Contractbeheerder: 5 stappen om snel effectief te zijn

Dit interessante artikel over de rol van de contractbeheerder is door Ahmed Mohamed vriendelijk ter beschikking gesteld aan de lezers van deze blog. U kunt het ook vinden op zijn blog op de volgende locatie: https://engamohd.blogspot.com/2019/08/5-steps-quickly-effective-contract-administration.html

Rol van de contractbeheerder

Een contract is als een huwelijk, een lange onderneming die veel begrip en inspanning vergt om er de vruchten van te plukken. Contractbeheer is het proces van toezicht op, en beheer van, een contract en andere overeenkomsten tijdens de uitvoeringsfase. Dit omvat het toezicht op aannemers, bouwwerken, leveranciers en andere dienstverleners tijdens de uitvoering van het project. Een goed contractbeheer is cruciaal voor een vlotte uitvoering van een contract aangezien het de contractbeheerder is die ervoor zorgt dat alle processen worden uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van het contract. Hij/zij probeert problemen te vermijden en op te lossen voor ze escaleren tot claims en geschillen over miljoenen.

Wanneer moet een contractbeheerder worden betrokken?

Om het contractbeheer echt effectief te maken, moet deze al in de allereerste fasen van het project van start gaan.

Tijdens de aanbestedingsfase kunnen contractbeheerders risico’s en opportuniteiten in de voorgestelde contracten identificeren, aanvaardbare clausules onderhandelen en de kans op onvoorziene risico’s verkleinen. Dit zal resulteren in nauwkeurigere biedingen. De meeste aannemers zien het contractbeheer echter als een dure luxe. En, als gevolg daarvan, leggen ze meer nadruk op het ‘echte werk’ op de bouwplaats en dat ook voor vaak ambitieuze contracten die veel risico’s voor de aannemer met zich meebrengen.

Deze strategie geeft meestal aanleiding tot veel kleine problemen, afwijkingen en niet-naleving van contractuele bepalingen en vereisten. De aannemer wordt dan gedwongen om meer aandacht te besteden aan een goed contractbeheer. Maar het kan te laat zijn.

5 dingen die een efficiënte contractbeheerder zou moeten doen

De rol van de contractbeheerder is uiteraard van cruciaal – maar onderschat – belang voor het project. In de loop van mijn beroepservaring ben ik tot de conclusie gekomen dat er vijf dingen nodig zijn om als contractbeheerder voor aannemers in bouwprojecten snel een goede kennis van zaken te verwerven :

1. Kennis van FIDIC-contracten

De meeste internationale bouwprojecten worden gebouwd op basis van een FIDIC-contract. FIDIC staat voor Fédération Internationale Des Ingénieurs-Conseil en publiceert de bekende FIDIC-familie van standaardcontracten. Het meest voorkomende contract van de FIDIC-familie is het contract voor “bouwprojecten ontworpen door de Opdrachtgever”, gepubliceerd in 1999. Het wordt gewoonlijk het “Rode Boek” genoemd. Een grondige kennis van de procedures, de terminologie en de werking van een FIDIC-contract is zeer belangrijk en is meestal een eerste vereiste voor een job i.v.m. contractbeheer. De belangrijkste clausules uit het FIDIC Redbook 99 zijn:

• Artikel 4, waarin de taken en verantwoordelijkheden van de aannemer worden beschreven,
• Artikel 8, waarin het begin, de termijnen voor de voltooiing, de planning en de verlenging van de termijnen worden beschreven,
• Artikel 11, waarin de aansprakelijkheidstermijn voor gebreken en de verantwoordelijkheden van alle partijen worden beschreven,
• Artikel 13, de krachtige clausule die de ingenieur het recht geeft om wijzigingen of variaties in de omvang van de werkzaamheden uit te vaardigen,
• Artikel 14, die het proces van betalingen beschrijft,
• Artikel 15, die de opdrachtgever het recht geeft om de overeenkomst onder bepaalde omstandigheden te beëindigen, en
• Artikel 20, de controversiële claimclausule, waarin een verjaringstermijn is opgenomen.

