Comment établir des données de base (“reliance data”) dans les contrats EPC (comme FIDIC Silver Book)?

Le point de départ de nombreuses offres pour des contrats EPC et de négociations contractuelles est le suivant: le Propriétaire / Employeur fournit à l’Entrepreneur les données qu’il a en sa possession concernant le projet ainsi qu’une déclaration que «l’Employeur ne donne aucune garantie quant à l’exhaustivité, l’exactitude ou l’aptitude à l’emploi» de cette information. Il le fait pour éviter toute réclamation de la part de l’Entrepreneur pendant l’exécution du projet au motif que les informations fournies sont inexactes ou incorrectes. Parfois la situation est encore pire et le Propriétaire / Employeur essaie tout simplement d’éviter de donner des informations.

En pratique, la rétention d’informations est contre-productive car elle ne permet pas à l’Entrepreneur EPC de chiffrer correctement, avec des efforts raisonnables. Les Entrepreneurs peuvent s’abstenir de participer à l’appel d’offres, sur-estimer ou sous-estimer le coût du projet. Dans ce dernier cas, l’Entrepreneur créera souvent des problèmes pendant la phase d’exécution afin de limiter ses pertes.

Le livre d’argent (“Silver Book”) FIDIC 1999 (article 5.1) exige que l’Entrepreneur vérifie les données obtenues de l’Employeur avant la soumission de l’offre. L’Employeur ne peut être tenu responsable des erreurs, inexactitudes ou omissions dans le cahier des charges de l’Employeur sauf pour les données et informations qui sont déclarées immuables ou sous la responsabilité de l’Employeur et à l’exception des données et informations qui ne peuvent être vérifiées par le Entrepreneur. Le fait de disposer de certaines données sur lesquelles l’Entrepreneur peut s’appuyer (données de base) est donc une bonne pratique dans l’industrie et conforme aux normes contractuelles.

La difficulté commence lorsque nous voulons identifier précisément les «données de base», les «données de confiance» ou tout autre terme défini dans le contrat pour introduire ce même concept. Les données sont généralement stockées dans une annexe contenant une liste limitée de données dont l’Employeur assume la responsabilité.

Au cours de longues négociations contractuelles, j’ai réfléchi à une approche structurée pour identifier des données de base. J’ai retenu un concept de “boîte noire”:

• • Regardez le projet (à exécuter) comme une “boîte noire”.

• • Tout ce qui est dans la boîte sont les travaux à exécuter. Ceux-ci sont définis par une spécification fonctionnelle, non-détaillée / non-prescriptive. Certaines exigences de performance doivent être satisfaites, généralement au moment de la mise en service. Les données de base ne doivent pas inclure de l’information concernant l’intérieur de la “boîte noire”.

• D’un autre côté, cette «boîte noire» est en quelque sorte connectée et en interaction avec son environnement. Elle est évidemment physiquement attaché à / fondé sur le monde extérieur. Il reçoit également un certain apport. La “boîte noire” peut être affectée / secouée par l’environnement extérieur. La qualité, l’ampleur et les caractéristiques de ces fondations, apports et impacts sont des données qui peuvent, et souvent doivent, devenir des données de base.

Appliquons ceci sur un exemple concret afin de rendre le concept de “boîte noire” plus compréhensible. Dans le cas de la construction d’une centrale hydroélectrique, les données suivantes peuvent être des données de base:

• • Données de référence géotechniques: caractéristiques de référence des conditions souterraines telles que les classes de roches («fondations»).

• • Qualité de l’eau: composition chimique de l’eau pour laquelle les conduites forcées et les turbines doivent être conçues; la température maximale de l’eau à prendre en compte pour la conception du système de refroidissement; les données hydrologiques (“apports”).

• • Informations concernant la connexion au réseau: données relatives à la ligne de transmission et aux caractéristiques du réseau (tension, fréquence). Le réseau électrique doit souvent encore être étendu sous un contrat séparé (“connexions”).

• Vitesse maximale du vent ou coefficient d’accélération sismique: exigences de conception que la «boîte noire» devra supporter («impacts»).

En conclusion, avoir un concept de données de base est avantageux pour un contrat EPC équilibré. L’Employeur et l’Entrepreneur doivent raisonnablement réfléchir à ce concept et l’approche de la «boîte noire» peut être utile. Conjointement, ils s’efforceront de minimiser l’information à ce qui est indispensable à la conception et qui ne peut pas raisonnablement être vérifiés par l’Entrepreneur durant la phase d’appel d’offres. Cela comprend l’information qui est le résultat de séries de données à long terme ou qui est inaccessible ou qui nécessite des efforts et des ressources déraisonnables pour l’obtenir pendant que l’Entrepreneur n’est pas certain d’obtenir le contrat. De cette façon, les Employeurs attireront des Entrepreneurs de première classe avec des niveaux de prix optimisés et éviteront les conflits pendant l’exécution du projet.

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