Integriteit voor een MKB / KMO : positief – trots – proactief

In de afgelopen tien jaar zijn grote & multinationale bedrijven op weinig onderwerpen zo sterk verbeterd als op hun integriteitsbeleid. Soms wordt dat ook aangeduid met woorden als ethiek, compliance, enz. En hoe zit het dan met de integriteit voor een MKB / KMO  (kleine en middelgrote ondernemingen)?

Als u een CxO of directeur van een klein of middelgroot bedrijf bent en u hebt dit onderwerp nog niet behandeld, dan is het de hoogste tijd om dit te doen. Vooral startende en snelgroeiende bedrijven die zich internationaal ontwikkelen op basis van een octrooi/patent of een specifieke technologie in een nichemarkt kunnen kwetsbaar zijn en moeten extra voorzichtig zijn.

Natuurlijk kan een MKB/ KMO  niet in dit onderwerp investeren zoals multinationale ondernemingen die integriteitsdirecteuren in dienst hebben genomen, een volledige reeks interne opleidingsmodules hebben voorbereid en geïmplementeerd, ombudspersonen hebben geselecteerd die een deel van hun beroepsleven aan dit onderwerp wijden, enz.

Aangepaste integriteitsaanpak voor een MKB / KMO

De volgende stappen liggen binnen het bereik van elke MKB / KMO en kunnen snel worden uitgevoerd. Het zijn de belangrijkste pijlers van een eenvoudig, maar robuust integriteitsbeleid:

1. Een relevant, op MKB’s / KMO’s  afgestemd integriteitsbeleid opstellen:
   1. Denk na over wat uw bedrijf doet en welke risico’s u loopt.
   1. Hoe kunt u uw team bij dit onderwerp betrekken?
   1. Hoe screent u uw zakenpartners?
   1. Denk na over hoe u zich houdt (of zou moeten houden) aan de wetten (intellectueel eigendom, privacy, vertrouwelijke informatie etc.).
2. Maak integriteit een onderdeel van uw bedrijfscultuur. En train uw team, op een positieve manier, zodat elk teamlid weet wat er van hem/haar verwacht wordt.
3. Een open rapporteringscultuur tot stand brengen waarin mensen hun bezorgdheid kunnen uiten over elke kwestie die met integriteit te maken heeft. In het ergste geval moet er ook de mogelijkheid zijn om, zelfs anoniem, in contact te treden met een neutrale derde partij die de zaak op een professionele manier kan behandelen. Geen enkele vergelding mag worden getolereerd voor iemand die oprecht vragen heeft bij een situatie of gedrag waar eens goed over nagedacht moet worden.

Wat zijn de voordelen voor een MKB / KMO  om een dergelijk integriteitsbeleid te voeren?

Wanneer u en uw team dit onderwerp goed hebben aangepakt, zijn er veel voordelen:

• U kan de beste teamleden aanwerven en behouden: Starters en snelgroeiende MKB’s / KMO’s  gedijen op uitstekende professionals. Deze willen er zeker van zijn dat ze werken in een gezonde omgeving waar hun harde werk niet tevergeefs zal zijn.
• Om op de leverancierslijsten van grotere bedrijven te worden geaccepteerd, moet u hun “know your supplier” screening doorstaan. De maturiteit van uw bedrijf in de omgang met dit onderwerp zal zeker worden gecheckt. Tijdens de kwalificatieprocedure laat u graag uw gestructureerde aanpak zien.
• U wilt rechtstreeks deelnemen aan door de overheid of de multilaterale banken gefinancierde projecten (zoals de Wereldbank, de Aziatische Ontwikkelingsbank, de EBRD, enz.) Hun kwalificatiecriteria worden op dit punt steeds strenger.
• U kan voorkomen dat uw bedrijf wordt blootgesteld aan compliance-risico’s of in de problemen komt. Doe dit door vroege waarschuwingen op te pikken en correctief gedrag in te schakelen. Zelfs in het recente verleden kwamen veel grote bedrijven in de problemen. Als MKB/KMO zult u een dergelijke situatie waarschijnlijk niet overleven.

Kan u dit onderwerp op een positieve manier behandelen?

Ja, dat kan zeker!

Integriteit voor een MKB / KMO  kan het best op een positieve manier worden aangebracht om efficiënt te zijn. Geef uw team de kans – om onder alle omstandigheden – trots te zijn (en te blijven) op hun bedrijf. Dit is uiterst belangrijk voor de motivatie van het team. Als mensen begrijpen wat er op het spel staat, helpen ze te voorkomen dat het misgaat. En dit, in een vroeg stadium van het proces, wanneer de schade (zowel reputatieschade als financiële impact) nog beperkt is.

Mensen moeten hun hand kunnen opsteken en zeggen: “Denken we er nu echt serieus over na om wat software in onze auto’s te stoppen om zo, artificieel, de prestaties te verbeteren, enkel tijdens de tests? “Als zo’n situatie vroeg genoeg wordt blootgelegd en vermeden … de rest is geschiedenis … Maar er zullen zeker nieuwe gevallen komen, als er geen strategie is om ze te vermijden.

Conclusie over integriteit voor een MKB / KMO

Als u als startende onderneming of MKB / KMO nog geen integriteitsbeleid heeft, zet het dan bovenaan uw “to do”-lijstje.

Houd het eenvoudig en robuust op basis van de volgende 3 pijlers:

• een duidelijke en ondubbelzinnige integriteitsverklaring;
• adequate opleiding van het hele team; en
• een open rapportagemechanisme om eventuele problemen in een vroeg stadium van het proces op te sporen en op te lossen.

U kunt dit doen tegen een bescheiden investering en zonder uw interne middelen te overbelasten. Neem gerust contact met ons op als u advies wilt. De maatschappij is aan het veranderen; blijf vooral niet achter!

Contracttrainingen

Over AfiTaC

AfiTaC.com is de blog over commerciële en contractuele onderwerpen voor bedrijven in de Project industrieën (Bouw, Infrastructuur, Olie & Gas, Energie & Hernieuwbare Energie, Watervoorziening & Sanitatie, enz). Het doel is het stimuleren van reflectie, bijleren, convergentie naar evenwichtige contracten en positieve geschillenbeslechting. U kunt zich op onze nieuwsbrief abonneren door te schrijven naar “newsletter@afitac.com”. U kunt ook connecteren op onze LinkedIn pagina. Engagement met de lezers is wat ons gaande houdt. Aarzel dus niet om met ons van gedachten te wisselen door hieronder commentaar te geven, onze publicatie op LinkedIn te waarderen en naar ons te schrijven “info@afitac.com”.