Este interessante artigo sobre o papel do gerente de contratos foi gentilmente disponibilizado por Ahmed Mohamed aos leitores deste blog. Você também pode encontrá-lo em seu blog na seguinte localização: https://engamohd.blogspot.com/2019/08/5-steps-quickly-effective-contract-administration.html
A função do Gerente de Contratos
Um contrato é como um casamento, um longo empreendimento que requer muita compreensão e esforço para colher suas recompensas. A gestão de contratos é o processo de monitorização e gestão de um contrato, e de outros acordos juridicamente vinculativos, durante a sua fase de execução. Isso inclui o monitoramento de empreiteiros, obras em construção, fornecedores e outros prestadores de serviços durante a execução do projeto. Uma boa administração dos contratos é crucial para uma boa execução de um contrato, uma vez que é o gerente de contratos que assegura que todos os processos são realizados em conformidade com as disposições do contrato. Ele/Ela se esforça para resolver problemas antes que eles cresçam e se transformem em reclamações e disputas multimilionárias.
Quando deve ser envolvido um gerente de contratos?
Para que o processo de administração do contrato seja verdadeiramente eficaz, ele deve ser iniciado durante as fases iniciais do projeto.
Durante a fase de licitação, os gerentes de contratos podem destacar riscos e oportunidades nos contratos propostos, negociar cláusulas aceitáveis e diminuir a probabilidade de riscos desconhecidos. Isso resultará em ofertas mais adequadas.
Entretanto, a maioria dos empreiteiros vêem a administração do contrato como um luxo. Assim, eles colocam mais ênfase no “trabalho real” no estaleiro em contratos geralmente ambiciosos que colocam um grande risco no empreiteiro. Esta estratégia dá geralmente origem a muitas questões pequenas, desvios e incumprimentos das disposições e requisitos contratuais. O empreiteiro é então forçado a prestar mais atenção ao processo adequado de administração do contrato. Mas pode ser tarde demais.
5 coisas que um gerente de contratos eficaz deve fazer
Obviamente, o papel do gerente de contratos é de importância crítica, porém subestimada, para o projeto. Segundo minha experiência profissional, cheguei à conclusão de que – para alcançar rapidamente a proficiência como gerente de contratos para empreiteiros em projetos de construção – há cinco coisas a fazer:
1. Estudar Contratos FIDIC
O conhecimento de FIDIC é essencial para um Gerente de Contratos
A maioria dos projetos de construção internacionais são construídos com base num modelo de contrato FIDIC. FIDIC significa Fédération Internationale Des Ingénieurs-Conseils (“Federação Internacional de Engenheiros Consultores” em Português) e publica a renomada família de modelos de contratos FIDIC. O contrato mais comum da família FIDIC é o contrato de “obras de construção com engenharia pelo empregador”, publicado em 1999. É comumente referido como o “Livro Vermelho”. O conhecimento profundo dos procedimentos, das terminologias e do funcionamento de um contrato FIDIC é muito importante. E é geralmente um pré-requisito para um trabalho de gerente de contratos. Entre as mais importantes cláusulas do FIDIC Red Book 99 estão:
- Cláusula 4, que descreve os deveres e responsabilidades do empreiteiro,
- Cláusula 8, que descreve o início, os prazos de conclusão, os atrasos e a prorrogação de prazos,
- Cláusula 11, que descreve o período de garantia e as responsabilidades de todas as partes,
- Cláusula 13, a cláusula poderosa que autoriza o engenheiro a emitir alterações ou variações no escopo do trabalho,
- Cláusula 14, ela descreve o processo de pagamentos,
- Cláusula 15, ela autoriza o empregador a rescindir o contrato em circunstâncias específicas, e
- Cláusula 20, a controversa cláusula de reclamação, que inclui uma prescrição.
