Le paradigme semble passer d’une décision fondée uniquement sur les prix («Soumissionnaire évalué le plus bas») à une analyse plus complète («offre la plus avantageuse»). La Banque mondiale (BM) reconnaît que l’acceptation d’offres et de propositions anormalement basses (ALB, « Abnormally Low Bids ») peut compromettre le contrat (augmentation des coûts globaux, retards ou même l’effondrement d’un contrat). La Banque mondiale a donné son avis sur les offres et les propositions anormalement basses (ALB), y compris la définition suivante:

«Une offre anormalement basse est une proposition dans laquelle le prix, combiné à d’autres éléments de la proposition, semble si faible qu’il soulève des préoccupations importantes quant à la capacité du Soumissionnaire à exécuter le contrat pour le prix offert. ”

La première préférence est que l’Emprunteur (« Borrower », Propriétaire / Employeur) évite de recevoir des ALB par une étude de marché adéquate, une documentation de haute qualité (AO), un engagement avec le marché, une période d’offre suffisante, une phase de préqualification, etc.

Dans le cas d’une ALB soupçonnée, il est nécessaire d’effectuer une vérification diligente renforcée de l’offre. La comparaison du prix peut être soit contre le budget de l’Emprunteur, soit en comparaison avec d’autres offres; voir plus d’explications ci-dessous. En raison de la complexité de la mise en place de l’ALB, l’Emprunteur peut avoir besoin de la contribution de consultants indépendants/ingénieurs-conseils ayant des connaissances techniques et une expérience pertinente aux spécifications.

Si le Soumissionnaire est incapable de démontrer qu’il peut terminer le contrat pour le prix de la soumission, l’offre doit être rejetée, sous réserve de l’examen de la BM. Clairement, en cas de soupçon d’ALB, le fardeau de la preuve incombe au Soumissionnaire. La diligence raisonnable concernant le prix ALB potentiel doit se produire avant la soumission du rapport d’évaluation des offres à BM pour la non-objection.

Si nous regardons plus en détail le processus, nous pouvons identifier 5 étapes:

1. Identification d’un ALB potentiel.

Dans tous les cas, l’identification de l’ALB doit être effectuée uniquement pour les offres substantiellement conformes (les autres offres doivent être rejetées au préalable). Un calcul objectif peut établir une ALB potentielle, soit avec:

(i) l’approche «absolue» lorsque moins de 5 offres ont été reçues. Nous avons une ALB potentielle si le prix du Soumissionnaire est inférieur de plus de 20% à l’estimation des coûts de l’Emprunteur; ou

(ii) l’approche «relative». Nous avons une ALB potentielle, avec un calcul statistique, si l’écart de l’offre la plus basse est supérieure à un écart-type en dessous de la moyenne des offres substantiellement conformes.

2. Clarification avec le Soumissionnaire.

Il est obligatoire d’établir la capacité du Soumissionnaire à exécuter le contrat pour le prix total évalué. Ceci est fait sur la base d’une analyse détaillée des prix et d’une corrélation avec la portée / la méthodologie / le calendrier / la répartition des risques. D’abord une évaluation préliminaire est effectuée: Le coût des matières premières n’ont qu’une divergence minimale entre les soumissionnaires? Il y a des exclusions ? Les prix sont systématiquement sous-évalués?

Le Soumissionnaire ne sera pas autorisé ni invité à modifier son offre pendant l’évaluation. Des clarifications doivent être demandées pour produire une analyse détaillée des prix en fonction des problèmes identifiés lors de l’évaluation préliminaire. Ces questions doivent être clairement énoncées par l’Emprunteur (par exemple, des frais généraux et des bénéfices très faibles ou une partie spécifique du contrat avec des prix très bas).

Toute fausse déclaration de la part du Soumissionnaire sera soumise aux directives anti-fraude et à la corruption de la BM et pourra faire l’objet de sanctions. Le Soumissionnaire doit fournir une ventilation typique du prix de l’offre identifiant séparément le coût des biens / travaux (équipement, matériaux et main-d’œuvre) + frais généraux + provision + profit.

3. Le Soumissionnaire prépare une justification.

La justification du Soumissionnaire doit inclure tous les renseignements demandés par l’Emprunteur et toute preuve documentaire que le Soumissionnaire a utilisée pour déterminer son prix. Le défaut de fournir les justifications entraîne le rejet de l’offre. Le Soumissionnaire ne sera pas autorisé à retirer son offre ou à ajouter un élément de coût pendant la période de validité de l’offre. Les explications peuvent concerner des économies concernant les processus et services de fabrication, la solution technique, l’originalité des travaux / fournitures ou services, le respect des normes applicables, etc.

4. L’Emprunteur analyse et vérifie.

Le personnel dûment qualifié de / ou travaillant pour le compte de l’Emprunteur doit analyser complètement les informations / preuves fournies par le Soumissionnaire. La cohérence des prix en combinaison avec d’autres éléments de l’offre et la cohérence des ressources employées doivent être vérifiées. L’Emprunteur peut également évaluer si le Soumissionnaire a exécuté des projets semblables antérieurement à des prix similaires.

L’Emprunteur déterminera si le prix de la soumission, en combinaison avec d’autres éléments de l’offre, est déraisonnablement bas. Si l’Emprunteur n’est pas satisfait de la démonstration faite par le Soumissionnaire de sa capacité à exécuter le contrat avec succès pour le prix soumis, l’offre doit être rejetée, sous réserve de la non-objection de la BM.

5. L’Emprunteur décide et obtient la non-objection de la BM.

Le rapport d’évaluation des soumissions doit inclure tous les détails de la décision de l’Emprunteur, y compris les estimations irréalistes des ressources par le Soumissionnaire, les estimations de l’Emprunteur, toute insuffisance, la décision recommandée, les copies de tous les échanges de clarification et les objections du Soumissionnaire aux estimations de l’Emprunteur. Si le Soumissionnaire ne parvient pas à démontrer sa capacité, cela entraînera le rejet de l’offre. Si le Soumissionnaire démontre pleinement sa capacité à exécuter le contrat pour le prix offert, son offre devrait être acceptée.

Conclusion

Cette nouvelle méthodologie concernant l’identification des ALB (offres et propositions anormalement basses) donne aux Emprunteurs une approche structurée pour traiter la question des ALB. Cela leur permettra de mieux rentabiliser les projets d’investissement financés par la Banque Mondiale et les Banques Multilatérales de Développement.

 

Voici ci-dessous le document complet, récupéré du site Web de la Banque Mondiale:

ProcurementGuidanceidentificationandtreatmentofAbnormallyLowBidsandProposals

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Jan Bouckaert

Jan Bouckaert est un arbitre certifié FIDIC (Liste du Président) avec 25 ans d'expérience mondiale dans la négociation et l'exécution de projets complexes de construction, d'énergie renouvelable et d'infrastructures. Il est également spécialisé dans les domaines du Contract Management, du Project Control et des modes alternatifs de règlement des différends. Jan est le fondateur d'AfiTaC, une société de conseil en matière d'appels d'offres et de contrats internationaux, et directeur général de Proove SAS. Au cours de sa carrière professionnelle, il a vécu en France, en Belgique, en Égypte, en Inde et au Portugal et a travaillé pour GE Renewable Energy, Alstom Hydro, Besix/Six Construct. Il détient un MSc en ingénierie civile de l'université de Louvain (Belgique) et un MBA de l'ISEG (Portugal). Soyez la/le bienvenu(e) pour établir une connexion sur LinkedIn : https://www.linkedin.com/in/afitac/

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