Contract manager : 5 étapes pour être rapidement efficace

Cet article intéressant sur le rôle du contract manager a été gracieusement mis à la disposition des lecteurs de ce blog par Ahmed Mohamed. Vous pouvez également le trouver sur son blog à l’adresse suivante : https://engamohd.blogspot.com/2019/08/5-steps-quickly-effective-contract-administration.html

Rôle du contract manager

Un contrat est comme un mariage, une longue entreprise qui exige beaucoup de compréhension et d’efforts pour en récolter les fruits. La gestion des contrats est le processus de surveillance et de gestion d’un contrat/marché – et d’autres accords applicables – pendant sa phase d’exécution. Cela comprend le suivi des entrepreneurs, des travaux de construction, des fournisseurs et des autres prestataires de services pendant l’exécution du projet.

Une bonne administration du contrat est essentielle à la bonne exécution d’un contrat, car c’est le contract manager qui s’assure que tous les processus sont exécutés conformément aux dispositions du contrat. Il s’efforce de résoudre les problèmes avant qu’ils ne prennent de l’ampleur et ne dégénèrent en de réclamations et de différends de millions d’euros.

Quand un contract manager devrait-il intervenir ?

Pour que le processus d’administration des marchés soit vraiment efficace, il ou elle devrait commencer dès les toutes premières phases du projet.

Au cours de la phase d’appel d’offres, les contract managers peuvent mettre en évidence les risques et les possibilités dans le contrat proposé, négocier des clauses acceptables et réduire la probabilité de risques inconnus. Il en résultera des soumissions plus précises.

Cependant, la plupart des entrepreneurs considèrent le contract management comme un luxe. Et, par conséquent, ils mettent davantage l’accent sur le ” vrai travail ” sur le chantier dans le cadre de contrats souvent ambitieux comportant beaucoup de risques pour l’entrepreneur. Cette stratégie donne généralement lieu à de nombreux « petits » problèmes, à des écarts et au non-respect des dispositions et exigences contractuelles. L’entrepreneur est alors forcé de porter plus d’attention au processus approprié d’administration du contrat. Mais il est peut-être déjà trop tard…

5 choses qu’un contract manager efficace devrait faire

De toute évidence, le rôle du contract manager est d’une importance critique, mais sous-estimée, pour le projet. Au cours de mon expérience professionnelle, j’en suis venu à la conclusion que, pour acquérir rapidement les compétences nécessaires en tant que contract manager pour les entrepreneurs, il y a cinq choses à faire :

1. Étudier les contrats FIDIC

La plupart des projets de construction internationaux s’appuient sur un modèle de contrat «  FIDIC ». FIDIC est l’abréviation de Fédération Internationale Des Ingénieurs-Conseils et publie la célèbre famille de modèles de contrats FIDIC. Le contrat le plus courant de la famille FIDIC est le contrat “travaux de construction avec conception/design par le Maître de l’ouvrage” publié en 1999. C’est ce qu’on appelle communément le “Livre rouge”. Une connaissance approfondie des procédures, de la terminologie et du fonctionnement d’un contrat FIDIC est très importante et constitue généralement une condition préalable à l’exécution d’un contrat. Parmi les clauses les plus importantes du FIDIC Red Book 99, nous pouvons citer les suivantes :

• L’article 4, qui décrit les fonctions et responsabilités de l’entrepreneur,
• L’article 8, qui décrit le début, la date d’achèvement, les retards, le programme et la prolongation des délais,
• L’article 11, qui décrit la période de garantie et les responsabilités des parties,
• L’article 13, la clause « puissante » qui permet à l’ingénieur d’apporter des changements ou des modifications à l’étendue des travaux,
• L’article 14 décrit le processus de paiement et de modification des taux,
• L’article 15, qui autorise le maître de l’ouvrage à résilier le contrat dans des circonstances particulières, et
• L’article 20, la clause des différends, qui prévoit un délai de prescription.

