Gérez vos risques comme “les grands”!

Donnez un contrat à n’importe qui pour le lire et observez leurs commentaires…

Beaucoup de gens trouveront cet exercice ennuyeux, incertain de ce qu’il faut rechercher. Environ la moitié d’entre nous trouvera les conditions du contrat tout à fait OK et l’autre moitié absolument inacceptable. Cela a plus à voir avec la personnalité du lecteur que les conditions réelles du contrat (optimiste vs pessimiste, plus confiant ou plutôt méfiant). À moins d’être un expert contractuel avec une solide expérience et une capacité de comparer, dans votre tête, des contrats de référence, vous aurez du mal à donner une opinion solide et à identifier les zones à risque en première lecture.

Les grandes entreprises ont une équipe solide pour analyser de tels contrats. Le directeur commercial se penchera sur la vision de l’ensemble et sera soutenu par le service juridique et par plusieurs spécialistes (fiscalité, finance, assurance). Ils mettront en place un système de revue des risques pour identifier, suivre, atténuer, valoriser (établir les provisions pour risques) et, enfin et surtout, valider les risques qui doivent nécessairement être pris par l’entreprise pour sécuriser la commande.

Que pouvez-vous faire en tant que petite ou moyenne entreprise? Certainement pas un recrutement massif. Avoir des responsables commerciaux avec un spectre assez large, c’est l’objectif mais c’est aussi un défi. Un bon début serait que votre responsable commercial remplisse les informations sur le contrat dans TRaCRs ©, qui est un outil en ligne pouvant être utilisé gratuitement (accessible sur le lien suivant https://afitac.com/tracrs/). Basé sur une vingtaine de questions, soigneusement choisies pour couvrir l’ensemble du spectre, la première étape est de sélectionner les réponses les plus représentatives. Automatiquement, cela établira le niveau de risque sur une échelle de 0 à 5.

Par e-mail, vous recevrez immédiatement un rapport, énumérant les réponses avec leur note. Sur la base de ce rapport, une bonne pratique consiste à mettre en place un comité de révision comprenant les gestionnaires qui exécuteront le contrat et qui seront capables d’évaluer le risque global. Généralement, vous commencerez avec les problèmes de «drapeau rouge», avec une note de 5, et tenterez d’atténuer les risques, en descendant ensuite la liste vers les notes les plus basses qui nécessitent moins d’attention. Vous pouvez donc:

• en phase d’offre, considérer une déviation au contrat.
• rechercher des mesures d’atténuation (par exemple, établir un plan d’action pour éviter que le risque se matérialise, prendre des mesures qui permettront de maîtriser les conséquences, une assurance, etc.).
• provisionner les risques en fonction de leur probabilité d’occurrence et de leur impact.
• construire un consensus au sein de votre équipe sur la prise de risque, une bonne base pour la réussite de l’exécution du projet.

Si vous trouvez que le questionnaire actuel ne correspond pas parfaitement à vos besoins et aux risques auxquels votre entreprise est confrontée, vous pouvez écrire à advice@afitac.com et demander une version plus adaptée.

Pour être une entreprise prospère à long terme, nul doute que la gestion de vos risques est indispensable.