ideeën over EPC laat zien; met dank aan de persoon die het onderwerp aanbracht:

Een aanbesteding voor een ontziltingsinstallatie werd gedaan op basis van een EPC-contract in één fase met twee enveloppes. Maar de ontvangen offertes waren opgemaakt op basis van verschillende technologieën. De Opdrachtgever denkt nu dat hij deze aanbesteding had moeten uitschrijven op basis van een twee-fasen-systeem, aangezien de systemen die in elke offerte werden aangeboden, in belangrijke mate op verschillende technologieën zijn gebaseerd. Kunnen zij op basis van één geselecteerde technologie de huidige aanbesteding in één fase omzetten in een tweefasige aanbesteding? Of moeten zij de aanbesteding opnieuw opstarten? Uw mening gevraagd.

EPC-filosofie

Dit onderwerp laat zien hoe opdrachtgevers vaak worstelen met de EPC-filosofie tijdens de evaluatie van een EPC-aanbesteding. Zij willen graag de EPC-filosofie toepassen voor de risicoverdeling en risico zoveel mogelijk overdragen aan de opdrachtnemer. Bij de beoordeling van de inschrijvingen op EPC-aanbestedingen hebben ze het moeilijk. Ze vergelijken liever “appels met appels” dan een meer complexe evaluatie met verschillende variabelen: prijs + prestatie + bouwperiode + O&M-kosten + enz.

De EPC-filosofie halfslachtig toepassen is een recept voor mislukking. EPC-projecten zijn altijd complexe projecten. De kunst om ze goed te laten verlopen is om niet alleen de EPC-aannemer een groter deel van de risico’s te laten dragen. Maar laat hem ook toe om het project te optimaliseren volgens zijn ideeën en competenties. We hebben al eerder over dat onderwerp gepubliceerd in deze blog:

Hoe evalueren bij EPC-aanbestedingen?

Hier is mijn antwoord op bovenstaande vraag:

Bij een aanbesteding voor een EPC-contract moet de opdrachtnemer vrij zijn in de keuze van de technologie, zolang deze voldoet aan de eisen van de opdrachtgever. Deze eisen moeten functioneel zijn in plaats van gedetailleerd. Ik neem aan dat dit het geval was omdat verschillende bieders een bod hebben ingediend dat aan de eisen voldoet en toch gebruik maakten van verschillende technologieën.

Het belangrijkste onderdeel van deze “Employer’s Requirements” zijn de prestatiegaranties. Voor een ontziltingsinstallatie denk ik dat het hier gaat om de hoeveelheid water die per periode (m3/u) met een bepaalde waterkwaliteit wordt geproduceerd.

De opdrachtgever moet offertes evalueren – die voldoen aan zijn Minimumeisen of deze overtreffen – op basis van hun prijs, de werkelijke prestatiegaranties en andere vastgestelde evaluatiecriteria (zoals exploitatie- en onderhoudskosten). Bij de evaluatie van EPC-aanbestedingen durft het personeel van de opdrachtgever dit vaak niet te doen wanneer de technische oplossingen verschillen. Zij willen de aanbiedingen technisch uniform maken en alleen op prijs beoordelen. Dat gaat erg tegen de geest van een EPC-contract in.

Evaluatieproces in één fase met twee enveloppes

Hoe kan ik dan EPC-aanbestedingen goed evalueren (citaten van mijn antwoord op LinkedIn)?

Persoonlijk ben ik voorstander van de oplossing met één fase en twee-enveloppes. Stappen:

1) Controleer of aan de minimale prestatiecriteria is voldaan;

2) Voor biedingen die door stap 1 komen, kwantificeer de technische oplossing op basis van de prestatiecriteria, bijvoorbeeld de hoeveelheid water die per periode wordt geproduceerd, de hoeveelheid energie die tijdens het proces wordt verbruikt, de hoeveelheid afvalwater, de bouwtijd, enz. De prestaties van de bieder op elk van deze criteria moeten in geld worden uitgedrukt (bv. hoeveel is één maand kortere bouwtijd waard);

3) Pas na afronding van stap 2 worden de enveloppes met de prijzen geopend. Zo wordt de technische evaluatie van de prestaties niet beïnvloed door de prijzen (d.w.z. dat het aanpassen van de technische criteria door voorkennis van de prijsverschillen wordt vermeden);

4) De opdrachtnemer die uiteindelijk gekozen wordt is degene die de optimale oplossing heeft voor de prijs + prestatiecriteria,  op financiële basis geëvalueerd.

