Tips voor aannemers in de bouwsector om op tijd betaald te worden

Dit artikel met raadgevingen voor aannemers om op tijd betaald te worden is door Paul Netscher vriendelijk ter beschikking gesteld aan onze blog. Eerder had Paul ook al gepubliceerd over de negatieve cashflow voor bouwbedrijven.

Wacht u als aannemer op geld?

Te late betalingen zijn de nachtmerrie van elke aannemer. Ze verstoren de cashflow en leiden ertoe dat de aannemer zijn leveranciers, onderaannemers en zelfs werknemers niet tijdig kan betalen. Dit kan leiden tot het verlies van kortingen (en dus tot hogere kosten) en strengere betalingsvoorwaarden met leveranciers in de toekomst. En dat kan ertoe leiden dat leveranciers eerder of zelfs vooraf moeten betaald worden, wat een negatieve invloed kan hebben op de cashflow van de aannemer.

Het spreekt voor zich dat het niet betalen van leveranciers, onderaannemers en werknemers het werk aan bouwprojecten verstoort. Dit leidt tot vertragingen en wantrouwen tussen de betrokken partijen. Niemand wil op zijn geld wachten.

Wat de aannemers moeten doen om ervoor te zorgen dat ze op tijd betaald worden

Het is essentieel dat aannemers ervoor zorgen dat ze op tijd betaald worden. Dit kan worden bereikt door het volgende te implementeren:

1. De voorwaarden in het contractdocument moeten voor alle partijen duidelijk zijn. Wat kan er geclaimd worden en wanneer kan het geclaimd worden? Wanneer is de betaling verschuldigd? De klant moet zich hiervan duidelijk bewust zijn.
2. Aannemers moeten tijdig claims en facturen indienen.
3. De facturen moeten duidelijk zijn en alle vereiste ondersteunende documentatie bevatten. Klanten vinden vaak excuses voor laattijdige betaling waarbij ze de schuld steken op ontbrekende documentatie, fouten in de factuur, gebrekkig vakmanschap en nog veel meer. Fouten op facturen vertragen de betalingen.
4. De betalingsinstructies moeten duidelijk op de facturen vermeld worden. Wanneer is de betaling verschuldigd en hoe moeten de betalingen worden verricht?
5. Weet wanneer betalingen verschuldigd zijn en herinner klanten er enkele dagen van tevoren aan dat de betaling verschuldigd is. Controleer of er geen problemen zijn met de factuur en dat het volledige bedrag betaald wordt.
6. Bied goede service. Tevreden klanten betalen vaker op tijd. Ongelukkige klanten zullen geld aftrekken van facturen, excuses zoeken om niet te betalen of de betaling opzettelijk uitstellen.
7. Volg onmiddellijk op wanneer de betaling te laat is. Een eenvoudig telefoontje een dag nadat de betaling moest worden voldaan kan het enige zijn dat nodig is om een klant te laten betalen. Vaak is wanbetaling gewoon een onoplettendheid, vergetelheid, een administratieve fout of een persoon die ziek of met verlof was.
8. Vertrouw niet op mondelinge reacties en stuur dus binnen de 7 dagen na het niet betalen van de factuur een schriftelijke aanmaning van laattijdige betaling.
9. Blijf professioneel in al uw communicatie. Sta op uw rechten en volhard, maar blijf altijd beleefd en vriendelijk. Maak duidelijk dat, ongeacht het excuus van betalingsachterstand, dit niet aanvaardbaar is en problemen veroorzaakt.
10. Begrijp waarom de betaling niet is gedaan. Als de klant financiële problemen ondervindt, onderzoek dan de omvang van de problemen. Is het slechts een kleine verstoring veroorzaakt doordat ze zelf niet betaald werden? Of is het ernstiger? gaat het bedrijf mogelijk failliet? Praat met uw klant om te zien of u een oplossing kunt formuleren. Het is belangrijk dat mondelinge afspraken schriftelijk worden opgevolgd, zodat er geen misverstanden ontstaan. Als de klant in ernstige financiële problemen verkeert, begrijp dan wat er in het kader van het contract gedaan kan worden om uw bedrijf te beschermen tegen verdere verliezen. Het beëindigen van een contract moet volgens strikte procedures verlopen. Beëindiging van de overeenkomst om verkeerde redenen zorgt ervoor dat de opdrachtnemer de overeenkomst verbreekt. Dit brengt verdere betalingen in gevaar. De opdrachtnemer kan zelfs aangeklaagd worden voor schade aan de opdrachtgever. Ga er niet van uit dat te late betaling reden genoeg is om het contract te beëindigen.
11. Volg de wettelijke route voor niet-betaling zoals bepaald in het contractdocument. Vraag deskundig advies wanneer dat nodig is. Begrijp de kosten van het procederen tegen de klant aangezien succes niet altijd gegarandeerd is. Het bereiken van een oplossing kost vaak tijd en kan erg duur zijn.
12. Kies uw klanten met zorg uit. Sommige klanten hebben de reputatie dat ze te laat betalen of onterechte inhoudingen doen op de facturen van hun aannemer. Aannemers moeten onderzoek doen naar hun klanten en ervoor zorgen dat zij de middelen hebben om het werk te betalen.
13. Het aanbieden van een kleine korting voor vroege betalingen kost geld, maar leidt er vaak toe dat klanten hun facturen op tijd betalen.
14. Het senior management van de aannemer moet ervoor zorgen dat de medewerkers zich ervan bewust zijn hoe belangrijk het is te bekomen dat facturen tijdig worden verzonden en dat betalingen worden ontvangen wanneer ze verschuldigd zijn. Het management moet worden geadviseerd wanneer de betalingen te laat worden verricht. Te late betalingen kunnen grote gevolgen hebben voor de activiteiten van het bedrijf.
15. Aannemers moeten zich niet laten vangen vriendelijk te zijn en regelmatig achterstallige betalingen accepteren in de overtuiging dat de klant hen met meer werk zal belonen. Het contractdocument is er om zowel de aannemer als de klant te beschermen. Geen enkel bedrijf mag aanstoot nemen aan aannemers die eisen om op tijd betaald te worden in overeenstemming met het contract. Klanten die hun aannemers regelmatig te laat betalen, zullen vaak ook op een andere manier misbruik maken van hun aannemers.

