Sous-traitant, comment réclamer un retard dans le démarrage des travaux « site »?

Au début de ma carrière, j’ai été impressionné par la situation suivante: je travaillais pour l’entrepreneur principal dans un grand projet de construction d’un centre commercial et de tours de bureaux au Caire. Nous avions un sous-traitant en imperméabilisation qui était en fait plus un fournisseur. En raison de la taille de ce contrat de sous-traitance, il avait accepté, pour la première fois, de prendre une responsabilité accrue et d’installer également ses fournitures. En tant qu’entrepreneur principal, nous avions du mal à faire sécher le plancher inférieur du sous-sol (quatre niveaux en-dessous et à proximité du Nil), probablement en raison d’un système d’assèchement sous-dimensionné. Les conditions de travail du sous-traitant étaient très mauvaises (retard dans le démarrage des travaux « site », conditions de travail humides, etc.). En conséquence, il a fait une réclamation. Notre directeur de projet était furieux. Comment un petit sous-traitant peut-il réclamer «si facilement» à l’entrepreneur principal? Il cherchait sa revanche. Et, peu de temps après, il a eu son opportunité. Ce sous-traitant était en rupture de stock sur son matériel d’imperméabilisation … immobilisant une partie du personnel de l’entrepreneur principal et retardant l’ensemble du projet. Pas le meilleur départ pour une carrière de sous-traitant?

Alors, quel est le meilleur moyen pour un sous-traitant de gérer un retard dans le démarrage des travaux « site »? Analysons cela étape-par-étape:

1. Négocier un contrat de sous-traitance équilibré

Le point de départ d’une relation contractuelle saine est un contrat équilibré. Cela est particulièrement vrai entre un entrepreneur principal puissant mais en même temps dépendant d’un sous-traitant beaucoup plus petit. Ce dernier peut nuire de manière disproportionnée par rapport à sa participation réelle dans le projet.

De quoi avez-vous besoin pour faire un contrat de sous-traitance équilibré?

• Avoir un calendrier précis avec des jalons d’interfaces. On doit être en mesure d’identifier, sans ambiguïté, quand certaines zones du site doivent être disponibles pour que le sous-traitant puisse travailler.
• Avoir des droits à une prorogation du délai et avoir des règles claires définissant ce qui se passe si une partie ne remplit pas ses obligations en temps voulu (y compris les droits de suspension). Bien trop souvent, les entrepreneurs principaux essaient de rédiger des contrats de sous-traitance uniquement de leur point de vue. Omettre tous les droits du sous-traitant n’est pas judicieux surtout quand le pire se produit, le règlement des différends.
• Avoir des dispositions d’avertissement anticipé et avoir certains autres termes contractuels raisonnables (que certains conseillers juridiques essaient d’omettre) : un devoir d’atténuer pour les deux parties (« duty to mitigate »), par exemple.

Lorsque le sous-traitant offre la meilleure solution à l’entrepreneur principal et est en conséquence sélectionné, il doit avoir la confiance pour commencer une négociation. S’il ne dispose pas de suffisamment de capacités internes, il ne devrait pas hésiter à investir un peu dans un avenir plus sûr et engager des conseillers.

2. Suivez attentivement la progression du site et … communiquez.

Le sous-traitant devrait s’intéresser à l’avancement du site avant même d’y travailler. Une situation comme dans l’exemple ci-dessus peut être anticipée lorsque le jalon d’interface se rapproche. Grâce à une communication efficace et honnête entre l’entrepreneur principal et le sous-traitant, le personnel du sous-traitant n’a pas besoin de se retrouver immobilisé, en regardant un entrepreneur principal désespéré qui essaie d’assécher le site. Un grand nombre de ces cas sont le fruit d’un manque d’anticipation et une attitude «autruche, à mettre sa tête dans le sable».

3. Atténuez les conséquences d’un retard dans le démarrage des travaux « site » et … communiquez.

Lorsque le sous-traitant est informé (ou prend conscience) que ses travaux « site » seront retardés, plutôt que de mettre sa «machine à réclamer» en action, il devrait réfléchir à tous les moyens qu’il a pour atténuer les conséquences. Toutes les activités ne se trouvent pas sur le chemin critique. Certains retards peuvent être absorbés par le « free float », ce qui ne retarde pas l’achèvement global du projet. Tout retard ne conduit pas non plus à des coûts d’immobilisation. L’anticipation et la bonne volonté peuvent faire des miracles et le sous-traitant devrait communiquer positivement sur toutes les actions d’atténuation qu’il met en place. Évitez d’être soutenu par des conseillers «affamés» (internes ou externes) voulant à tout prix réclamer.

4. Réclamez ce qui ne peut être évité et … communiquez.

Lorsque de vrais efforts ont été déployés dans les étapes précédentes, tout le monde comprendra que le sous-traitant peut souffrir de la situation et a une bonne base pour une réclamation. L’expression « tout le monde» inclut ici l’entrepreneur principal, l’ingénieur et, au pire, le conseil d’arbitrage ou le tribunal.

Conclusion:

L’anticipation est le premier ingrédient d’une relation saine entre l’entrepreneur principal et son sous-traitant: un contrat équilibré, des jalons clairs, une bonne communication sur l’avancement, etc. Le deuxième ingrédient est une atténuation réelle et honnête des conséquences d’un manquement de l’autre partie. Communiquer, communiquer, communiquer … Communiquez sur l’avancement sur site, les actions d’atténuation et les conséquences qui ne peuvent être évitées. Seulement par la suite, une réclamation peut être formulée d’une manière raisonnable et productive.

En agissant comme décrit ci-dessus, je suis assez sûr que le sous-traitant servant d’exemple dans cette publication aurait été dans une meilleure situation. Quand les choses se compliquent … mieux vaut être intelligent.