Vandaag hebben we het hier over het gebruik van een combinatie van online/virtuele vergaderingen en face-to-face vergaderingen tijdens complexe contractonderhandelingen in de projectbedrijven (bouwprojecten, elektriciteitsprojecten, olie & gas of water). Maar u kunt de conclusies hieronder zeker extrapoleren naar andere onderhandelingen.
Momenteel praten onderhandelaars veel over de nadelen van virtuele in vergelijking met face-to-face onderhandelingen. Maar wat gebeurt er als een deel van het team bij elkaar zit en enkele belangrijke deelnemers op afstand zitten?
Nadelen van online-/virtuele onderhandelingen
Virtueel onderhandelen is onderhandelen met behulp van moderne technologie – waarbij mensen elkaar niet fysiek kunnen ontmoeten – maar op afstand met elkaar communiceren. Idealiter gebeurt dit in een professionele videoconferentie-ruimte, soms met softwareplatforms en soms gewoon met een telefoon.
Inderdaad, het feit dat u uw tegenhanger niet (echt) in de ogen kan kijken is een groot nadeel. Zoals we allemaal weten speelt lichaamstaal een belangrijke rol in de communicatie.
Daarom is de algemene aanbeveling van onderhandelingsgoeroe’s dat, als er veel op het spel staat, u niet moet aarzelen om te reizen en er persoonlijk bij te zijn om te onderhandelen.
En hoe zit het met gecombineerde onderhandelingen (deels virtueel, deels face-to-face)?
Om verschillende redenen kan het voor uw hele team moeilijk zijn om op een afgelegen locatie aanwezig te zijn: tijdgebrek, ontbrekende reisdocumenten (visum), kostenbesparingen, enz.
Het lijkt misschien een goed idee om met een deel van uw team fysiek aanwezig te zijn. Onder welke omstandigheden kan het acceptabel zijn dat sommige teamleden alleen virtueel aanwezig zijn? En wanneer moet dit absoluut vermeden worden? Laten we de twee gevallen samen analyseren.
1. Virtueel deelnemen aan een onderhandeling kan een goed idee zijn
Sommige onderhandelaars komen tussenbeide als materiedeskundigen/experten. Misschien zien deze personen zichzelf niet eens als onderhandelaars? Ze halen hun autoriteit uit een grondige kennis van een bepaald onderwerp. Dit kan zijn: fiscaliteit, financiële zaken (bijv. bankgaranties), verzekeringskwesties, enz. Meestal discussiëren ze met gelijkaardige materiedeskundigen van de tegenpartij. Er bestaat respect tussen hen en de discussies blijven voornamelijk op een technisch niveau, terwijl de commercieel gevoelige zaken – zoals de risicoverdeling – door de hoofdonderhandelaars worden besproken.
Ik heb persoonlijk zeer goede resultaten geboekt bij het betrekken van materiedeskundigen op afstand. Hun deelname, zelfs virtueel, kan situaties deblokkeren dankzij hun geloofwaardigheid op een specifiek domein. De hoofdonderhandelaar kan de situatie onder controle houden door het gesprek te structureren rond goed gekozen vragen en de gevoelige zaken zelf behandelen.
2. Het is geen goed idee om onder bepaalde omstandigheden virtueel te onderhandelen!
Laat me beginnen met het belangrijkste: het kernonderhandelingsteam, en zeker de hoofdonderhandelaar, moet – naar mijn mening – fysiek aanwezig zijn in de onderhandelingsruimte. Als dat niet mogelijk is, is het beter om de hele vergadering om te vormen tot een virtuele vergadering. Zo wordt de onbalans weggenomen en blijven de deelnemers geconcentreerd op de communicatie met de gehele virtuele onderhandelingstafel.
In de volgende gevallen worden de zaken bijzonder gecompliceerd:
- U hebt uw tegenhanger nooit persoonlijk ontmoet.
- De geluidskwaliteit is slecht en u weet niet eens wie wat zegt.
- U herkent de stemmen niet en er zijn geen videobeelden.
- De teams zijn groot: het team van uw tegenhanger bestaat uit minstens 4 personen of er zijn meerdere belanghebbenden aanwezig aan de echte onderhandelingstafel (vertegenwoordigers van de opdrachtgever, meerdere ingenieurs, overheden, enz.).
Het is geen goed idee om alleen uw lokale vertegenwoordiger fysiek aanwezig te laten zijn. Die zal ofwel het middelpunt van de hele discussie worden, ofwel niet in staat zijn om de hoofdonderhandelaar op afstand te ondersteunen. En die laatste pikt mogelijk bepaalde signalen uit de eigenlijke vergaderzaal niet op.