2. Le contract manager doit examiner le contrat avant de le signer.

Si vous participez à la phase préalable à l’attribution du contrat, l’examen et la négociation des clauses contractuelles peuvent être très avantageux pour le projet. Le maître de l’ouvrage essaie souvent de passer des responsabilités supplémentaires à l’entrepreneur. Une révision minutieuse du cahier des charges peut grandement contribuer à éviter de tels risques inattendus. Un contrat bien rédigé doit comprendre:

• une portée bien définie – étudiez la priorité des documents contractuels et vérifiez les ambiguïtés,
• une formulation claire et sans ambiguïté,
• des dates d’entrée en vigueur et d’achèvement précises,
• des clauses de variation bien équilibrées,
• des risques et responsabilités en cas de force majeure (événements exceptionnels),
• des obligations et responsabilités équilibrées pour les parties,
• des pénalités de retard et les dispositions concernant les sous-traitants,
• des obligations claires pour le maître de l’ouvrage ou l’ingénieur en ce qui concerne les paiements et les autres approbations requis, et
• des exigences claires et réalistes en matière de réclamations.

Dans de tels cas, le contract manager bénéficiera grandement de sa connaissance de conditions contractuelles équilibrées et éprouvées, telle que FIDIC ou JCT.

3. Connaissance de la loi applicable

Les contract managers dans l’industrie de la construction ont habituellement une formation universitaire en génie civil ou en administration des affaires. En tant que tels, ils n’ont généralement pas une connaissance suffisante du droit. Toutefois, il est très important pour les personnes qui œuvrent dans le domaine de l’administration des contrats d’obtenir une formation suffisante en droit et d’acquérir des connaissances sur les lois applicables. Cela aide grandement les contract managers lors de la rédaction des contrats, des réclamations et des différends. Pourtant, pour les litiges majeurs, les services d’un avocat sont généralement sollicités pour travailler avec le contract manager dans le cadre d’une procédure d’arbitrage ou de contentieux.

4. Les contract managers devraient créer des listes de contrôle et des fichiers concernant les contrats.

Les listes de contrôle sont un outil clé pour les gestionnaires de contrats qui réussissent :

• les variations,
• les réclamations,
• l’état des paiements,
• les notifications,
• etc.

Toutes ces listes aident le contract manager à suivre les différentes sujets, les notifications obligatoires et les délais exigés par le contrat. L’envoi de notifications en temps opportun, l’anticipation des problèmes futurs et l’établissement d’un historique de documents bien étayés sont toujours extrêmement utiles aux étapes ultérieures du projet. Ils constituent un atout inestimable en cas de différends.

Rester organisé et élaborer des listes de contrôle et des organigrammes améliore grandement votre rendement en tant que contract manager. Cela aide également l’équipe de projet à se rappeler et à se familiariser avec les mécanismes contractuels. Voici des exemples d’organigrammes et de listes de vérification :

• les délais maximaux de notification,
• les procédures de demande de paiement provisoire,
• la liste des claims, et
• la listes des dates de remise des documents contractuels.

5. Amélioration continue pour le contract manager

Il va sans dire que l’étude et l’apprentissage continus sont essentiels à toute personne qui entreprend une carrière. La notion de ” tout savoir ” est très toxique et finira par faire stagner votre carrière. En travaillant avec des professionnels plus expérimentés, avec la passion d’apprendre, vous gagnerez une perspective différente. Le partage des connaissances avec des personnes moins expérimentées est également très important. Cela vous aidera à vous bâtir un nom dans l’industrie. Et, on finit par apprendre beaucoup en lisant et en transmettant des connaissances à des personnes moins expérimentées.

J’espère que vous trouverez cet article utile. N’hésitez pas à nous faire part de vos idées sur d’autres outils d’amélioration. Cet article a été préparé selon les connaissances de l’auteur. Le contenu est fourni à des fins d’information seulement et ne remplace pas les conseils personnels ou professionnels sur des questions commerciales, financières, juridiques ou techniques.

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