Accreditieven: wat is de impact voor de contractmanager?

Deze publicatie over accreditieven werd geschreven door Marc Louet. Marc is een freelance consultant in Contract & Claim Management.

Het werd oorspronkelijk gepubliceerd op www.contractence.fr, de Franse blog over contractbeheer door Jean Charles Savornin. Jean-Charles is de auteur van verschillende boeken over contractmanagement, waarvan het laatste “Leiding geven bij uw projecten (gepubliceerd in het Frans)” is.

Accreditieven

Zowel een betalingsgarantie als een manier van betalen, het accreditief (L/C) of documentair krediet is een bankinstrument dat bekend is bij exporteurs en importeurs. We kunnen de regels samenvatten door te stellen dat een L/C een verbintenis van de bank van de koper is om de verkoper te betalen wanneer de verkoper hem de documenten die in de L/C zijn vermeld toestuurt zonder dat de koper zijn akkoord moet geven.

Deze documenten zijn bedoeld als bewijs voor de goede uitvoering van de verplichtingen van de verkoper en omvatten doorgaans een factuur, verpakkingslijst, vervoersdocument, verzekeringscertificaat, certificaat van oorsprong, enz. De documenten moeten met elkaar in overeenstemming zijn en nauwgezet voldoen aan de voorwaarden die in de L/C beschreven zijn. Vaak is het moeilijk om aan deze voorwaarden te voldoen.

Welke impact kan de keuze voor een L/C als betaalmethode en -garantie hebben op het contractbeheer?

Als betalingsgarantie is de L/C meestal een van de voorwaarden voor de inwerkingtreding van het contract of het begin van de contractuele termijnen. Elke vertraging in de uitgifte ervan kan dus een mechanisch effect hebben op de projectplanning en een eerste claimsituatie veroorzaken.

Aangezien niet de koper maar zijn bank de L/C opent, is het in het belang van de koper om het onderwerp van tevoren te regelen. Een goede praktijk is om bij het contract een model van L/C te voegen waarover de partijen het eens zijn en dat is gevalideerd door de bank van de koper (vergeet niet dat de bank niet verplicht is haar klanten te gehoorzamen en dat de L/C een verbintenis is onafhankelijk van het contract…).

“Ongeschikte” documenten

Een van de basisprincipes van L/C’s is dat banken alleen verplicht zijn te betalen als de documenten strikt in overeenstemming zijn met de voorwaarden van de L/C’s. Indien dit niet het geval is, kunnen de banken instructies vragen aan de koper of zelfs weigeren te betalen en de documenten terugsturen naar de verkoper. Indien de documenten onjuist zijn, bestaat het risico dat de betaling vertraging oploopt, waarvan de duur afhankelijk is van de koper en zijn bank (ik ken een aantal gevallen die tot 1 jaar hebben geduurd!), maar waarvoor de verantwoordelijkheid kan worden gedeeld tussen de verkoper, een derde partij (de vervoerder of verzekeraar die niet alle gevraagde gegevens heeft verstrekt) en de koper die niet van de bank heeft verkregen dat hij vlot op basis van de “onjuiste” documenten betaalt. Tussen de behoeften van de teams ter plaatse en de waarschuwingssignalen van uw controleur, laat ik u zich de discussies voorstellen die zich zullen ontvouwen over de clausule “schorsing in geval van laattijdige betaling”…

Het beheer van het contract, de wijzigingen en de impact ervan

Alvorens deze vraag te beantwoorden, moet in de eerste plaats worden benadrukt dat de L/C onafhankelijk van het contract is. Als het contract evolueert, zal de L/C dienovereenkomstig moeten worden aangepast. En dit impliceert de instemming van de bank om dat te doen.

Dit gezegd zijnde, stellen we ons voor dat een wijziging met een verhoging van de contractprijs dringend moet worden doorgevoerd (bijv. reparatie/vervanging van een beschadigd onderdeel). Het kan moeilijk zijn om de noodzakelijke L/C wijziging te verkrijgen als uw klant niet voldoende kredietlijnen heeft bij zijn bank of als de bank zelf onderworpen is aan kredietbeperkingen (typisch geval van landen met lage valutareserves). Verwacht opnieuw discrepanties tussen de operationele behoeften van het project en de financiële risicobeheersing.

Accreditieven op het einde van het contract

Laten we tot slot analyseren wat er kan gebeuren aan het einde van het contract (zonder inachtneming van de garantieperiode). Stel dat ook u een klant kent die niet bereid is de acceptatierapporten te ondertekenen, ook al heeft hij de apparatuur in productie genomen. Maar dat u deze keer, dankzij een goed onderhandelde overeenkomst, uw laatste termijn kunt factureren met een verslag dat alleen door u ondertekend is op basis van de veronderstelde aanvaardingsclausule … Als deze clausule niet wordt overgenomen in de voorwaarden van de L/C, zult u snel inzien dat het is alsof ze niet bestaat …

En wat gebeurt er met uw last-minute claim waarin u uw extra kosten heeft geplaatst die door de klant “als lopende zaken” zijn gevalideerd? U beseft misschien wel dat ze nooit betaald zullen worden. In plaats van financiële compensatie zou u deze extra kosten beter op een andere manier compenseren, bijvoorbeeld door ze in te ruilen voor een vermindering van uw verplichtingen.

Zoals u uit bovenstaande voorbeelden hebt begrepen, kan het contractbeheer sterk worden beïnvloed door de noodzaak om een accreditief te hebben. Zonder het nut ervan in twijfel te trekken in situaties waarin de risico’s van niet-betaling hoog zijn of waar de wisselkoersvoorschriften streng zijn, kan een accreditief problemen veroorzaken die de contractbeheerder niet mag onderschatten.

PS: Om het lezen te vereenvoudigen, heb ik in dit artikel een aantal aspecten van accreditieven vermeden. Zoals het verschil tussen accreditieven en documentair krediet of de complexiteit die de bevestiging van de L/C met zich meebrengt bij het beheer van onregelmatigheden. Graag beantwoord ik uw vragen. Ook dank ik u bij voorbaat voor uw opmerkingen en feedback.

Klik hier om andere publicaties met betrekking tot contractbeheer op deze blog te raadplegen.

Over AfiTaC

AfiTaC.com is de blog over commerciële en contractuele onderwerpen voor bedrijven in de Project industrieën (Bouw, Infrastructuur, Olie & Gas, Energie & Hernieuwbare Energie, Watervoorziening & Sanitatie, enz). Het doel is het stimuleren van reflectie, bijleren, convergentie naar evenwichtige contracten en positieve geschillenbeslechting. U kunt zich op onze nieuwsbrief abonneren door te schrijven naar “newsletter@afitac.com”. U kunt ook connecteren op onze LinkedIn pagina. Engagement met de lezers is wat ons gaande houdt. Aarzel dus niet om met ons van gedachten te wisselen door hieronder commentaar te geven, onze publicatie op LinkedIn te waarderen en naar ons te schrijven “advice@afitac.com”.