Mijn rampzalige feedback
Laat mij aub een persoonlijk griezelverhaal met u delen. We waren aan het onderhandelen vanuit Frankrijk terwijl de eigenlijke onderhandelingsruimte in Australië was. Ik herinner me dat ik de kinderen een goede nacht toewenste bij het begin van de vergadering en dat ze opstonden en naar school gingen voordat de vergadering afgelopen was. Dit was natuurlijk te wijten aan het enorme tijdsverschil tussen beide landen.
De advocaat aan mijn zijde zat nog op een andere locatie! We konden alleen maar chatberichten uitwisselen om te coördineren tussen ons. En, onze consortiumpartner zat in de onderhandelingsruimte met de cliënt. We hadden noch de consortiumpartner, noch de cliënt persoonlijk ontmoet. Onze voormalige hoofdonderhandelaar wel, maar die was afwezig.
Er waren geen videobeelden. Onze eigenlijke aanwezigheid was slechts onze stem die uit een laptop computer kwam. Het spreekt voor zich dat het in dergelijke omstandigheden bijna onmogelijk is om een positieve invloed te hebben op het onderhandelingsresultaat. De enige keuzes die u hebt, zijn het vertragen van de onderhandeling door overmatige argumentatie of uzelf inhouden en grotendeels irrelevant worden voor de onderhandelingen.
Vermijd zulke situaties! Sneller dan u denkt, kunt u in zo’n val terechtkomen. Denk dan aan dit artikel!
Wat kunt u doen als u in zo’n situatie verzeild raakt?
Enkele tips en trucjes om het beste uit zo’n ongunstige situatie te halen:
- Bereid u voor, bereid u voor, bereid u voor: dit is belangrijk voor elke onderhandeling, zelfs face-to-face. Maar naarmate de omstandigheden ingewikkelder worden bij virtuele vergaderingen, wordt dit nog duidelijker.
- Structureer de vergadering zo veel mogelijk. Laat elke persoon zijn naam uitspreken voordat hij/zij begint te praten. En, geen onderbrekingen!
- Om een gecontroleerde omgeving te verkrijgen, moet u eerst over de regels onderhandelen! Stel vooraf de onderwerpen vast, de onderhandelingsvariabelen, de timing, enz.
- Vermijd overmatige reacties zoals boosheid of dreigementen.
- Verklaar duidelijk waarom u gelooft dat zo’n gemengde onderhandelingsruimte, face-to-face plus virtueel, gecompliceerd is en verkrijg empathie van uw tegenhanger.
Afsluitende woorden over virtuele en face-to-face onderhandelingen
Zorg er als hoofdonderhandelaar voor dat u niet in een situatie terechtkomt waarin u virtueel deelneemt aan een onderhandeling, terwijl de meeste andere belanghebbenden face-to-face zijn. Er zijn verschillende ontsnappingsmogelijkheden. Stel de vergadering uit tot u aanwezig kunt zijn. Of maak de vergadering virtueel voor alle deelnemers. Met moderne tools zoals Zoom, Teams enz. kunt u beter af zijn met een “louter virtuele” vergadering:
- De geluidskwaliteit is beter als mensen professionele apparatuur gebruiken;
- Iedereen die aan het woord is verschijnt duidelijk op het scherm;
- Er is geen onbalans tussen de partijen enz.
Als u niet anders kan dan virtueel deelnemen, controleer dan de situatie door bovenstaande aanbevelingen op te volgen.
We hopen dat dit artikel interessant voor u is en appreciëren het wanneer u uw eigen ervaring hieronder deelt.
Over AfiTaC
AfiTaC.com is de blog over commerciële en contractuele onderwerpen voor bedrijven in de Project industrieën (Bouw, Infrastructuur, Olie & Gas, Energie & Hernieuwbare Energie, Watervoorziening & Sanitatie, enz). Het doel is het stimuleren van reflectie, bijleren, convergentie naar evenwichtige contracten en positieve geschillenbeslechting. U kunt zich op onze nieuwsbrief abonneren door te schrijven naar “newsletter@afitac.com”. U kunt ook connecteren op onze LinkedIn pagina. Engagement met de lezers is wat ons gaande houdt. Aarzel dus niet om met ons van gedachten te wisselen door hieronder commentaar te geven, onze publicatie op LinkedIn te waarderen en naar ons te schrijven “info@afitac.com”.
0 reacties