In het begin van mijn carrière was ik behoorlijk onder de indruk van de volgende situatie: ik werkte voor de hoofdaannemer aan een groot nieuwbouwproject met een ondergrondse parking, een winkelcentrum en kantoortorens in Caïro. We hadden een onderaannemer voor de waterdichting die feitelijk meer een leverancier was. Vanwege de omvang van dit contract had hij voor de eerste keer de veel bredere verantwoordelijkheid aanvaard om ook zijn waterdichtingsmateriaal te installeren. Als hoofdaannemer hadden we moeite om de onderste kelderverdieping droog te krijgen (vier niveaus onder de Nijl en er vlakbij), waarschijnlijk als gevolg van een ondergedimensioneerd ontwateringssysteem. De werkomstandigheden voor de Onderaannemer waren zeer slecht (vertraging bij het opstarten, vrij natte omstandigheden, enz.). Daarom besloot hij te claimen. Onze Project Director was woedend. Hoe kon een kleine onderaannemer zo “gemakkelijk” van de hoofdaannemer claimen? Hij wou wraak nemen. En kort daarna kreeg hij zijn kans. De voorraad waterdichtingsmateriaal van de onderaannemer raakte voortijdig op… een deel van het personeel van de hoofdaannemer stond in stand-by-modus en het hele project werd vertraagd. Niet de beste start voor een succesvolle carrière als onderaannemer?
Wat is dan de beste manier van handelen voor een onderaannemer in het geval van een vertraging bij het opstarten van zijn installatiewerken? Laten we dit stap-voor-stap analyseren:
1. Onderhandel over een evenwichtig onderaannemingscontract
Het startpunt van een gezonde contractuele relatie is een evenwichtig contract. Dit geldt met name tussen een machtige, maar tegelijkertijd afhankelijke, hoofdaannemer en een veel kleinere onderaannemer. Deze laatste kan op een onevenredige manier schade toebrengen in vergelijking met zijn werkelijke aandeel in het project.
Wat heb je nodig voor een uitgebalanceerd onderaannemingscontract?
- Zorg voor een duidelijk tijdschema met interface-mijlpalen. U moet in staat zijn om, zonder dubbelzinnigheid of twijfel, te identificeren wanneer en waar de onderaannemer zal kunnen werken.
- Bepaal de rechten op verlenging van tijd en duidelijke regels voor wat er gebeurt als een partij niet tijdig voldoet aan haar verplichtingen (inclusief opschortingsrechten). Vaak proberen hoofdaannemers eenzijdige onderaannemingsovereenkomsten te schrijven. Het is niet verstandig om alle rechten van de onderaannemer weg te laten. Zeker in het slechte geval, bij geschillenbeslechting.
- Zorg voor een vroegtijdige waarschuwingsprocedure en bouw andere redelijke contractuele clausules in (die sommige advocaten proberen weg te laten): “duty to mitigate” bijvoorbeeld (verplichting om de door anderen veroorzaakte schade te beperken).
Wanneer onderaannemers de meest waardevolle oplossing bieden voor de hoofdaannemer en daardoor de voorkeur krijgen, moeten ze ook het vertrouwen hebben om te onderhandelen. Als ze onvoldoende eigen personeel ter beschikking hebben om te negotiëren, moeten ze niet aarzelen om hun toekomst veilig te stellen door te investeren in externe adviseurs.
2. Volg de voortgang van de werken zorgvuldig op en … communiceer.
De onderaannemer moet interesse vertonen in de voortgang van de werken, zelfs voor hij zelf aan de beurt komt. Een situatie als in het bovenstaande voorbeeld kan voorzien worden naarmate de interfacemijlpaal dichterbij komt. Door een efficiënte en eerlijke communicatie tussen hoofd- en onderaannemer is het, in het bovenstaande voorbeeld, niet nodig dat het personeel van de onderaannemer in een stand-by toestand komt en naar een hoofdaannemer moet kijken die wanhopig probeert de werken droog te krijgen. Veel van deze gevallen zijn het gevolg van een gebrek aan anticipatie waarbij beide partijen “hun kop in het zand steken als een struisvogel”.
3. Beperk de gevolgen van een vertraging bij het opstarten van de werken en … communiceer.
Wanneer de onderaannemer op de hoogte wordt gebracht (of zich ervan bewust wordt) dat zijn werken zullen worden uitgesteld, moet hij nadenken over de manieren om de gevolgen te beperken in plaats van zijn “claimmachine” in actie te brengen. Niet alle activiteiten bevinden zich op het kritieke pad (“critical path”). Sommige vertragingen kunnen worden opgevangen door “free float”, waardoor de algehele voltooiing van het project niet wordt vertraagd. Niet alle vertraging leiden tot extra kosten. Anticipatie en goede wil kunnen wonderen doen. De onderaannemer moet positief communiceren over alle acties die hij uitvoert om de gevolgen te beperken. Vermijd de steun van (interne of externe) adviseurs die enkel willen claimen.
4. Claim voor wat niet kan worden vermeden en … communiceer.
Wanneer echte inspanningen zijn geleverd in de voorgaande stappen, zal iedereen begrijpen dat de onderaannemer toch nog lijdt onder de situatie en dus een goede basis heeft voor een claim. “Iedereen” wil zeggen: de hoofdaannemer, de ingenieur en, god verhoede, de geschillencommissie of de bevoegde rechter.
Conclusie:
Anticipatie is het eerste ingrediënt voor een gezonde relatie tussen een onderaannemer en de hoofdaannemer: een uitgebalanceerd/evenwichtig contract, duidelijke interface-mijlpalen, goede communicatie over de voortgang enz. Het tweede ingrediënt is een effectieve en eerlijke beperking van de gevolgen veroorzaakt door de andere partij. Communiceren, communiceren, communiceren … Doe dit over de voortgang, de beperkingsmaatregelen en de gevolgen die niet kunnen worden vermeden. Pas daarna kan een claim op een redelijke en productieve manier geformuleerd worden.
Door zo te handelen, ben ik er vrij zeker van dat de onderaannemer uit het voorbeeld in een betere situatie zou zijn geweest. Wie niet sterk is … moet slim zijn.
0 reacties