Wat beter niet doen?

En, wat moet de opdrachtgever zeker niet doen:

Het zou oneerlijk zijn tegenover de inschrijvers om dit proces nu om te zetten in een twee-fasen proces. Vooral wanneer inschrijvers hun technische oplossing kunnen aanpassen aan de door de opdrachtgever gewenste oplossing, na het zien van de (technische) voorstellen van de aannemers. Bovendien zal het waarschijnlijk leiden tot de gunning van een opdracht aan een opdrachtnemer die niet die gekozen technische oplossing wilde implementeren. Misschien wel omdat ze er minder bekend mee zijn. En dat leidt vaak tot een te lage prijs voor een technische oplossing en dus “succes” in de tweede fase. Zoals we allemaal weten, is dat problemen zoeken bij complexe projecten (zoals ontziltingsinstallaties).

Ik ken verschillende aannemers, gespecialiseerd in EPC-contracten, die door dergelijk situatie (uniform maken van de technische oplossing) verschrikkelijk zouden vinden. Zij investeren aanzienlijke bedragen in de voorbereiding van een geoptimaliseerde EPC-aanbieding. Ze kunnen niet accepteren dat hun goede ideeën op tafel worden gegooid om door alle concurrenten gebruikt te worden. Ik neem aan dat deze bekwame EPC-aannemers eenvoudigweg zullen weigeren om deel te nemen aan een dergelijke aanbesteding.

Wat is uw mening over dit onderwerp? Wij nodigen u uit om hieronder commentaar te geven.

Over AfiTaC

AfiTaC.com is de blog over commerciële en contractuele onderwerpen voor bedrijven in de Project industrieën (Bouw, Infrastructuur, Olie & Gas, Energie & Hernieuwbare Energie, Watervoorziening & Sanitatie, enz). Het doel is het stimuleren van reflectie, bijleren, convergentie naar evenwichtige contracten en positieve geschillenbeslechting. U kunt zich op onze nieuwsbrief abonneren door te schrijven naar “newsletter@afitac.com”. U kunt ook connecteren op onze LinkedIn pagina. Engagement met de lezers is wat ons gaande houdt. Aarzel dus niet om met ons van gedachten te wisselen door hieronder commentaar te geven, onze publicatie op LinkedIn te waarderen en naar ons te schrijven “info@afitac.com”.

Categorieën: Uncategorised

Jan Bouckaert

Jan Bouckaert is een FIDIC deskundige (Certified Adjudicator/President's list) met 25 jaar wereldwijde ervaring in het onderhandelen en uitvoeren van complexe bouw-, hernieuwbare energie-, energie- en infrastructuurprojecten. Hij is ook gespecialiseerd in contractbeheer, project controls en alternatieve geschillenbeslechting. Tijdens zijn loopbaan woonde Jan in Frankrijk, België, Egypte, India en Portugal en werkte hij voor GE Renewable Energy, Alstom Hydro, Besix/Six Construct. Hij is Burgerlijk Ingenieur Bouwkunde (Ir) aan de Universiteit van Leuven (KUL, België) en heeft een MBA van ISEG (Portugal). Hij spreekt vloeiend Engels, Frans, Portugees en Nederlands. Jan is de oprichter van AfiTaC, een bedrijf dat advies geeft over internationale aanbestedingen en contracten. Maak gerust verbinding via LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/afitac/

1 reactie

"EPC of toch geen EPC, dat is de kwestie" - AfiTaC · 21 januari 2022 op 21 h 28 min

[…] EPC-aanbestedingen (type UAV-GC): in één of twee fasen evalueren? – AfiTaC · 17 oktober 2020 op 18 h 17 min […]

Geef een antwoord

Avatar plaatshouder

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *