CIArb, De hoofdrolspelers in internationale arbitrageprocedures: Rollen en evolutie

Inleiding

Op 12 april 2019 had ik het genoegen om deel te nemen aan een evenement georganiseerd door CIArb in samenwerking met de LL.M Business Law, Arab World and Middle East van de Universiteit Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Het onderwerp was de hoofdrolspelers in internationale arbitrageprocedures.

De sprekers waren als volgt:

• Dr. Amel Makhlouf – Franse advocate, docent aan de Sorbonne Rechten Universiteit
• Olena Gulyanytska – hoofd van de geschillenbeslechtingsdienst van CIArb
• Hanna Abdou – Advocate / Medewerker bij Reed Smith LLP
• Prof. François Ameli – Professor aan de Sorbonne Rechten Universiteit

Iolanda Ghica, hoofd Marketing bij de CIArb introduceerde het “Chartered Institute of Arbitrators” als ‘s werelds meest vooraanstaande beroepsorganisatie voor het vermijden en beheren van geschillen. CIArb heeft 16 000 leden en 39 filialen.

Vervolgens stelde zij de sprekers voor, die elk één van de hoofdrolspelers in internationale arbitrageprocedures vertegenwoordigde: arbiters, administratieve secretarissen, arbitrale instellingen en advocaten/raadslieden. De nadruk lag op hun veranderende rol.

Arbiters

Prof. François Ameli gaf het perspectief van de arbiters in internationale arbitrageprocedures, met specifieke verwijzingen naar de Arabische wereld en het Midden-Oosten.

Hij wees op de verandering in de rol van de arbiter in het recente verleden in de Arabische wereld. Hun rol verschuift van meer bemiddeling naar professionele arbitrage vanwege de complexiteit van de zaken en de noodzaak van onpartijdigheid. De ontwikkeling van bepaalde “boutique advocatenkantoren” kan een van de bijdragende factoren zijn omdat deze gespecialiseerd zijn in arbitrage, waardoor arbiters ook steeds professioneler moeten worden.

In het Midden-Oosten bestaat er een lange Perzische traditie van arbitrage. Nu beweegt de Arabische wereld ook naar arbitrage zoals de ontwikkeling van regionale arbitragecentra zoals Dubai en Cairo laat zien. Door de huidige sancties tegen Iran zijn de activiteiten in het centrum in Teheran, dat in 2018 nieuwe regels had ingevoerd, nu verminderd.

De Verenigde Arabische Emiraten hebben ook nieuwe wetten ingevoerd met de federale arbitragewet van de VAE (Wet nr. 6 van 2018)]. Deze brengt een aantal verbeteringen, zoals de kwestie van de scheidbaarheid, de opneming van arbitrageregels door middel van verwijzing en het aanvaarden van nieuwe technologieën. Voor geïnteresseerden, lees de volgende publicatie op Lexology: Highlights of the UAE Federal Arbitration Act (Law No. 6 of 2018) (https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=b88a986a-6cc6a-6cc6-4f01-9c75-a14b06e08a20).

Prof. Ameli wees ook op enkele tekortkomingen en risico’s voor arbitrage in het Midden-Oosten. Er is bijvoorbeeld een recente zaak (van een lagere rechtbank, die nog steeds in hoger beroep is) waarin arbiters werden veroordeeld tot gevangenisstraffen en hoge vergoedingen voor het verplaatsen van de arbitrage naar een neutraal land en met een ad-hoc procedure.

Prof. Ameli moedigt arbiters aan om, alvorens hun vonnis uit te spreken, te overwegen hoe haalbaar de uitvoering van het vonnis in de betrokken landen zal zijn.

Administratieve secretarissen

Dr. Amel Makhlouf nam het over om de controversiële en evoluerende rol van administratieve secretarissen uit te leggen bij arbitrale tribunalen. Zij pleitte voor hun rol in erkenning van de professionalisering en complexiteit van arbitrages en dat op de volgende punten:

• Logistiek: waarom zouden de arbiters dit aspect noodzakelijkerwijs zelf moeten regelen?
• Procedurele aspecten en overleg over het “case-management”.
• Optimalisatie van de middelen: ze maakte een parallel met de samenwerking tussen rechters en griffiers.
• “Papieren vloedgolf”: voor één persoon kan het onmogelijk zijn om alle documenten in kwestie te verwerken.
• De noodzaak van efficiëntie, inclusief het beperken van de duur van de arbitrage.
• Beschikbaarheid: de secretaris kan bijvoorbeeld ook tijdens de reis van de arbiter gecontacteerd worden door de arbitrale instelling.

Ze sprak ook over een aantal bezwaren met betrekking tot administratieve secretarissen:

• Het vermeende gebrek aan legitimiteit: De administratieve secretaris haalt haar/zijn rol echter uit de relatie met de voorzitter of de enige arbiter. Ook zijn onpartijdigheidseisen/geen belangenverstrengeling van toepassing.
• Het feit dat er nog een derde partij bij de zaak betrokken wordt en dat dat het risico i.v.m. gebrek aan vertrouwelijkheid doet toenemen.
• “Optreden als vierde arbiter”: de administratieve secretaris mag in geen geval deelnemen aan het besluitvormingsproces.  

Wat is de procedure om een administratief secretaris aan boord te krijgen?

• Meestal komt het initiatief van de voorzitter.
• De mede-arbiters wordt dan om toestemming gevraagd.
• Het onderwerp wordt aan de orde gesteld tijdens de procedurevergadering van de zaak. Dit wordt vermeld in het verslag van de vergadering (met inbegrip van bepaalde procedurele aspecten zoals vertrouwelijkheid) waarop de partijen worden verzocht al dan niet bezwaar te maken. Opgemerkt werd dat partijen zelden de secretaris weigeren om niet in te gaan tegen de wens van de voorzitter van het tribunaal.

De behandeling van de kosten i.v.m. de administratieve secretaris is afhankelijk van de geldende arbitrageregels.

Er zijn processen geweest tegen arbitrale vonnissen op basis van de rol van de administratieve secretaris. De rechtbanken zijn echter terughoudend geweest om het vonnis op deze basis nietig te verklaren.

Arbitrale instellingen

Als derde spreker lichtte mevrouw Olena Gulyanytska de rol en de ontwikkeling van de Geschillenbeslechtingsdienst (DAS) van CIArb toe. Het werd opgericht in 2012 en groeide snel, zowel in binnen- als buitenland. DAS heeft toegang tot een immense pool van gekwalificeerde en ervaren professionals, dankzij de 16.000 leden van CIArb.

CIArb kan arbiters benoemen maar beheert de arbitrage niet. Het tribunaal kan op ad-hoc basis optreden zonder extra kosten en bemoeienis van CIArb. Het zal alleen dienen als back-up in geval van uitdagingen, bijvoorbeeld met betrekking tot partijdigheid. Het presidentieel panel van scheidsrechters verzekert de kwaliteit, aangezien de scheidsrechters gekeurd zijn en om de drie jaar opnieuw moeten worden beoordeeld.

Het arbitragereglement van de CIArb is gebaseerd op het Uncitral-reglement met enkele aanvullingen:

• De partijen zien af van het recht om in beroep te gaan;
• Voorzieningen voor dringende voorlopige maatregelen (door het verkrijgen van een noodarbiter binnen 2 dagen);
• Case management conferentie.

Mevrouw Olena Gulyanytska lichtte ook het “Business Arbitration Scheme” (BAS) toe. Het heeft als doel eenvoudige, kosteneffectieve en tijdige beslechting van geschillen van geringe tot middelmatige geldwaarde (5.000 – 100.000 GBP) door één enkele arbiter uit te voeren. Een definitieve, juridisch bindende beslissing over het geschil wordt binnen 90 dagen na de benoeming van de arbiter gegeven. Enkele andere kenmerken zijn de volgende:

• Elke partij is een vaste vergoeding van 1250 GBP (indien er geen hoorzitting plaatsvindt) + BTW verschuldigd om de kosten van DAS en de honoraria van de arbiter te dekken.
• CIArb zal de arbiter binnen de 10 dagen benoemen.
• De zaak en de getuigenverklaringen van de partijen mogen niet meer dan 5000 woorden bevatten.
• De winnende partij mag niet meer terugkrijgen dan haar vaste vergoeding plus 1000 GBP aan arbitragekosten.

Bovenstaand kader geeft zichtbaarheid op het vlak van kosten (die laag blijven), zorgt voor snelheid en eenvoud (partijen kunnen zelfs zonder juridische vertegenwoordiging verder gaan). Dit alles met confidentialiteit en het verkrijgen van een vonnis met dezelfde uitvoerbaarheid als een rechterlijke uitspraak.

Advocaten/Raadslieden

Tot slot sprak mevrouw Hanna Abdou over de rol van de raadlieden bij internationale arbitrage. Zij wees erop dat hun rol zeer breed is. Zij heeft zich daarom op enkele specifieke punten geconcentreerd.

Wie kan raadslid zijn?

• Een advocaat die de partij vertegenwoordigt;
• Een expert (soms een technisch expert) waanneer die één partij vertegenwoordigt;
• Interne juridische adviseurs van een bedrijf.

Hun opdracht begint met het verzoek om arbitrage, althans voor de gedaagde. Voor de eiser begint de interactie meestal enkele weken of maanden eerder. Deze periode wordt gebruikt om de relatie op te bouwen, de claim te begrijpen en passende documenten op te stellen. Wanneer de partijen de arbiters kiezen (in plaats van een beroep te doen op een arbitrage-instelling of een aanwijzend orgaan zoals de CIArb), heeft het raadslid ook een belangrijke rol bij de advisering over potentiële arbiters. Het raadslid zal ook sterk betrokken zijn bij het casemanagement en de vaststelling van het procedurele tijdschema. De rol van het raadslid eindigt niet met de hoorzitting, want er is waarschijnlijk nog ondersteuning nodig voor:

• Het verstrekken van een overzicht van alle kosten en vergoedingen.
• Het analyseren van het verdict en het uitleggen aan de klant.
• Het eventueel indienen van een verzoek tot vernietiging van het arbitraal vonnis of het starten van de stappen om het vonnis ten uitvoer te leggen.

Klik hier voor andere artikelen over alternatieve geschillenbeslechting op deze blog.

Over AfiTaC

AfiTaC.com is de blog over commerciële en contractuele onderwerpen voor bedrijven in de Project industrieën (Bouw, Infrastructuur, Olie & Gas, Energie & Hernieuwbare Energie, Watervoorziening & Sanitatie, enz). Het doel is het stimuleren van reflectie, bijleren, convergentie naar evenwichtige contracten en positieve geschillenbeslechting. U kunt zich op onze nieuwsbrief abonneren door te schrijven naar “newsletter@afitac.com”. U kunt ook connecteren op onze LinkedIn pagina. Engagement met de lezers is wat ons gaande houdt. Aarzel dus niet om met ons van gedachten te wisselen door hieronder commentaar te geven, onze publicatie op LinkedIn te waarderen en naar ons te schrijven “info@afitac.com”.