Aujourd’hui, nous nous intéressons aux réunions de négociation qui sont en partie virtuelles et en partie en face à face pour de contrats complexes dans le cadre des activités liées aux projets (projets de construction, projets d’énergie, pétrole et gaz ou eau). Mais vous pouvez certainement extrapoler les résultats ci-dessous à d’autres négociations.

Actuellement, les négociateurs parlent beaucoup des inconvénients des réunions de négociation virtuelles par rapport aux réunions en face à face. Mais que se passe-t-il lorsqu’une partie de l’équipe est assise ensemble et que certains participants importants sont à distance ?

Inconvénients des réunions en ligne/virtuelles

Les réunions virtuelles sont des réunions réalisées grâce à la technologie moderne – où les gens ne peuvent pas se rencontrer physiquement – mais se connectent à distance. Idéalement, cela se fait dans une salle de vidéoconférence professionnelle, parfois avec des plateformes logicielles et parfois simplement avec un téléphone.

En effet, le fait de ne pas pouvoir (vraiment) regarder son homologue dans les yeux est un énorme inconvénient. Comme nous le savons tous, le langage corporel joue un rôle important dans la communication.

Par conséquent, la recommandation générale des gourous de la négociation est que, si les enjeux sont élevés, vous ne devez pas hésiter à vous déplacer et à avoir des réunions en face à face.

Et qu’en est-il des réunions combinées (partiellement virtuelles, partiellement en face à face) ?

Pour diverses raisons, il peut être difficile pour toute votre équipe d’être présente dans un lieu éloigné : manque de temps, absence de documents de voyage (visa), économies de coûts, etc.

Il peut sembler judicieux qu’une partie de votre équipe soit physiquement présente. Dans quelles circonstances peut-on accepter que certains membres de l’équipe ne soient que virtuellement présents ? Et quand cela doit-il absolument être évité ? Analysons les deux cas ensemble.

Réunions de négociation virtuelles et en face à face

1. La participation virtuelle à une négociation peut être une bonne idée

Certains négociateurs interviennent en tant qu’experts. Peut-être que ces personnes ne se considèrent même pas comme des négociateurs ? Ils tirent leur autorité d’une connaissance approfondie d’un sujet particulier. Il peut s’agir de fiscalité (taxes), de questions financières (par exemple, les garanties bancaires), d’assurance, etc. La plupart du temps, elles discutent avec leurs homologues (c’est-à-dire des experts dans les mêmes domaines). Le respect entre eux est généralement accordé et les discussions restent principalement à un niveau technique, tandis que les questions commercialement sensibles – comme la répartition des risques – sont traitées par les négociateurs principaux.

Personnellement, j’ai obtenu de très bons résultats lorsque j’ai fait appel à des experts à distance. Leur participation, même virtuelle, peut débloquer des situations grâce à leur crédibilité sur un domaine étroit. Le négociateur principal peut garder le contrôle de la situation en structurant la conversation autour de questions bien choisies et traiter lui-même les sujets sensibles.

2. Ce n’est pas une bonne idée de négocier virtuellement dans certaines circonstances !

Permettez-moi de commencer par énoncer le plus important : l’équipe de négociation principale, et certainement le négociateur en chef, devrait – à mon avis – être physiquement présente dans la salle de négociation. Si cela n’est pas possible, il est préférable de transformer toute la réunion en une réunion virtuelle. Cela supprimera le déséquilibre et permettra aux participants de rester concentrés sur la communication avec tous ceux qui se trouvent autour de la table de négociation virtuelle.

Les choses se compliquent particulièrement dans les cas suivants :

  • Vous n’avez jamais rencontré votre homologue en personne.
  • La qualité sonore est mauvaise et vous ne savez même pas qui dit quoi.
  • Vous ne reconnaissez pas les voix et il n’y a pas d’images vidéo.
  • Avec de grandes équipes: 4 personnes ou plus constituant l’équipe de votre homologue ou de multiples parties prenantes (représentants du maître d’ouvrage, plusieurs participants de l’ingénieur, autorités, etc.)

Ce n’est pas une bonne idée de n’avoir que votre représentant local physiquement présent. Soit il deviendra le point de convergence de l’ensemble des discussions, soit il ne pourra pas soutenir le négociateur principal à distance qui pourrait ne pas capter certains signaux de la salle de réunion.

Mon expérience personnelle

Je souhaiterai partager avec vous l’une de mes pires expériences de réunion de négociation à distance. Nous étions en train de négocier depuis la France alors que la véritable salle de négociation se trouvait en Australie. Je me souviens d’avoir souhaité bonne nuit aux enfants au début de la réunion, puis de les voir se réveiller et partir pour l’école avant la fin de la réunion. Évidemment, cela était dû à l’énorme décalage horaire entre les deux pays.

L’avocate de mon côté était assise dans un autre endroit encore ! Nous ne pouvions échanger que des messages instantanés pour nous coordonner. Et notre partenaire de consortium était dans la salle de négociation avec le client. Nous n’avions rencontré ni le partenaire du consortium ni le client en personne. Notre ancien négociateur en chef l’avait fait mais il était absent.

Il n’y avait pas d’images vidéo. Notre présence réelle n’était que la voix sortant d’un ordinateur portable. Il va sans dire que, dans de telles circonstances, il est presque impossible d’avoir une influence positive sur le résultat de la négociation. Vos seuls choix sont de bloquer la négociation par une argumentation excessive ou de vous retenir et de devenir largement hors de propos.

Faites tout votre possible pour ne pas vous retrouver dans de telles situations ! Plus vite que vous ne l’imaginez, vous pourriez vous retrouver dans un tel piège. Alors, souvenez-vous de cet article !

Que pouvez-vous faire si vous êtes pris dans une telle situation ?

Quelques conseils et astuces pour tirer le meilleur parti d’une situation aussi défavorable :

  • Se préparer, se préparer, se préparer : c’est important pour toute négociation, même face à face. Mais, à mesure que les circonstances se compliquent dans une réunion virtuelle, cela devient de plus en plus évident.
  • Structurer la réunion autant que possible. Faites en sorte que chaque personne prononce son nom avant de commencer à parler. Et, aucune interruption n’est permise.
  • Pour obtenir un environnement contrôlé, il faut d’abord négocier les règles ! Définissez d’avance les sujets, les variables de négociation, le calendrier, etc.
  • Évitez toute réaction excessive comme la colère ou les menaces.
  • Expliquez clairement pourquoi vous pensez qu’une telle « salle de négociation mixte », face à face plus virtuelle, est compliquée et obtenez l’empathie de votre interlocuteur.

Conclusions sur les réunions de négociation virtuelles et en face à face

En tant que négociateur principal, veillez à ne pas vous laisser entraîner dans une situation où vous participez virtuellement à une négociation alors que la plupart des autres parties prenantes sont face à face. Il existe plusieurs échappatoires. Reportez la réunion jusqu’à ce que vous puissiez être présent. Ou bien, rendez la réunion virtuelle pour tous les participants. Avec les outils modernes comme Zoom, Teams, etc., mieux vaut avoir une réunion “purement virtuelle” : meilleure qualité sonore si les gens utilisent des écouteurs professionnels, les intervenants apparaissent clairement sur l’écran, pas de déséquilibre entre les interlocuteurs, etc. Si vous ne pouvez pas l’éviter, contrôlez la situation en suivant nos recommandations ci-dessus.

Nous espérons que cet article est intéressant pour vous et nous vous serions reconnaissants de partager votre propre expérience dans la zone de commentaires ci-dessous.

A propos d’AfiTaC

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