Dicas para os empreiteiros receber o pagamento dentro do prazo

Este artigo sobre empreiteiros obter o pagamento a tempo foi disponibilizado para o nosso blogue por Paul Netscher. Anteriormente, Paul também tinha publicado sobre o fluxo de caixa negativo para as empresas de construção.

Você é um empreiteiro à espera de dinheiro?

Os atrasos nos pagamentos são o pesadelo de todos os empreiteiros. Eles perturbam o fluxo de tesouraria e impedem o empreiteiro de pagar aos seus fornecedores, subcontratantes e mesmo aos seus empregados. Tal poderia resultar na perda de descontos (pelo que os artigos custam mais). E em condições de pagamento mais rigorosas com os fornecedores no futuro, o que poderia significar que os fornecedores exigiriam pagamento antecipado. Isto tem um impacto negativo no fluxo de caixa do empreiteiro.

É claro que o não pagamento de fornecedores, subcontratados e funcionários interrompe o trabalho em projetos de construção, resultando em atrasos, e cria desconfiança entre as partes afetadas. Ninguém quer ter de esperar pelo seu dinheiro.

O que os empreiteiros devem fazer para garantir que sejam pagos a tempo

É essencial que os empreiteiros garantam que são pagos a tempo. Isto pode ser alcançado através da implementação do seguinte:

1. Os termos e condições no documento contratual devem ser claros para todas as partes. O que pode ser reclamado e quando pode ser reclamado? Quando é que o pagamento é devido? O cliente deve saber quando o pagamento é devido.
2. Os empreiteiros devem apresentar as faturas a tempo.
3. As faturas devem ser claras e incluir toda a documentação necessária. Os clientes costumam desculpar-se por falta de pagamento, culpando a falta de documentação, erros na fatura, mão-de-obra defeituosa e muito mais. Erros nas faturas atrasarão os pagamentos.
4. As faturas devem mostrar claramente as instruções de pagamento. Quando é que o pagamento é devido e como devem ser feitos os pagamentos?
5. Saiba quando os pagamentos são devidos e, com alguns dias de antecedência, lembra aos clientes que o pagamento é devido. Verifique se não há problemas com a fatura e se o valor total será pago.
6. Presta um bom serviço. Os clientes felizes são mais propensos a pagar a tempo. Clientes insatisfeitos irão deduzir montantes das faturas, procurar desculpas para não pagar, ou deliberadamente arrastar o pagamento.
7. Acompanhe imediatamente quando o pagamento estiver atrasado. Um simples telefonema um dia após o vencimento do pagamento pode ser tudo o que é necessário para conseguir que um cliente pague. Muitas vezes o não-pagamento é simplesmente um esquecimento, um erro clerical, ou uma pessoa doente ou de licença.
8. Não confie em respostas verbais. Por isso, envie um aviso por escrito de atraso de pagamento no prazo de 7 dias após a fatura não ter sido paga.
9. Mantenha-se profissional com toda a sua comunicação. Seja firme e persistente, mas permaneça sempre educado e amigável. Deixe claro que, independentemente da desculpa, o atraso no pagamento não é aceitável e está a causar problemas.
10. Entenda porque o pagamento não foi feito. Se o cliente tem problemas financeiros, tenta descobrir a extensão dos problemas. É apenas um pequeno contratempo causado pela falta de pagamento para ele? Ou, é mais grave? Possivelmente a empresa entra em falência? Fale com o seu cliente para ver se consegue formular uma resolução. É importante que os acordos verbais sejam acompanhados por escrito para que não haja mal-entendidos. Se o cliente está em sérios problemas financeiros, compreende o que pode ser feito em termos de contrato para proteger a sua empresa de mais perdas. A rescisão de um contrato tem de seguir procedimentos rigorosos. Se for feita por razões erradas, ela coloca o contratante em situação de incumprimento do contrato e comprometerá os pagamentos seguintes, mesmo abrindo o empreiteiro a ser processado por danos ao cliente. Não assume que o atraso no pagamento é razão suficiente para rescindir o contrato.
11. Segue a via legal para o não pagamento conforme estipulado no documento contratual. Obtenha aconselhamento especializado quando necessário. Compreende os custos de litigar contra o cliente já que o sucesso nem sempre é garantido. Alcançar uma solução, muitas vezes, leva tempo e pode ser muito caro.
12. Escolha os seus clientes com cuidado. Alguns clientes têm a reputação de pagar aos empreiteiros com atraso, ou de fazer deduções espúrias nas faturas. Os empreiteiros devem investigar a situação dos seus clientes e garantir que dispõem dos fundos necessários para pagar o trabalho.
13. Oferecer um pequeno desconto para pagamentos antecipados custa dinheiro, mas muitas vezes resulta no pagamento atempado das faturas pelos clientes.
14. Os quadros superiores do empreiteiro devem assegurar que as equipes estão cientes da importância crucial de assegurar que as faturas são enviadas atempadamente e que os pagamentos são recebidos quando devidos. A administração deve ser avisada quando os pagamentos estiverem atrasados. Os atrasos nos pagamentos podem ter um grande impacto nas operações da empresa.
15. O empreiteiro não deve sentir-se tentado a ser simpático e a aceitar regularmente atrasos nos pagamentos, na convicção de que o cliente lhe concederá mais trabalho. O documento contratual existe para proteger tanto o empreiteiro como o cliente. Nenhuma empresa deve se sentir ofendida por empreiteiros que exijam que sejam pagos em tempo útil de acordo com o contrato. Os clientes que pagam regularmente os seus empreiteiros com atraso, muitas vezes também aproveitam deles de outras formas.

É essencial que os empreiteiros sejam pagos a tempo

Os atrasos de pagamento e o não pagamento são provavelmente a maior causa de falência dos empreiteiros de construção. Ser pago a tempo é fundamental para todos os negócios. É fundamental reivindicar pagamentos por todos os trabalhos concluídos de acordo com o contrato de construção e apresentar as faturas a tempo. Verifique que os pagamentos são feitos a tempo e proceda imediatamente ao seguimento dos pagamentos em atraso. Lamentavelmente, muitos empreiteiros de construção não estão conscientes dos princípios básicos da faturação e do pagamento correto. Nenhuma empresa pode trabalhar de graça.

Como é que você garante que é pago a tempo?

Os atrasos de pagamento têm impacto no seu negócio?

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Paul Netscher é o autor de vários livros populares. O novo livro de Paul é “O Supervisor e Foreman de Construção de Sucesso”.

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