2. Revisar o Contrato antes de assinar
Se você estiver envolvido na fase de pré-adjudicação, revisar e negociar cláusulas contratuais pode beneficiar muito o projeto. O empregador costuma empurrar responsabilidades adicionais para o empreiteiro. Uma revisão meticulosa das condições do contrato pode ajudar muito a evitar esses riscos inesperados. Um contrato bem elaborado deve incluir:
- Âmbito bem definido – estudar a prioridade dos documentos contratuais e verificar a existência de ambiguidades,
- texto claro,
- datas claras de início e da conclusão,
- cláusulas de variação bem equilibradas,
- riscos e responsabilidades em caso de força maior (eventos excepcionais),
- obrigações e responsabilidades equilibradas,
- penalidades de atraso e disposições relativas aos subcontratantes,
- obrigações claras para o empregador/engenheiro relativamente aos pagamentos e outras aprovações necessários, e
- claros e realistas requisitos de reivindicação.
Nesses casos, o gerente de contratos beneficiará grandemente do conhecimento de um contrato bem conhecido e testado, por exemple as condições equilibradas de FIDIC ou JCT.
3. Conhecimento da Lei Aplicável
A lei aplicável é importante para os Gerentes de Contratos
Os gerentes de contratos, ativos na indústria da construção, tem geralmente uma formação acadêmica na área da Engenharia ou Administração de Empresas. Como tal, eles normalmente não têm conhecimento da lei. No entanto, é muito importante para os indivíduos no campo da administração de contratos procurar uma educação suficiente em direito e adquirir conhecimento dos princípios do direito. Isso ajuda muito os gerentes de contratos durante a elaboração de contratos, de reclamações e nas disputas. No entanto, para grandes disputas, os serviços de um advogado são geralmente chamados para trabalhar com o gerente de contratos durante e o processo de arbitragem ou litígio.
4. Os Gerentes de Contratos devem criar Checklists e Arquivos de Contrato
Uma ferramenta chave para gerentes de contratos bem sucedidos são os registos:
- de variações,
- de reclamações,
- de pagamentos,
- de notificações,
- de problemas potencias, etc.
Todos os tipos de registos ajudam o gerente de contratos a rastrear as diferentes questões, notificações obrigatórias e prazos exigidos pelo contrato. O fornecimento atempado de notificações, a antecipação de prováveis problemas futuros e a construção de um histórico documental sólido e fundamentado são sempre extremamente úteis nas fases posteriores do projecto. Fornecem um activo inestimável em caso de reclamação e disputas. O Microsoft Excel é uma ferramenta muito útil para conseguir isso.
Manter-se organizado e desenvolver checklists e fluxogramas melhora muito o seu desempenho como gerente de contratos. Também ajuda a equipe do projeto a se lembrar e se familiarizar com os mecanismos do contrato. Exemplos de tais fluxogramas/checklists podem ser:
- prazos das notificações obrigatórias,
- procedimentos para pedir pagamentos intermédios,
- lista de verificação para apresentação de reclamações, e
- arquivamento de registros de projetos e documentos contratuais.
5. Melhoria Contínua para o Gerente de Contratos
Desnecessário lembrar que o estudo e a aprendizagem contínuos são fundamentais para qualquer um que desenvolva uma carreira. A noção de “saber tudo” é muito tóxica e acabará por estagnar a sua carreira. Ao trabalhar com profissionais mais experientes, tendo uma paixão por aprender, você vai ganhar uma perspectiva diferente. Compartilhar conhecimento com indivíduos menos experientes também é muito importante. Isto ajudará a construir um nome na indústria. E, você acaba aprendendo muito enquanto lê e transmite conhecimento a indivíduos menos experientes.
Espero que ache este artigo útil. Por favor, compartilhe suas ideias. Este artigo é baseado no conhecimento do autor. O conteúdo é apenas para fins informativos e não substitui o aconselhamento pessoal ou profissional em assuntos comerciais, financeiros, legais ou técnicos.
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