De belangrijkste aannemers worden op tijd betaald….

Te late betalingen en niet-betaling is waarschijnlijk de belangrijkste oorzaak van faillissement van aannemers in de bouwsector. Op tijd betaald worden is van cruciaal belang voor elk bedrijf. Het is essentieel om alle voltooide werkzaamheden te claimen in overeenstemming met het bouwcontract en de facturen op tijd in te dienen. Zorg ervoor dat de betalingen worden ontvangen en de laattijdige betalingen onmiddellijk worden opgevolgd. Helaas krijgen veel aannemers in de bouwsector de basisprincipes van de facturering en de betaling niet goed geregeld. Geen enkel bedrijf kan het zich veroorloven om gratis te werken.

Hoe zorgt u ervoor dat u op tijd betaald wordt? Heeft betalingsachterstand invloed op uw bedrijf?

Als u deze post nuttig vond, gelieve dan te becommentariëren, te “liken” en te delen.

Projectonderhandelingen, praktische tips voor het onderhandelen over betalingsvoorwaarden.

Wilt u meer bouwmanagementtips?

Paul Netscher is de auteur van een aantal populaire boeken….

• Succesvol bouwprojectmanagement: De Praktische Gids’
• ‘Bouwen aan een succesvol bouwbedrijf’: De Praktische Gids’
• ‘Constructieclaims: Een korte handleiding voor aannemers’
• ‘Bouwprojectmanagement: Tips en inzichten’.

Bouwmanagement: Van Projectconcept tot oplevering’ is voor projecteigenaars/klanten en projectmanagers aan de klantzijde.

Titelafbeelding met dank aan TAW4 van FreeDigitalPhotos.net

Het beeld van de dollarpersing met dank aan Renjith Krishnan van FreeDigitalPhotos.net

© 2019 Dit artikel mag niet worden gereproduceerd voor commerciële doeleinden zonder schriftelijke toestemming van de auteur.

Over AfiTaC

AfiTAC.com is de blog over commerciële en contractuele onderwerpen voor bedrijven in de Project industrieën (Bouw, Infrastructuur, Olie & Gas, Energie & Hernieuwbare Energie, Watervoorziening & Sanitatie, enz). Het doel is het stimuleren van reflectie, bijleren, convergentie naar evenwichtige contracten en positieve geschillenbeslechting. U kunt zich op onze nieuwsbrief abonneren door te schrijven naar “newsletter@afitac.com”. U kunt ook connecteren op onze LinkedIn pagina. Engagement met de lezers is wat ons gaande houdt. Aarzel dus niet om met ons van gedachten te wisselen door hieronder commentaar te geven, onze publicatie op LinkedIn te waarderen en naar ons te schrijven “info@afitac.com”.