Risicobeheer: feedback van de IACCM Europa Conferentie

Hieronder volgt een overzicht van de take-aways op het vlak van risicobeheer tijdens de IACCM Europa Conferentie 2019. Dit is gebaseerd op de volgende sessies:

• “Risicoallocatie & -acceptatie als bron van waardecreatie en verlies in contracten” door Walter Akers;
• Een paneldiscussie over “risicotoewijzing – wanneer is het ‘goed’ als stimulus voor prestaties versus ‘slecht’ ondermijnend voor de prestaties?” met Natalia Ombach, Walter Akers en Tim Cummins
• “Contractbeheer en strategieën voor geschillenbeslechting” door Nicolas Gould.

Contracten en risicobeheer

Contracten gaan bovenal over risicospreiding en risico-overdracht. Risico moet worden gezien als de vrucht van onzekerheid, positief of negatief. Een partij moet worden beloond voor haar vermogen om met onzekerheid om te gaan. Vaak is risico-overdracht op papier een illusie, totdat dat risico zich daadwerkelijk manifesteert. Tim gaf aan dat een groot deel van het gesprek over contracten tijdverspilling was, dat het meer gericht zou moeten zijn op kwaliteitsgarantie. Als we kijken naar wat er mis kan gaan, zien we de terugkerende patronen niet. in de realiteit gaan de meeste problemen om de “reikwijdte”/”scope of works” van het contract.

Economische visie op risico’s

Contracten moeten economische instrumenten zijn om waarde te creëren of te beschermen. Vanuit economisch oogpunt is het zinvol om uw onzekerheden, tegen compensatie, te verschuiven naar de partij die het probleem kan oplossen voor een betere toegevoegde waarde dan u kunt. Natalia waarschuwde dat sommige risico’s echter niet kunnen worden beheerd en dus op een andere manier moeten worden opgevolgd en beperkt.

Walter herinnerde ons aan het algemene principe dat “risico’s het best worden toegewezen aan de partij die het best geplaatst is om ze te behartigen”. Dit betekent dat ze niet moet worden toegewezen aan de zwakste partij in de onderhandelingen of de partij die het meest wanhopig is om het contract te krijgen…. maar dat is wat zo vaak gebeurt.

Projectprijs, kosten en risico’s van het project

Het ondertekenen van contracten enkel op basis van de prijs, zei Walter, is als de slager vragen om bij u een ingewikkelde chirurgische ingreep te doen. Ja, hij heeft de messen en weet hoe hij moet snijden, … maar …

Elke clausule in het contract heeft iets te maken met risico, direct of indirect.

De projectprijs is de kostprijs van het project plus het risico. Het is daarom economisch zinvol om het risico toe te wijzen aan de partij die het best in staat is om het risico te dragen.

Voorgestelde aanpak inzake risicobeheer

Walter’s voorgestelde aanpak is als volgt:

• Identificeer de risico’s;
• Wijs het risico toe aan de partij die het best geplaatst is om het te behandelen;
• Nooit de illusie hebben dat risico’s in hun totaliteit kunnen worden overgedragen. Bijvoorbeeld in een EPC-contract: het verschuiven van alle risico’s/onzekerheid naar de Aannemer; het komt als een boemerang terug naar de Opdrachtgever als de EPC-Aannemer failliet gaat.

Het hele contractbeheersysteem moet worden opgezet rond risicodeling.

Focus op EPC-contractrisico’s

Verschuiving in het gedrag van de Opdrachtgever

Nicolas Gould heeft de focus gelegd op de risico’s bij EPC Contracten. Oorspronkelijk wilden de Opdrachtgevers controle. Maar nu, wanneer er een nieuw risico wordt geïdentificeerd, wordt het doorgegeven aan de supply chain. En, zolang een Aannemer niet failliet gaat, moet hij het contract nakomen. Volgens de “fitness for purpose”-principes blijft hij verantwoordelijk als er iets misgaat, ook al is de Aannemer zorgvuldig geweest bij het ontwerp en de bouw van het project.

Claims en hun wortels

Nicolas noemde 3 oorzaken voor claims:

• projectonzekerheden (zoals een complexiteit die de verwachtingen van de partijen overstijgt),
• procesproblemen, en
• menselijke kwesties.

De wortels gaan terug naar een onduidelijke risicoverdeling. Vorderingen bij een EPC Contract zijn normaal gesproken voor:

• Door de opdrachtgever geïnstrueerde wijzigingen
• Constructieve wijzigingen
• Vertraging in de goedkeuring door de Opdrachtgever
• Ter beschikking stellen van de site
• Beschikbaarheid van toevoer (voor een elektriciteitscentrale: levering van water, gas, enz.)
• Gebrek aan nutsvoorzieningen
• Onbeschikbaarheid aan de kant van de afnemer (stroomtoevoer naar het net)
• Overmacht
• Verhindering

5 stappen op weg naar een succesvol project

Voor Nicolas zijn de volgende 5 stappen nodig voor succes:

• De juiste opzet van het project: volg de specificaties + vraag om verduidelijking + plan het project + pas het contract toe + benoem de DAB + stel de rol van de ingenieur of de vertegenwoordiger van de werkgever vast;
• Het uitvoeren van het project: het gaat om een adequate planning + voortgangsbesprekingen over de echte onderwerpen + het correct toepassen van de betalingsprocedures + proces & onderbouwing;
• Omgaan met verandering: opbouw van de contractprijs + normen voor het meten van verandering + kennis van tijdslimieten en meldingen;
• Het vermijden van geschillen: eerlijk waardeaanpassingen doorvoeren met variatieopdrachten + de planning begrijpen + feiten en ondersteunend bewijs identificeren;
• Beheer van geschillen: alleen als laatste redmiddel.

Conclusies

De vele voorbeelden die tijdens het evenement werden gegeven en de argumenten die hierboven werden aangehaald, tonen aan dat mensen – Opdrachtgevers, Aannemers en Ingenieurs – in alle sectoren van het bedrijfsleven en in de afgelopen decennia nog steeds dezelfde fouten maken: het ontbreken van een goed risicomanagement en een goede risico-allocatie, en het niet identificeren, erkennen en bespreken van de echte problemen wanneer er nog tijd is om die te beperken. Meestal zijn de partijen technisch goed op de hoogte, zijn ze niet zo goed in communicatie en slecht in het gebruik van het contract.

Klik hier voor andere artikelen over risico op deze blog.

Over AfiTaC

AfiTaC.com is de blog over commerciële en contractuele onderwerpen voor bedrijven in de Project industrieën (Bouw, Infrastructuur, Olie & Gas, Energie & Hernieuwbare Energie, Watervoorziening & Sanitatie, enz). Het doel is het stimuleren van reflectie, bijleren, convergentie naar evenwichtige contracten en positieve geschillenbeslechting. U kunt zich op onze nieuwsbrief abonneren door te schrijven naar “newsletter@afitac.com”. U kunt ook connecteren op onze LinkedIn pagina. Engagement met de lezers is wat ons gaande houdt. Aarzel dus niet om met ons van gedachten te wisselen door hieronder commentaar te geven, onze publicatie op LinkedIn te waarderen en naar ons te schrijven “advice@afitac.com”.