Conseils pour que les entrepreneurs soient payés à temps

Cet article sur le thème des entrepreneurs à être payés à temps a été mis à disposition sur notre blog par Paul Netscher. Auparavant, Paul avait également publié sur les flux de trésorerie négatifs pour les entreprises de construction.

Vous êtes un entrepreneur en attente d’argent ?

Les retards de paiement sont le cauchemar de tout entrepreneur. Les retards de paiement perturbent la trésorerie et empêchent l’entrepreneur de payer ses fournisseurs, ses sous-traitants et même ses employés. Cela pourrait entraîner la perte de rabais (de sorte que les articles coûtent plus cher) et des conditions de paiement plus strictes avec les fournisseurs à l’avenir. Ce qui pourrait signifier que les fournisseurs exigent un paiement anticipé, ayant également un impact négatif sur la trésorerie de l’entrepreneur.

Bien sûr, le non-paiement des fournisseurs, des sous-traitants et des employés perturbe les travaux de construction, ce qui entraîne des retards et crée de la méfiance entre les parties concernées. Personne ne veut avoir à attendre l’argent.

Ce que les entrepreneurs doivent faire pour s’assurer d’être payés à temps

Il est essentiel que les entrepreneurs s’assurent d’être payés à temps. Ceci peut être réalisé en mettant en œuvre les mesures suivantes :

1. Les modalités du document contractuel doivent être claires pour toutes les parties. Que peut-on réclamer et quand peut-on le faire ? Quand le paiement doit-il être effectué ? Le client doit savoir quand le paiement est dû.
2. Les entrepreneurs doivent présenter leurs demandes et leurs factures à temps.
3. Les factures doivent être claires et inclure toutes les pièces justificatives requises. Les clients invoquent souvent des excuses pour le non-paiement, blâment les documents manquants, les erreurs sur la facture, les défauts de fabrication, et plus encore. Les erreurs sur les factures retarderont les paiements.
4. Les factures doivent indiquer clairement les instructions de paiement. Quand et comment les paiements doivent-ils être effectués ?
5. Sachez quand les paiements sont dus et quelques jours à l’avance rappelez aux clients que le paiement est dû. Vérifiez qu’il n’y a pas de problème avec la facture et que le montant total sera payé.
6. Fournissez un bon service. Les clients satisfaits sont plus enclins à payer à temps. Les clients insatisfaits déduiront des sommes d’argent de leurs factures, chercheront des excuses pour ne pas payer ou retarderont délibérément le paiement.
7. Faites immédiatement le suivi en cas de retard de paiement. Un simple coup de fil un jour après l’échéance du paiement peut suffire pour faire payer le client. Souvent, le non-paiement n’est qu’un oubli, une erreur d’écriture ou une personne malade ou en congé.
8. Ne vous fiez pas aux réponses verbales, alors envoyez un avis écrit de retard de paiement dans les 7 jours suivant le non-paiement de la facture.
9. Restez professionnel dans toutes vos communications. Soyez ferme et persévérant, mais restez toujours poli et amical. Précisez clairement que peu importe l’excuse, le retard de paiement n’est pas acceptable et qu’il cause des problèmes.
10. Comprenez pourquoi le paiement n’a pas été effectué. Si le client se heurte à des problèmes financiers, faites des recherches pour déterminer l’ampleur des problèmes. S’agit-il simplement d’un petit contretemps causé par un non-paiement ou s’agit-il d’un problème plus grave, peut-être parce que l’entreprise va faire faillite ? Parlez à votre client pour voir si vous pouvez trouver une solution. Il est important que les ententes verbales soient suivies d’un accord écrit afin qu’il n’y ait pas de malentendus. Si le client éprouve de graves difficultés financières, comprenez ce qui peut être fait dans le cadre du contrat pour protéger votre entreprise contre d’autres pertes. La résiliation d’un contrat doit suivre des procédures strictes. La résiliation du contrat pour de mauvaises raisons met l’entrepreneur en rupture de contrat et compromet les paiements ultérieurs, l’exposant même à être poursuivi en dommages-intérêts par le client. Ne présumez pas que le retard de paiement est une raison suffisante pour résilier le contrat.
11. Suivez la voie légale pour le non-paiement telle que stipulée dans le document contractuel. Obtenez des conseils d’experts au besoin. Comprenez les coûts des litiges contre le client puisque le succès n’est pas toujours garanti. La recherche d’une solution prend souvent du temps et peut s’avérer très coûteuse.
12. Choisissez vos clients avec soin. Certains clients ont la réputation de payer en retard ou de faire des déductions fallacieuses sur leurs factures. Les entrepreneurs devraient faire des recherches auprès de leurs clients et s’assurer qu’ils ont les fonds nécessaires pour payer les travaux.
13. Offrir un petit rabais pour les paiements anticipés coûte de l’argent, mais ainsi les clients paient souvent leurs factures à temps.
14. La direction de l’entrepreneur doit s’assurer que les employés savent à quel point il est essentiel de s’assurer que les factures sont envoyées à temps et que les paiements sont reçus lorsqu’ils sont dus. La direction devrait être avisée lorsque les paiements sont en retard. Les retards de paiement peuvent avoir un impact important sur les opérations de l’entreprise.
15. L’entrepreneur ne devrait pas se laisser berner et accepter régulièrement des paiements en retard dans l’espoir que le client lui accordera d’autres travaux. Le document contractuel est là pour protéger à la fois l’entrepreneur et le client. Aucune entreprise ne devrait se vexer envers les contractants qui exigent d’être payés à temps conformément au contrat. Les clients qui paient régulièrement leurs entrepreneurs en retard profiteront souvent de leurs entrepreneurs d’autres façons.

Il est essentiel que les entrepreneurs soient payés à temps.

Les retards de paiement et les impayés sont probablement la principale cause de faillite des entrepreneurs en construction. Être payé à temps est essentiel pour toute entreprise. Il est indispensable de réclamer tous les travaux terminés conformément au contrat de construction et de soumettre les factures à temps. Veillez à ce que les paiements soient reçus et faites immédiatement le suivi des paiements en retard. Malheureusement, de nombreux entrepreneurs en construction n’ont pas les notions de base de la facturation et de la bonne rémunération. Aucune entreprise ne peut se permettre de travailler gratuitement.

Comment vous assurez-vous d’être payé à temps ? Les retards de paiement ont-ils un impact sur votre entreprise ?

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Négocier les modalités de paiement pour les Projets

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Paul Netscher est l’auteur de plusieurs ouvrages populaires concernant le monde de la  construction. Le nouveau livre de Paul s’intitule ” The Successful Construction Supervisor and Foreman “.

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