Tendo trabalhado em grandes empresas multinacionais nas últimas duas décadas, tenho visto como até mesmo as “grandes empresas” estão gradualmente reduzindo o pessoal abaixo dos níveis que normalmente precisariam para ficaram totalmente operacionais. Em tal nova configuração, existem duas possibilidades:
(i) ter falta de pessoal, fazer um trabalho abaixo do ideal, comprometer o resultado final de seu cliente e, a longo prazo, a reputação de sua empresa; ou
(ii) ser capaz de complementar essa organização “lean” com recursos externos de primeira classe, continuar a entregar projetos de sucesso, manter a satisfação do cliente e manter seus negócios no círculo virtuoso de crescimento, desenvolvimento e lucratividade.
Hoje em dia, grandes empresas querem atuar como uma “start-up”, e não o contrário.
Com relação ao gerenciamento de projetos (PM), gerenciamento comercial (CM) e gerenciamento de riscos (RM), existem alguns preconceitos e perguntas que precisam ser testados e respondidos para ver se a terceirização é possível. Aqui vamos analisar 4 deles:
Preconceito 1: Para preservar a confidencialidade, algumas funções vitais, como o CM, só podem ser executadas por funcionários internos, fiéis à empresa.
As empresas não podem garantir 100% de lealdade por parte de seus funcionários por causa do atrito, do impacto da reestruturação, do congelamento salarial e assim por diante. Embora a confidencialidade deveria ser assegurada em relação ao pessoal interno, a realidade pode ser bem diferente. Ao assinar NDAs (acordos de confidencialidade) projeto por projeto, os recursos externos são bem lembrados de seu dever e das possíveis consequências de uma quebra de confidencialidade. Eles arriscam suas oportunidades de colaboração e reputação de médio prazo se não tratarem as informações confidenciais com a devida diligência.
Preconceito 2: O uso de recursos externos leva à dependência desses recursos. Eles podem desaparecer tão rapidamente quanto chegaram e deixar seu negócio sem a capacidade de executar.
Evitar a dependência é uma responsabilidade gerencial que se aplica a recursos internos e externos. Frequentemente, recursos internos de longa data querem preservar seu trabalho controlando as informações disponíveis e criando dependência. Ao trabalhar com partes externas, você pode estar mais focado na questão do que acontecerá no próximo projeto, caso você trabalhe sem eles. Recursos externos que parecem ter seu próprio programa de preservação da informação e criação de dependência devem ser evitados. Você pode configurar uma plataforma de armazenamento de informações onde todas as informações relevantes do seu projeto são coletadas e onde você pode fornecer (e remover) o acesso a recursos externos de acordo com um critério de “necessidade de conhecimento”. Com a tecnologia atual, é perfeitamente viável.
Preconceito 3: Os recursos externos não se importam em criar valor para o seu negócio.
Recursos internos muitas vezes tomam seu trabalho como garantido. O ponto de partida para a criação de valor é superar o “valor negativo” dos salários mensais. Os recursos externos entenderão que devem criar mais valor do que custam a cada mês. Caso contrário, eles estão fora de seus projetos. Eles, portanto, procurarão proativamente criar valor para o seu negócio a médio prazo. Caso contrário, eles correm o risco de perder a relevância.
Preconceito 4: Os riscos relacionados aos seus projetos só podem ser realmente analisados e julgados por pessoas de dentro.
Isso é parcialmente verdade; É necessário um profundo conhecimento de sua empresa e seus projetos. Minha recomendação seria criar comitês conjuntos de avaliação de riscos que incluam várias funções de sua própria organização e, pelo menos, um recurso externo. Pode até ser o facilitador da discussão (o Gestor de Riscos), trazendo um ponto de vista externo, não afetado por um apego emocional a determinados projetos e capaz de estruturar a análise de risco em torno de critérios objetivos preservando o objetivo real de seu negócio.
Conclusão:
Pensamos em coisas vitais para um negócio: confidencialidade, dependência, criação de valor e análise de risco. A meu ver, bem sucedidas empresas futuras terão uma equipe central mínima suficiente para estabelecer e manter a cultura, estratégia, marca etc. Isto aplica-se obviamente a pequenas e médias empresas mas, cada vez mais, também a grandes empresas. Os recursos próprios das empresas poderão cumprir o escopo mínimo, já com alguma dificuldade. Para crescer ou simplesmente executar o portfólio atual, as empresas vão contar com recursos externos bem selecionados com que eles podem construir relacionamentos fortes e duradouros, não necessariamente com base em exclusividade, mas sim na criação de valor. Essa terceirização também incluirá funções vitais, como gerenciamento de projetos, gerenciamento comercial e gerenciamento de riscos. Um fator de sucesso importante para as empresas é a sua capacidade de selecionar esses recursos externos, evitando a dependência e preservando a viabilidade a longo prazo da empresa.
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