2. Het contract analyseren vóór ondertekening

Als u betrokken bent bij de fase vóór de gunning, kan het analyseren van, en onderhandelen over, contractclausules een groot voordeel zijn voor het project. Opdrachtgevers schuiven vaak extra verantwoordelijkheid door naar de aannemer. Een zorgvuldige analyse van de contractvoorwaarden kan onvoorziene risico’s aanzienlijk helpen voorkomen. Een goed opgesteld contract moet het volgende omvatten:

• Een goede afbakening van de werken (“scope of works”) – onderzoeken van de prioriteit van contractdocumenten en controleren op dubbelzinnigheden,
• Duidelijke en ondubbelzinnige formulering,
• Duidelijke aanvangsdata en tijd voor de voltooiing van de werken,
• Evenwichtige variatieclausules,
• Risico’s en verantwoordelijkheden in geval van overmacht (uitzonderlijke gebeurtenissen),
• Evenwichtige verplichtingen en verantwoordelijkheden voor de partijen,
• Vertragingsboetes en bepalingen betreffende onderaannemers,
• Duidelijke verplichtingen voor de opdrachtgever/ingenieur met betrekking tot betalingen en andere vereiste input, en
• Duidelijke en realistische eisen voor claims.

In dergelijke gevallen zal de contractbeheerder veel baat hebben bij de kennis van bekende, beproefde en evenwichtige contractvoorwaarden zoals FIDIC of JCT.

3. Kennis van het toepasselijke recht

Contractbeheerders in de bouwsector hebben meestal een academische achtergrond als ingenieur of economist. Als zodanig ontbreekt het hen meestal aan juridische kennis. Het is echter van groot belang voor personen in het contractbeheer om voldoende juridische opleiding te doorlopen en kennis te verwerven over de beginselen van het recht. Dit helpt contractbeheerders bij het opstellen van contracten, claims en geschillen. Bij grote geschillen wordt echter meestal een beroep gedaan op de diensten van een advocaat om met de contractbeheerder samen te werken tijdens de arbitrage- of geschillenprocedure.

4. Contractbeheerders moeten logboeken, checklists en contractbestanden maken.

Een belangrijk instrument voor succesvolle contractbeheerders zijn logboeken:

• Variatie-logboeken,
• Claims-logboeken,
• Betalingslogboeken,
• Kennisgevingslogboeken,
• Openstaande-punten-logboeken, enz.

Allerlei logboeken helpen de contractbeheerder om de verschillende problemen, verplichte kennisgevingen en vereiste contracttermijnen op te sporen. Het tijdig verstrekken van kennisgevingen, het anticiperen op mogelijke toekomstige problemen en het opbouwen van een sterk onderbouwde documentgeschiedenis zijn altijd zeer nuttig in de latere fasen van het project. Zij zijn van onschatbare waarde in geval van een claim. Microsoft Excel is een zeer handig hulpmiddel om dit te bereiken.

Het blijven organiseren en ontwikkelen van checklists en stroomschema’s verbetert uw prestaties als contractbeheerder aanzienlijk. Het helpt het projectteam ook om de contractmechanismen te onthouden en te begrijpen. Voorbeelden van dergelijke stroomschema’s/controlelijsten:

• de termijnen voor verplichte kennisgevingen,
• procedures voor het verzoek om tussentijdse betalingen,
• een checklist voor het indienen van claims, en
• archivering van projectdossiers en contractdocumenten.

5. Continue studie voor de contractbeheerders

Het spreekt voor zich dat continue studie en leren van cruciaal belang zijn voor eenieder die een carrière ontwikkelt. De notie van ‘alles weten’ is zeer toxisch en zal uiteindelijk uw carrière doen stagneren. Door te werken met meer ervaren professionals, met een passie om te leren, krijgt u een ander perspectief. Het delen van kennis met minder ervaren mensen is ook erg belangrijk. Dit zal u helpen bij het opbouwen van een naam in de industrie. En uiteindelijk leert u veel tijdens het doorgeven van kennis aan minder ervaren mensen.

Ik hoop dat u dit artikel nuttig vond. Deel uw ideeën over andere belangrijke punten voor contractbeheerders. Dit artikel werd nauwkeurig en naar beste weten van de auteur opgesteld. De inhoud is uitsluitend voor informatieve doeleinden en niet ter vervanging van specifiek of professioneel advies in zakelijke, financiële, juridische of technische zaken.

Contracttrainingen

Over AfiTaC

AfiTAC.com is de blog over commerciële en contractuele onderwerpen voor bedrijven in de Project industrieën (Bouw, Infrastructuur, Olie & Gas, Energie & Hernieuwbare Energie, Watervoorziening & Sanitatie, enz). Het doel is het stimuleren van reflectie, bijleren, convergentie naar evenwichtige contracten en positieve geschillenbeslechting. U kunt zich op onze nieuwsbrief abonneren door te schrijven naar “newsletter@afitac.com”. U kunt ook connecteren op onze LinkedIn pagina. Engagement met de lezers is wat ons gaande houdt. Aarzel dus niet om met ons van gedachten te wisselen door hieronder commentaar te geven, onze publicatie op LinkedIn te waarderen en naar ons te schrijven “info@afitac.com”.